LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Stadiontour organiseren: complete checklist

Een stadiontour vraagt om meer voorbereiding dan alleen tickets reserveren. Je stemt de rondleiding af op het aantal deelnemers, regelt vervoer en parkeren, verzamelt dieetwensen en houdt de groep onderweg bij elkaar. Begin met de reserveringen en werk daarna toe naar bevestigingen, tickets en materialen. Op de dag zelf helpen een aanwezigheidslijst, badges, routekaarten en een duidelijke vertreklocatie om vertraging en zoekgeraakte deelnemers te voorkomen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Stadiontour aankondigen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst opstellen

  • Stadiontour reserveren

  • Vervoer reserveren

  • Parkeerplaatsen reserveren

  • Maaltijd reserveren

  • Bevestiging naar deelnemers sturen

  • Route en tijden controleren

  • Weersverwachting controleren

  • Tickets afdrukken

  • Deelnemersbadges maken

  • Documenten verzamelen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

  • Tassen met materialen pakken

    2 personen

  • Vertreklocatie klaarzetten

    2 personen

  • Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Badges uitdelen

  • Groep naar vervoer begeleiden

    3 personen

  • Groep naar stadion begeleiden

    3 personen

  • Tickets controleren

    2 personen

  • Groep bij elkaar houden

    3 personen

  • Stadiontour volgen

    30 personen

  • Groepsfoto maken

    2 personen

  • Dranken uitdelen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

  • Maaltijd serveren

    3 personen

  • Dieetmaaltijden uitdelen

  • Groep terug naar vervoer begeleiden

    3 personen

  • Groep naar vertrekpunt begeleiden

    3 personen

  • Deelnemers uitchecken

    2 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Materialen inpakken

    2 personen

  • Vertreklocatie schoonmaken

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Overgebleven eten koelen

  • Afval wegbrengen

  • Geleende spullen retourneren

  • Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 3
  • Klapstoelenaantal 30

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 40
  • Herbruikbare bordenaantal 35
  • Herbruikbaar bestekaantal 35
  • Servettenhouderaantal 2

Keuken

  • Koelboxenaantal 3
  • Koelelementenaantal 12
  • Thermoskannenaantal 3
  • Schenkkannenaantal 3

Apparatuur

  • Mobiele telefoonaantal 3
  • Powerbanksaantal 3
  • Opladersaantal 3
  • Zaklampenaantal 2

Papierwaren

  • Geprinte ticketsaantal 30
  • Deelnemersbadgesaantal 30
  • Aanwezigheidslijstenaantal 3
  • Klembordenaantal 3
  • Balpennenaantal 6
  • Routekaartenaantal 35

Veiligheid

  • EHBO-set
  • Regenponcho'saantal 35
  • Fluovestjesaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 3
  • Afvalzakhoudersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Reserveer de stadiontour, het vervoer, parkeerplaatsen en de maaltijd zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat. Controleer daarna of de tijden op alle bevestigingen op elkaar aansluiten.
  • Stuur deelnemers uiterlijk een week vooraf de vertreklocatie, route, verzameltijd en eindtijd. Vraag dieetwensen vóór je de maaltijd definitief reserveert, zodat je niet op de dag zelf hoeft te improviseren.
  • Print de tickets, deelnemersbadges, aanwezigheidslijsten en routekaarten minstens één dag vooraf. Neem per begeleider een klembord en meerdere balpennen mee voor wijzigingen en afvinken.
  • Leg bij de vertreklocatie de aanwezigheidslijst en badges klaar en registreer iedereen vóór vertrek. Tel de groep opnieuw bij het instappen en bij aankomst bij het stadion.
  • Controleer de weersverwachting de avond ervoor en neem bij regen regenponcho's mee. Laad telefoons en powerbanks volledig op en pak een EHBO-set, zaklampen en fluovestjes bij de materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadiontour reserveren?
Reserveer de stadiontour bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je met een groep reist. Leg vervoer, parkeren en een maaltijd vast zodra de rondleiding is bevestigd.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een stadiontour versturen?
Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de tour en geef deelnemers 1 tot 2 weken om zich aan te melden. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor vervoer en verzamelen?
Plan minimaal 30 minuten voor verzamelen, aanwezigheid registreren en badges uitdelen. Voeg daarnaast 15 tot 30 minuten marge toe voor parkeren, instappen of vertraging onderweg.
Wat moet ik de dag voor een stadiontour controleren?
Controleer de route, vertrektijden, weersverwachting en deelnemerslijst de avond ervoor. Leg tickets en materialen klaar en laad telefoons en powerbanks volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.