Sportkongress organisieren: So gehst du vor
Ein Sportkongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst sicherst du die Location und legst Datum sowie Programm fest, danach gewinnst du Referenten und öffnest die Anmeldung. Plane früh genug für Präsentationen, Technik und Ernährungswünsche, denn verspätete Rückmeldungen verursachen am Veranstaltungstag die meisten Probleme. In den letzten 24 Stunden prüfst du Teilnehmerliste, Namensschilder, Catering und Unterlagen. Am Morgen brauchst du außerdem Zeit, um Saal, Registrierung und Technik vor dem Einlass vollständig zu testen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Referenten bestätigen
- 5
Präsentationen anfordern
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmerliste aktualisieren
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Programm drucken
- 13
Catering bestellen
- 14
Technik testen
2 Personen
- 15
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 16
Drehbuch ausdrucken
- 17
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 18
Sprecher über die Zeiten informieren
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Saal kontrollieren
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 26
Bühnenumgebung einrichten
3 Personen
- 27
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 28
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 29
Mikrofone testen
2 Personen
- 30
Präsentationen vorbereiten
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Namensschilder auslegen
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Referenten empfangen
2 Personen
- 37
Sprecherbriefing geben
2 Personen
- 38
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 39
Besucher begrüßen
3 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 42
Redner ankündigen
- 43
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 44
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 45
Zeit pro Sitzung überwachen
- 46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
- 50
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
- 51
Dinnerbuffet ausgeben
4 Personen
- 52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 53
Geschirr abräumen
3 Personen
- 54
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
- 55
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 56
Abschluss organisieren
2 Personen
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Catering aufräumen
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
2 Personen
- 62
Saal reinigen
3 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Materialien prüfen
2 Personen
- 66
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 67
Fundsachen sammeln
- 68
Restbestand verstauen
2 Personen
- 69
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 70
Dankeschön an die Sprecher versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 18
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- PräsentationslaptopsAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-C-AdapterAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 130
- WeingläserAnz. 130
- Dinner-TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 130
- BestecksetsAnz. 130
- KaffeelöffelAnz. 130
- ServiertablettsAnz. 12
- SuppenkellenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 10
- SchälchenAnz. 20
Dekoration
- KongressbannerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 18
- NamensschilderAnz. 130
- NamensschildhalterAnz. 130
- BlumenarrangementsAnz. 8
- StifteAnz. 140
- NotizblöckeAnz. 130
- ProgrammhefteAnz. 130
- WegweiserAnz. 12
- MalerkreppAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
Sportmaterial
- SportbälleAnz. 8
- SportkegelAnz. 20
- WiderstandsbänderAnz. 20
- YogamattenAnz. 20
- StoppuhrenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandfegerAnz. 2
- MüllcontainerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und informiere alle Sprecher schriftlich über ihre Anfangs- und Endzeiten.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Aktualisiere die Teilnehmerliste bis 48 Stunden vorher und übertrage Ernährungswünsche direkt in die Catering-Bestellung.
- Plane für die Registrierung mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn ein. Bereite Namensschilder alphabetisch vor und richte Registrierungstisch, Teilnehmerliste und Schreibmaterial am Eingang ein.
- Teste Beamer, Leinwand, Präsentationslaptops, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Funkmikrofone am Vortag mit jeder geplanten Präsentation. Halte mindestens ein Ersatzkabel und geladene Powerbanks bereit.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Stromversorgung und Ton, stelle danach Tische und Stühle auf und drucke Programm sowie Drehbuch, bevor die Helfer eingewiesen werden.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Sportkongress organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Programm. Für Referenten, Anmeldung, Catering und Technik bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
- Wann sollte man die Referenten für einen Sportkongress anfragen?
- Frage die Referenten etwa 8 Wochen vor dem Termin an und bestätige ihre Teilnahme spätestens 6 Wochen vorher. Die Präsentationen solltest du 7 Tage vor dem Kongress vollständig anfordern.
- Wann muss das Catering für einen Sportkongress bestellt werden?
- Bestelle das Catering spätestens 7 Tage vorher und übermittle die finalen Ernährungswünsche 48 Stunden vor Beginn. So kann die Teilnehmerzahl noch einmal mit der Bestellung abgeglichen werden.
- Wie früh muss man am Veranstaltungstag vor Ort sein?
- Sei mindestens 2 Stunden vor dem Einlass an der Location. Für Saalkontrolle, Aufbau der Registrierung, Bestuhlung und den Techniktest solltest du zusätzlich 30 Minuten Reserve einplanen.
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