Zo organiseer je een sportcongres zonder losse eindjes
Begin met de locatie, datum en programma voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna leg je sprekers vast, richt je het aanmeldproces in en verzamel je dieetwensen en presentaties. De laatste weken draaien om techniek, naamkaartjes, catering en een draaiboek met duidelijke tijden. Op de congresdag zelf moeten registratie, zaalopstelling, microfoons en presentatielaptops al gecontroleerd zijn voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 3
Sprekers benaderen
2 personen
- 4
Sprekers bevestigen
- 5
Presentaties opvragen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier publiceren
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Deelnemerslijst bijwerken
- 11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 12
Programma afdrukken
- 13
Catering bestellen
- 14
Techniek testen
2 personen
- 15
Presentaties controleren
2 personen
- 16
Draaiboek afdrukken
- 17
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 18
Sprekers informeren over tijden
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Materialen verzamelen
2 personen
Event
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Zaal controleren
2 personen
- 23
Tafels opstellen
4 personen
- 24
Stoelen opstellen
4 personen
- 25
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 26
Podiumomgeving inrichten
3 personen
- 27
Projector en scherm plaatsen
2 personen
- 28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 29
Microfoons testen
2 personen
- 30
Presentaties klaarzetten
- 31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 32
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
- 33
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 34
Buffet klaarzetten
3 personen
- 35
Dranken koud zetten
2 personen
- 36
Sprekers ontvangen
2 personen
- 37
Sprekersbriefing geven
2 personen
- 38
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 39
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 40
Programma uitdelen
2 personen
- 41
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
- 42
Sprekers aankondigen
- 43
Presentaties ondersteunen
2 personen
- 44
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
- 45
Tijd per sessie bewaken
- 46
Koffie en thee serveren
3 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
- 50
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
- 51
Dinerbuffet uitserveren
4 personen
- 52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 53
Servies afruimen
3 personen
- 54
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
- 55
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
- 56
Afsluiting verzorgen
2 personen
- 57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 59
Catering opruimen
3 personen
- 60
Servies afwassen
3 personen
- 61
Afval verzamelen
2 personen
- 62
Zaal schoonmaken
3 personen
- 63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 64
Decoratie verwijderen
2 personen
- 65
Materialen controleren
2 personen
- 66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 67
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 68
Restvoorraad opbergen
2 personen
- 69
Deelnemersbedankje versturen
- 70
Sprekersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 18
- Registratietafel
- Spreektafel
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Presentatielaptopsaantal 2
- Presentatieklikkersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 4
- USB-C-adaptersaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 130
- Waterglazenaantal 130
- Wijnglazenaantal 130
- Dinerbordenaantal 130
- Dessertbordenaantal 130
- Besteksetsaantal 130
- Koffielepelsaantal 130
- Serveerbladenaantal 12
- Soeplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 10
- Schaaltjesaantal 20
Decoratie
- Congresbanierenaantal 4
- Tafelkledenaantal 18
- Naamkaartjesaantal 130
- Naambadgehoudersaantal 130
- Bloemstukkenaantal 8
- Pennenaantal 140
- Notitieblokkenaantal 130
- Programmamappenaantal 130
- Pijlbordenaantal 12
- Schilders tapeaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
Sportmateriaal
- Sportballenaantal 8
- Sportkegelsaantal 20
- Weerstandsbandenaantal 20
- Yoga mattenaantal 20
- Stopwatchesaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegersaantal 2
- Vuilniscontainersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma eerst per blok en geef elke spreker een vaste aanlevertijd voor de presentatie. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je de bestanden op één presentatielaptop kunt controleren.
- Open de registratie zodra datum, locatie en programma vaststaan. Werk de deelnemerslijst dagelijks bij in de laatste week en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het congres.
- Test techniek niet pas bij aanvang. Controleer beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, USB-C-adapters, microfoons en luidsprekers minimaal 2 uur vóór de start in de zaal waar ze worden gebruikt.
- Maak de registratiebalie herkenbaar en leg naamkaartjes en het programma op alfabetische volgorde klaar. Zet minstens 30 minuten vóór opening een vrijwilliger bij de balie en wijs iemand aan voor vragen aan sprekers.
- Laat de zaal opbouwen aan de hand van het draaiboek: eerst tafels en stoelen, daarna spreektafel, techniek en catering. Neem vóór ontvangst van deelnemers 20 minuten voor een volledige rondgang langs zaal, registratie, presentaties en koffievoorziening.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een sportcongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, leg datum en programma vast en benader daarna de sprekers.
- Wanneer moet je sprekers voor een sportcongres vastleggen?
- Benader sprekers zodra datum, locatie en de belangrijkste programmapunten bekend zijn, meestal 10 tot 12 weken vooraf. Vraag hun definitieve bevestiging uiterlijk 6 weken voor het congres.
- Wanneer bestel je catering voor een sportcongres?
- Bestel catering ongeveer 3 tot 4 weken vooraf, nadat je een betrouwbare deelnemersinschatting hebt. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen vóór het congres door.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een sportcongres te testen?
- Plan op de congresdag minimaal 2 uur voor de technische test. Controleer elke presentatie, microfoon, beamer, kabel en adapter afzonderlijk en houd een reservepresentatielaptop en powerbanks beschikbaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!