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Sponsorritt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sponsorritt braucht mehr als eine festgelegte Strecke und genügend Fahrräder. Du koordinierst Route, Startort, Genehmigungen, Sponsoren, Anmeldungen, Verpflegung und die Sicherheit der Teilnehmer. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Termin- und Routenplanung und halte die Teilnehmerliste bis kurz vor dem Start aktuell. Die Checkliste deckt außerdem Beschilderung, Reparaturmaterial, Zelte, Technik und den Abbau am Startort ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Sponsoren bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Streckenkontrolle für Fahrräder

    2 Personen

  • Routenkarte drucken

  • Sponsorlogos sammeln

  • Banner und Schilder bestellen

  • Catering reservieren

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Fahrräder und Werkzeug prüfen

    2 Personen

  • Startort reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Sponsorbanner aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Lunchpakete bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Sicherheitsbriefing geben

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Starterpaket austeilen

    3 Personen

  • Sponsorenausfahrt begleiten

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fahrradservice besetzen

    2 Personen

  • Ankunft registrieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Dankeswort an den Sponsor sprechen

  • Preisverleihung durchführen

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Location abbauen

    5 Personen

  • Wegweiser abholen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobiles Soundsystem
  • Mikrofon
  • FahrradpumpenAnz. 3
  • ReifenheberAnz. 6
  • FahrradreparatursetsAnz. 2
  • FahrradständerAnz. 4

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 6
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • FahrradhelmeAnz. 6
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • TrinkkastenkistenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3

Dekoration

  • SponsorenbannerAnz. 6
  • Startbogen
  • TischdeckenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • AbfallgreiferAnz. 2
  • HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Route mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe danach, ob der Startort verfügbar ist und ob für Strecke oder Veranstaltung Genehmigungen erforderlich sind.
  • Bestätige Sponsoren spätestens 4 Wochen vor dem Sponsorritt. Sammle die Logos in einem einheitlichen Format, damit Banner und Schilder rechtzeitig bestellt werden können.
  • Verschicke Teilnehmerinformationen 7 bis 10 Tage vor dem Start. Nenne Treffpunkt, Startzeit, Route, Sicherheitsregeln und eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Änderungen.
  • Plane die Fahrradkontrolle nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Strecke und Fahrräder am Vortag und halte mindestens Pumpen, Reifenheber, Reparatursets und Ersatzschläuche bereit.
  • Kontrolliere die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vorher. Stelle Zelte, Wegweiser, Absperrband, Trinkstationen und die Einteilung der Freiwilligen spätestens am Aufbau-Tag bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Sponsorritt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Route, Startort, Genehmigungen, Sponsoren und Catering noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Sponsorritt verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Start, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Verpflegung planbar bleiben.
Was muss am Tag vor dem Sponsorritt erledigt werden?
Kontrolliere die Route, Fahrräder und das Wetter 24 Stunden vorher. Drucke die Routenkarte, bereite Sicherheitsinformationen und Reparaturmaterial vor und prüfe, ob Banner, Wegweiser und Helfereinteilung vollständig sind.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau am Startort?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Fahrradständer, Beschilderung, Technik und Verpflegung ein. Bei einem größeren Teilnehmerfeld oder mehreren Zelten ist ein früherer Aufbau mit mindestens 4 Helfern sinnvoll.

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