Checklist para organizar una ruta de patrocinio

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el recorrido y el lugar de salida antes de abrir las inscripciones. Comprueba los permisos con varias semanas de margen, porque una autorización pendiente puede bloquear toda la ruta.
• Pide los logotipos de los patrocinadores cuando los confirmes y encarga pancartas y carteles al menos 2 semanas antes. Así tendrás tiempo para corregir nombres, tamaños o archivos defectuosos.
• Actualiza la lista de participantes después de cada cambio y recopila las preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Calcula las raciones con la lista cerrada, no con el número inicial de inscritos.
• Haz un control completo del recorrido en bicicleta y coloca las flechas, la cinta de balizamiento y las señales antes de que llegue el grupo. Lleva bombas, desmontadores, cámaras de aire de repuesto y kits de herramientas en puntos accesibles.
• Envía las instrucciones de seguridad y la información práctica varios días antes, y revisa el pronóstico el día anterior. El día del evento deja tiempo para montar carpas, mesas, sillas, banners y el equipo de sonido antes de recibir a los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta de patrocinio?

Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha y recorrido, comprobar permisos y confirmar patrocinadores. Reserva el catering y cierra las inscripciones aproximadamente 1 semana antes.

¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?

Envía las instrucciones de seguridad, el mapa y la información práctica entre 5 y 7 días antes. Si cambia el pronóstico o el recorrido, manda una actualización el día anterior.

¿Cuándo se colocan las señales de la ruta?

Prepara los carteles y las flechas el día anterior y colócalos durante el montaje, entre 2 y 3 horas antes de la salida. Recorre después los primeros puntos para comprobar que se ven desde la bicicleta.

¿Qué revisar el día antes de una ruta de patrocinio?

Comprueba bicicletas, bombas, herramientas, cámaras de aire, chalecos y cascos, además de carpas, mesas y material de señalización. También revisa la lista de participantes, el catering, el tiempo y los contactos de los voluntarios.