Eine Selbsthilfegruppe gut organisieren
Bei einer Selbsthilfegruppe entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern ein sicherer Rahmen und eine klare Gesprächsstruktur. Beginne mit Termin, geeigneter Location und bestätigter Gesprächsleitung, bevor du Einladungen verschickst. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche frühzeitig und prüfe die Barrierefreiheit persönlich. In den letzten Tagen zählen verständliche Wegweiser, ein vorbereiteter Ruheraum und getestete Geräte – genau diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Location reservieren
- 5
Barrierefreiheit prüfen
- 6
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 7
Gesprächsleiter bestätigen
- 8
Teilnehmerliste aktualisieren
- 9
Erinnerung senden
- 10
Namensaufkleber vorbereiten
- 11
Programme ausdrucken
- 12
Routen- und Saalschilder erstellen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 15
Gesprächskarten vorbereiten
2 Personen
- 16
Geräte testen
- 17
Materialien einpacken
2 Personen
- 18
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 22
Ruheraum einrichten
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Schilder aufhängen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Event
- 28
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 29
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 30
Hausregeln erläutern
- 31
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 32
Gesprächsrunden moderieren
4 Personen
- 33
Buffet servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Ruheraum besetzen
- 36
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 37
Letzte Runde ankündigen
- 38
Abschied begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Restbestände verpacken
2 Personen
- 40
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Saal reinigen
3 Personen
- 43
Abfall trennen
2 Personen
- 44
Materialien prüfen
2 Personen
- 45
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 46
Dankesnachricht versenden
- 47
Folgeinformationen teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- KleiderständerAnz. 2
- BeistelltischeAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- TrinkgläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
Catering
- ThermoskannenAnz. 5
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 2
- Einkäufe
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mobiler Lautsprecher
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 50
- StifteAnz. 30
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbeckenAnz. 3
Tipps
- Reserviere den Raum möglichst mehrere Wochen vorher und kläre dabei stufenlosen Zugang, barrierefreie Toiletten, Sitzmöglichkeiten und einen separaten Ruheraum. Prüfe außerdem, ob die Raumaufteilung vertrauliche Gespräche ermöglicht.
- Bestätige die Gesprächsleitung vor dem Versand der Einladungen. Verschicke spätestens 7 Tage vorher eine Erinnerung mit Beginn, Anfahrt, Parkhinweisen und der Bitte, besondere Ernährungswünsche oder Unterstützungsbedarfe mitzuteilen.
- Plane die Gesprächsphasen mit festen Zeiten und bereite Gesprächskarten, Flipchartblätter und Marker vor. Drucke Programme und Namensschilder mindestens 1 Tag vorher, damit kurzfristige Änderungen noch möglich sind.
- Teste Lautsprecher, Kaffeemaschine, Wasserkocher und Verlängerungskabel am Vortag. Stelle Getränke erst kurz vor Beginn kalt und packe Materialien, Schilder und Klebeband in getrennte, beschriftete Kisten.
- Richte den Willkommenstisch 30 bis 45 Minuten vor Beginn ein und stelle Namensaufkleber, Teilnehmerliste und Wegweiser bereit. Plane zusätzlich Zeit für Tische, Stühle und einen ruhigen Rückzugsbereich ein, statt alles erst beim Eintreffen der ersten Personen aufzubauen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Selbsthilfegruppe organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Raum, Gesprächsleitung und Programm. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vorher verschickt werden, damit Rückmeldungen und besondere Bedürfnisse berücksichtigt werden können.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Selbsthilfegruppe?
- Rechne für das erste Treffen mit etwa 2 Getränken pro Person, zusätzlich zu Wasser für die gesamte Gesprächsdauer. Für Kaffee und Tee sollte die Menge für ungefähr 2 bis 3 Tassen pro Person ausreichen.
- Wann sollte man die Teilnehmer an eine Selbsthilfegruppe erinnern?
- Sende die Erinnerung etwa 7 Tage vor dem Treffen und prüfe dabei die aktuelle Teilnehmerliste. Bei Änderungen an Raum, Uhrzeit oder Anfahrt solltest du spätestens 24 Stunden vorher eine zweite Nachricht schicken.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Selbsthilfegruppe?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Raumaufteilung, Tische, Stühle, Willkommenstisch, Schilder und Technik ein. Wenn Mobiliar bewegt oder ein Ruheraum eingerichtet werden muss, sind 2 Stunden realistischer.
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