Checkliste für die Organisation einer Selbsthilfegruppe

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Raum mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und prüfe dabei nicht nur den Eingang, sondern auch Toiletten, Sitzplätze und die Erreichbarkeit des Ruheraums. So lassen sich Barrieren noch vor dem Versand der Einladungen beheben.
• Sende die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist von etwa 7 Tagen vorher. Frage dabei gezielt nach Ernährungswünschen und besonderen Anforderungen, statt diese Informationen erst am Veranstaltungstag zu sammeln.
• Plane für den Empfang 15 bis 20 Minuten vor Gesprächsbeginn ein. Lege Namensschilder, Stifte, Programme und Wegweiser bereit und aktualisiere die Teilnehmerliste bis spätestens am Vortag.
• Teste Lautsprecher, Kaffeemaschine, Wasserkocher und Verlängerungskabel am Tag vor der Gruppe. Packe Gesprächskarten, Flipchartblätter, Marker und Klebeband anschließend gemeinsam ein, damit am Aufbauort nichts Wesentliches fehlt.
• Stelle Getränke spätestens 30 Minuten vor Beginn kalt und richte den Ruheraum vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein. Rechne pro Person mit mindestens einem Trinkglas oder einer Tasse und plane zusätzlich Wasser für die gesamte Gesprächsdauer ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Selbsthilfegruppe organisieren?

Beginne 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Raumreservierung, Barrierefreiheitsprüfung und Einladungen. Die Gesprächsleitung und das Programm sollten spätestens 2 Wochen vorher feststehen.

Wann soll ich die Einladungen für eine Selbsthilfegruppe verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Treffen. Lege eine Anmeldefrist 7 Tage vor dem Termin fest, damit du Verpflegung, Sitzplätze und Materialien passend vorbereiten kannst.

Wie viele Helfer brauche ich für den Aufbau einer Selbsthilfegruppe?

Für eine kleine Gruppe reichen meist 2 Personen, wenn Raumaufteilung, Tische, Stühle und Empfang vorbereitet werden müssen. Plane zusätzlich eine Person für 15 bis 20 Minuten am Eingang ein, falls Anmeldungen geprüft oder Teilnehmende begleitet werden müssen.

Was muss am Tag vor der Selbsthilfegruppe erledigt sein?

Aktualisiere die Teilnehmerliste, drucke Programme und Schilder aus und teste alle Geräte. Packe die Materialien vollständig ein und stelle die Getränke spätestens am Veranstaltungstag 30 Minuten vor Beginn kalt.

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