Schwimmwettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Schwimmwettbewerb entscheidet nicht nur der Wettkampftag über den Ablauf. Bahnen, Startlisten, Zeitnahme, Sicherheit und Helfer müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne deshalb mit dem Wettkampfort und dem Format, bevor du Vereine einlädst und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Offizielle, Ersthelfer und die genaue Einsatzplanung. Die letzten Tage brauchst du vor allem für bestätigte Startlisten, Techniktests, Ausdrucke und die Verpflegung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfort reservieren
- 2
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 3
Schwimmvereine einladen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Offizielle und Juroren ansprechen
2 Personen
- 6
Catering reservieren
- 7
Ersthelfer-Besetzung festlegen
- 8
Genehmigungen prüfen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Startlisten zusammenstellen
2 Personen
- 12
Startlisten bestätigen
2 Personen
- 13
Teilnehmerinformationen versenden
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Programm drucken
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Preise und Medaillen abholen
- 19
Wettbewerbssoftware prüfen
2 Personen
- 20
Zeitnehmer instruieren
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 27
Bahnen- und Wendepunktmaterial aufstellen
4 Personen
- 28
Startblöcke kontrollieren
2 Personen
- 29
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 30
Beschilderung aufhängen
2 Personen
- 31
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
- 32
Startpakete sortieren
3 Personen
Event
- 33
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 34
Teilnehmer anmelden
3 Personen
- 35
Starterlisten verteilen
2 Personen
- 36
Publikum empfangen
2 Personen
- 37
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
- 38
Schwimmer zu den Bahnen begleiten
4 Personen
- 39
Wettkampfteile ausrufen
- 40
Starts begleiten
2 Personen
- 41
Zeiten erfassen
6 Personen
- 42
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
- 43
Wassersicherheit überwachen
3 Personen
- 44
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Fotomoment begleiten
2 Personen
- 50
Medaillen und Preise überreichen
3 Personen
- 51
Schlusswort halten
- 52
Abreise des Publikums begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 53
Wettkampfverwaltung abschließen
2 Personen
- 54
Gastronomiebedarf aufräumen
3 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Sportgeräte sammeln
4 Personen
- 58
Location reinigen
4 Personen
- 59
Umkleidekabinen überprüfen
2 Personen
- 60
Abfall entsorgen
2 Personen
- 61
Ergebnisse veröffentlichen
- 62
Teilnehmer verabschieden
- 63
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
- 64
Verlorene Gegenstände erfassen
- 65
Endabrechnung bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 6
- JurytischeAnz. 3
- TischröckeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- Beschallungsanlage
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadestationenAnz. 2
Sportmaterial
- StoppuhrenAnz. 8
- StartblöckeAnz. 8
- BahnenAnz. 8
- WendepunktflaggenAnz. 8
- StartpfeifenAnz. 3
- RettungsringeAnz. 2
- RettungsleinenAnz. 2
- SchwimmbadthermometerAnz. 2
- JuryklatscherAnz. 8
- StartnummernAnz. 120
- MedaillenhalterAnz. 120
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeebecherAnz. 100
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- WettkampfbannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- BühnenbänderAnz. 3
- TischschilderAnz. 12
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 6
- BatterielampenAnz. 8
Reinigung
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 3
- ReinigungswagenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Format, Altersklassen, Strecken und Zeitplan fest. Ohne diese Angaben lassen sich Einladungen, Anmeldeformular und Startlisten nicht zuverlässig vorbereiten.
- Reserviere das Schwimmbad früh und kläre, wie viele Bahnen, Startblöcke und Wendepunktflaggen tatsächlich vorhanden sind. Prüfe außerdem, ob Rettungsringe, Rettungsleinen und ein Schwimmbadthermometer vor Ort bereitliegen.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Wettkampftag ab. Plane mindestens 7 Tage für die Bearbeitung ein, bestätige die Startlisten und verschicke Teilnehmerinformationen mit Einlasszeit, Ablauf und wichtigen Hinweisen.
- Besetze Zeitnahme, Jury, Empfang und Erste Hilfe mit festen Personen und weise sie spätestens 60 Minuten vor Beginn ein. Teste Laptop, Wettbewerbssoftware, Mikrofone, Lautsprecher und Stoppuhren vor dem ersten Start.
- Plane die Verpflegung nach der Teilnehmerzahl und erfasse Ernährungswünsche während der Anmeldung. Getränke sollten vor dem Einlass kalt stehen; Kaffee, Tee, Snacks, Becher, Teller und Besteck gehören spätestens am Aufbauort bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Schwimmwettbewerb anmelden?
- Beginne mit der Reservierung des Wettkampforts mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Offizielle, Vereine und Helfer brauchen anschließend weitere Vorlaufzeit.
- Wann sollte man die Anmeldung für einen Schwimmwettbewerb schließen?
- Schließe die Anmeldung idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Wettkampftag. So bleiben genug Arbeitstage für Meldungen, Ernährungswünsche, Startlisten und Rückfragen.
- Wie viele Helfer braucht ein Schwimmwettbewerb?
- Plane mindestens eine feste Person für Empfang, Zeitnahme, Jury, Technik und Erste Hilfe ein; bei mehreren Bahnen kommen zusätzliche Zeitnehmer hinzu. Die genaue Zahl hängt von Format und Teilnehmerzahl ab.
- Wann müssen Startlisten und Teilnehmerinformationen verschickt werden?
- Verschicke die bestätigten Startlisten und Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Wettbewerb. Am Vortag sollten nur noch kleine Korrekturen und Ausdrucke anstehen.
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