Zo organiseer je een zwemwedstrijd
Begin met de wedstrijdbasis: reserveer het zwembad, leg het wedstrijdformat vast en bepaal hoeveel banen en deelnemers je aankunt. Open daarna de inschrijving en nodig zwemverenigingen uit, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en startlijsten te verwerken. Regel vroeg officials, juryleden, EHBO en eventuele vergunningen. In de laatste week controleer je wedstrijdsoftware, materiaal, catering en vrijwilligersbezetting. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een korte briefing en een vaste volgorde per onderdeel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie reserveren
- 2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
- 3
Zwemverenigingen uitnodigen
2 personen
- 4
Inschrijfformulier openen
- 5
Officials en juryleden benaderen
2 personen
- 6
Catering reserveren
- 7
EHBO-bezetting vastleggen
- 8
Vergunningen controleren
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Startlijsten samenstellen
2 personen
- 12
Startlijsten bevestigen
2 personen
- 13
Deelnemersinformatie versturen
- 14
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 15
Programma afdrukken
- 16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 17
Boodschappen doen
3 personen
- 18
Prijzen en medailles ophalen
- 19
Wedstrijdsoftware controleren
2 personen
- 20
Tijdwaarnemers instrueren
- 21
Dranken koud zetten
2 personen
- 22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 23
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 24
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
- 25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 26
Jurytafel inrichten
2 personen
- 27
Baan- en keerpuntmateriaal plaatsen
4 personen
- 28
Startblokken controleren
2 personen
- 29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 30
bewegwijzering ophangen
2 personen
- 31
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
- 32
Startpakketten sorteren
3 personen
Event
- 33
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 34
Deelnemers aanmelden
3 personen
- 35
Startlijsten uitdelen
2 personen
- 36
Publiek ontvangen
2 personen
- 37
Openingsbriefing geven
2 personen
- 38
Zwemmers naar banen begeleiden
4 personen
- 39
Wedstrijdonderdelen omroepen
- 40
Starts begeleiden
2 personen
- 41
Tijden registreren
6 personen
- 42
Uitslagen verwerken
2 personen
- 43
Waterveiligheid bewaken
3 personen
- 44
Kleedkamers controleren
2 personen
- 45
Koffie en thee serveren
2 personen
- 46
Hapjes serveren
3 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Afvalbakken legen
2 personen
- 49
Fotomoment begeleiden
2 personen
- 50
Medailles en prijzen uitreiken
3 personen
- 51
Slotwoord verzorgen
- 52
Vertrek publiek begeleiden
3 personen
Nazorg
- 53
Wedstrijdadministratie afronden
2 personen
- 54
Horecavoorraden opruimen
3 personen
- 55
Servies afwassen
3 personen
- 56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 57
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
- 58
Locatie schoonmaken
4 personen
- 59
Kleedkamers nalopen
2 personen
- 60
Afval afvoeren
2 personen
- 61
Uitslagen publiceren
- 62
Deelnemers bedanken
- 63
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
- 64
Verloren voorwerpen registreren
- 65
Eindafrekening verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 6
- Jurytafelsaantal 3
- Tafelrokkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadstationsaantal 2
Sportmateriaal
- Stopwatchesaantal 8
- Startblokkenaantal 8
- Baanlijnenaantal 8
- Keerpuntvlaggenaantal 8
- Startfluitjesaantal 3
- Reddingsboeienaantal 2
- Reddingslijnenaantal 2
- Zwembadthermometersaantal 2
- Juryklappersaantal 8
- Startnummersaantal 120
- Medaillehoudersaantal 120
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Decoratie
- Wedstrijdbannersaantal 4
- Richtingsbordenaantal 12
- Podiumlintenaantal 3
- Tafelbordjesaantal 12
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 6
- Batterijlampenaantal 8
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 3
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Noteer per onderdeel de afstand, slag, leeftijdscategorie, series en het maximumaantal deelnemers; daarmee kun je de inschrijving en planning begrenzen.
- Vraag officials, juryleden en tijdwaarnemers minimaal 4 weken vooraf. Plan daarna een briefing van 20 tot 30 minuten en controleer of stopwatches, juryklappers, startfluitjes en de wedstrijdsoftware beschikbaar zijn.
- Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Verwerk daarna de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en stuur de deelnemersinformatie pas nadat de startlijsten zijn gecontroleerd en bevestigd.
- Maak voor vrijwilligers een indeling per tijdsblok: ontvangst, officials, catering, veiligheid en opruimen. Laat iedereen minstens 30 minuten voor de eerste start aanwezig zijn, zodat tafels, stoelen, jurytafels, ontvangstbalie en techniek klaarstaan.
- Plan catering op basis van het programma en de bezetting, niet alleen op basis van het aantal zwemmers. Zet dranken koud, koffie en thee klaar en controleer herbruikbare bekers, borden, bestek en opscheplepels uiterlijk de dag ervoor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een zwemwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het format en de uitnodigingen. Reserveer officials, EHBO en catering uiterlijk 4 weken voor de wedstrijddatum.
- Wanneer sluit je de inschrijving voor een zwemwedstrijd?
- Sluit de inschrijving meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Gebruik de resterende tijd voor controle van aanmeldingen, dieetwensen, startlijsten en deelnemersinformatie.
- Hoeveel tijd kost het maken van startlijsten?
- Reken voor een kleine wedstrijd op 2 tot 4 uur voor controle en indeling; bij veel onderdelen kan dit een volledige werkdag duren. Verstuur de definitieve startlijsten idealiter 5 tot 7 dagen vooraf.
- Wanneer moet je officials en tijdwaarnemers regelen?
- Benader officials en juryleden minimaal 4 weken vooraf en bevestig de bezetting 7 dagen voor de wedstrijd. Plan op de wedstrijddag een briefing van 20 tot 30 minuten voor de eerste start.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!