Eine Schwimmtour organisieren: der Ablauf
Bei einer Schwimmtour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern vor allem die Sicherheit an Start, Ziel und entlang des Wassers. Lege zuerst Route und Veranstaltungsorte fest, kläre anschließend Genehmigungen und Risiken und öffne erst danach die Anmeldung. In den letzten Tagen zählen aktuelle Wasser- und Wetterdaten, ein eingeteiltes Helferteam und vollständig geprüftes Rettungsmaterial. So vermeidest du, dass wichtige Entscheidungen erst am Veranstaltungstag fallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Schwimmstrecke festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort reservieren
- 3
Genehmigungen und Meldungen regeln
- 4
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 9
Teilnehmerinformationen versenden
- 10
Route auf aktuelle Risiken prüfen
3 Personen
- 11
Notfallstandorte festlegen
2 Personen
- 12
Wetter- und Wasserbericht prüfen
- 13
Material bestellen
- 14
Einkaufsliste erstellen
- 15
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 16
Startnummern und Formulare drucken
2 Personen
- 17
Volunteer-Briefing vorbereiten
2 Personen
- 18
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Material sammeln
3 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Teilnehmerpakete zusammenstellen
3 Personen
- 23
Erste-Hilfe- und Rettungsmaterial überprüfen
2 Personen
Event
- 24
Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
- 25
Zelte und Tische aufstellen
6 Personen
- 26
Routenbojen und Markierungen platzieren
6 Personen
- 27
Sicherheitsmaterial verteilen
3 Personen
- 28
Beleuchtung und Strom anschließen
3 Personen
- 29
Anmeldetisch einrichten
3 Personen
- 30
Wasserstation und Essensbereich einrichten
4 Personen
- 31
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 32
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 33
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 34
Schwimmsicherheits-Briefing geben
2 Personen
- 35
Teilnehmer kontrolliert starten lassen
4 Personen
- 36
Schwimmroute beobachten
8 Personen
- 37
Zwischenverpflegungsstation besetzen
3 Personen
- 38
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Snacks und Suppe servieren
4 Personen
- 41
Teilnehmende warm halten
3 Personen
- 42
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
- 43
Vermisste Teilnehmer prüfen
3 Personen
- 44
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
- 45
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 46
Streckenbojen und Schilder entfernen
5 Personen
- 47
Material ins Lager bringen
5 Personen
- 48
Zelte und Möbel abbauen
6 Personen
- 49
Abfall sammeln
3 Personen
Nachbereitung
- 50
Ort sauber übergeben
4 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 52
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 53
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 54
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 55
Ergebnisse veröffentlichen
- 56
Fundsachen bearbeiten
- 57
Restbestände aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 30
- AbsperrgitterAnz. 20
Sportmaterial
- StreckenbojenAnz. 30
- RettungsringeAnz. 6
- WurfleinenAnz. 4
- PfeifenAnz. 12
- StartnummernAnz. 120
- StartnummernbänderAnz. 120
- StoppuhrenAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- Thermische DeckenAnz. 30
- WarnwestenAnz. 20
- SicherheitswestenAnz. 8
Ausstattung
- FunkgeräteAnz. 8
- MegafoneAnz. 2
- Digitale UhrenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserbehälterAnz. 4
Dekoration
- WegweiserAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Strecke, Start und Ziel zuerst fest und reserviere beide Bereiche frühzeitig. Prüfe dabei, wo Absperrgitter, Zelte und Tische tatsächlich stehen können und wie Teilnehmende sicher zum Wasser gelangen.
- Erstelle den Sicherheitsplan nicht erst beim Aufbau. Markiere Notfallstandorte, lege Kommunikationswege mit Funkgeräten fest und bestimme für jeden Abschnitt verantwortliche Helfer mit Warn- oder Sicherheitswesten.
- Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens eine Woche vor der Schwimmtour. Nenne darin Treffpunkt, Startzeit, Streckenlänge, mitzubringende Kleidung und eine Telefonnummer für kurzfristige Rückfragen.
- Kontrolliere Route, Wasserstand und Wetterbericht am Vortag und am Morgen selbst. Plane eine klare Abbruchentscheidung, falls sich Risiken verändern, und informiere alle Helfer vor dem Start über das Vorgehen.
- Bereite Startnummern, Formulare und Teilnehmerpakete am Vorabend vor. Kühle Getränke rechtzeitig, prüfe Erste-Hilfe-Koffer, Rettungsringe und Wurfleinen und teste Megafone, Funkgeräte sowie die Beleuchtung vor dem Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Schwimmtour anmelden und planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Strecke, Start- und Zielort sowie Genehmigungen. Die Anmeldung kann danach starten; die Teilnehmerinformationen sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin verschickt werden.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Schwimmtour?
- Das hängt von Streckenlänge und Teilnehmerzahl ab, aber jeder überwachte Streckenabschnitt braucht eine klar zugewiesene Person. Teile die Helfer spätestens 7 Tage vorher ein und führe am Veranstaltungstag ein Briefing von 20 bis 30 Minuten durch.
- Wann prüft man Wetter und Wasserbedingungen bei einer Schwimmtour?
- Prüfe Wetter- und Wasserbericht am Vortag und erneut am Morgen der Veranstaltung. Lege spätestens beim Morgencheck fest, wer bei einer Änderung die Abbruch- oder Verschiebungsentscheidung kommuniziert.
- Was muss am Tag vor der Schwimmtour vorbereitet sein?
- Am Vorabend sollten Startnummern, Formulare und Teilnehmerpakete fertig sein, Getränke gekühlt werden und das gesamte Rettungs- und Erste-Hilfe-Material geprüft sein. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden ein, damit fehlendes Material noch ersetzt werden kann.
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