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Schwimmmeisterschaft organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Schwimmmeisterschaft steht und fällt mit einem klaren Ablauf vor dem ersten Start. Du brauchst nicht nur Bahnen, Startblöcke und Zeitmessung, sondern auch bestätigte Meldungen, eingeteilte Helfer und gedruckte Startlisten. Plane Reservierungen und Anmeldungen mehrere Wochen vorher und prüfe das Material spätestens am Vortag. Am Wettkampftag entscheiden gekühlte Getränke, ein kurzes Helferbriefing und griffbereite Ersatzlösungen darüber, ob kleine Probleme den Zeitplan durcheinanderbringen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfort reservieren

  • Wettkampfreglement festlegen

    3 Personen

  • Wettkampfbestandteile festlegen

    3 Personen

  • Offizielle und Jury-Mitglieder festlegen

    2 Personen

  • Zeitnehmer einplanen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Startlisten erstellen

    2 Personen

  • Ersatzschwimmer registrieren

  • Reservierungen bestätigen

  • Preise und Medaillen bestellen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Freiwilligen-Briefing versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Medaillen und Preise prüfen

    2 Personen

  • Startlisten drucken

    2 Personen

  • Wettkampfnummern sortieren

    2 Personen

  • Badeinteilung drucken

  • Catering gekühlt lagern

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Anmeldetheke aufbauen

    2 Personen

  • Juratisch aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Wettkampfmaterialien bereitlegen

    3 Personen

  • Bahnlijnen en vlaggen plaatsen

    4 Personen

  • Elektronische Zeitmessung testen

    3 Personen

  • Mikrofon und Lautsprecher testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    3 Personen

  • Offizielle instruieren

    4 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmer anmelden

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Einschwimmen begleiten

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Wettkampfrunden starten

    5 Personen

  • Zeiten erfassen

    6 Personen

  • Ergebnisse prüfen

    3 Personen

  • Poolsicherheit überwachen

    3 Personen

  • Teilnehmende zu den Bahnen leiten

    2 Personen

  • Programm durchsagen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Brötchen und Obst auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Preisverleihung vorbereiten

    3 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Endergebnisse veröffentlichen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wettkampfmaterial sammeln

    4 Personen

  • Bahnlinien und Flaggen entfernen

    4 Personen

  • Elektronik ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Umkleidekabinen kontrollieren

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse an Teilnehmer senden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

  • BahnenAnz. 8
  • StartblöckeAnz. 8
  • WendepunktschilderAnz. 8
  • RückenstarthilfeflaggenAnz. 2
  • WettkampfschwimmuhrenAnz. 4
  • StoppuhrenAnz. 8
  • PfeifenAnz. 6
  • Startsignal
  • RettungsringeAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 12
  • StartnummernAnz. 120
  • BadekappenAnz. 120
  • JurywestenAnz. 12
  • MedaillenboxenAnz. 120
  • MedaillenAnz. 120
  • BecherAnz. 12
  • AnzeigetafelnAnz. 8
  • KlemmbretterAnz. 12
  • StartlistenmappenAnz. 8
  • JurykartenAnz. 300

Ausstattung

  • Elektronische Zeitmessung
  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Megafon
  • Laminiergerät
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 10
  • ZangenAnz. 8
  • GeschirrtücherAnz. 12

Dekoration

  • WegweiserAnz. 12
  • BannerAnz. 6
  • AbsperrbandAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 40

Reinigung

  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • NitrilhandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Wettkampfreglement und Disziplinen fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. So erhalten alle Teilnehmenden dieselben Angaben und du musst Meldungen nicht nachträglich korrigieren.
  • Plane Zeitnehmer, Offizielle und Jury nicht erst für den Wettkampftag ein. Verschicke das Helferbriefing spätestens 3 bis 5 Tage vorher und teile Ersatzschwimmer sowie Zuständigkeiten in den Startlisten ein.
  • Bestelle Medaillen, Preise und Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist anhand der bestätigten Teilnehmerzahl. Berücksichtige dabei erfasste Ernährungswünsche und prüfe die Preise mindestens einen Tag vor dem Wettkampf.
  • Teste elektronische Zeitmessung, Wettkampfschwimmuhren, Laptop, Drucker, Lautsprecher und Mikrofon vor Ort. Nimm zusätzlich Stoppuhren, Powerbanks und Verlängerungskabel als Ausweichlösung mit.
  • Drucke Startlisten, Wettkampfnummern und Badeinteilung am Vortag und sortiere sie nach Lauf. Stelle Getränke kalt, lagere das Catering gekühlt und prüfe am Morgen noch einmal Wettervorhersage, Rettungsringe und Warnwesten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Schwimmmeisterschaft planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Wettkampforts und der Festlegung des Reglements. Öffne die Anmeldung erst, wenn Disziplinen, Offizielle und Zeitnahme geklärt sind.
Wann sollte man die Anmeldungen für eine Schwimmmeisterschaft schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Wettkampf. Dann bleiben mehrere Tage für die Prüfung der Meldungen, Teilnehmerbestätigungen, Startlisten und die Bestellung von Medaillen und Catering.
Was muss am Tag vor der Schwimmmeisterschaft vorbereitet werden?
Drucke Startlisten, Wettkampfnummern und Badeinteilung, sortiere das Material und prüfe Zeitmessung sowie Technik. Getränke und Catering sollten spätestens am Vorabend gekühlt beziehungsweise gekühlt gelagert werden.
Wie viele Helfer braucht man für eine Schwimmmeisterschaft?
Plane für jede Wettkampfbahn mindestens eine Zeitmessperson und zusätzlich Offizielle, Jury, Startleitung sowie Helfer für Anmeldung, Verpflegung und Technik ein. Lege die genaue Zahl nach der Bahnenzahl und dem Wettkampfprogramm fest und bestätige alle Helfer 3 bis 5 Tage vorher.

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