Schulwandertour organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Schulwandertour steht und fällt mit einer klaren Route, verlässlicher Betreuung und vollständigen Teilnehmerdaten. Lege zuerst Strecke, Start und Ziel fest und erkunde den Weg anschließend unter realistischen Bedingungen. Danach folgen Genehmigungen, Verkehrshelfer, Einverständniserklärungen und die Einteilung der Gruppen. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Material, Verpflegung und die Besetzung aller Posten. Die Checkliste führt dich durch alle 67 Aufgaben und 44 benötigten Gegenstände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Route festlegen
2 Personen
Route vorab erkunden
3 Personen
Streckensicherheit kontrollieren
3 Personen
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Verkehrshelfer rekrutieren
2 Personen
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
Teilnehmerlisten erstellen
2 Personen
Gruppen und Begleitpersonen einteilen
3 Personen
Kontaktangaben der Eltern prüfen
2 Personen
Routenkarte gestalten
Routenpläne drucken
2 Personen
Informationsbrief verschicken
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Materialien beschriften
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
Postenbesetzung bestätigen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Event
Startbereich absperren
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Informationsschilder aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Verkehrsposten einrichten
6 Personen
Wasserstellen bereitstellen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Betreuer einweisen
3 Personen
Verkehrshelfer einweisen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Gruppen versammeln
6 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Wandergruppen starten lassen
6 Personen
Routeposten besetzen
12 Personen
Zurückbleibende betreuen
4 Personen
Wasserstellen besetzen
6 Personen
Erste-Hilfe-Station besetzen
2 Personen
Teilnehmer am Ziel abhaken
4 Personen
Medaille oder Andenken ausgeben
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Letzte Teilnehmende aufnehmen
3 Personen
Nachbereitung
Wegweiser entfernen
6 Personen
Verkehrsposten abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Start- und Zielbereich reinigen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Verlorene Gegenstände zusammentragen
2 Personen
Teilnehmerliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappTischeAnz. 8
- StühleAnz. 20
- TischdeckenAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- MegafonAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 12
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 80
- AbsperrbandAnz. 10
- VerkehrskegelAnz. 30
- StartnummernAnz. 220
- ArmbänderAnz. 220
- MedaillenbänderAnz. 220
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 30
- SchrittzählerAnz. 20
- RegenschirmeAnz. 6
Beleuchtung
- TaschenlampenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Sicherheit
- WarnwestenAnz. 30
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- NotfalldeckenAnz. 6
- HanddesinfektionsgelAnz. 8
Kommunikation
- RoutenpläneAnz. 250
- InfotafelnAnz. 8
- WhiteboardsAnz. 4
- MarkerAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- WasserkannenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Erkunde die Route nicht nur auf der Karte, sondern mindestens einmal vorab zu Fuß. Kontrolliere dabei Engstellen, Querungen und Stellen, an denen Absperrband, Verkehrskegel oder Wegweiser nötig sind.
- Sammle Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche und aktuelle Kontaktdaten der Eltern spätestens 7 Tage vor der Tour. Erstelle danach Teilnehmerlisten sowie Gruppen mit festen Begleitpersonen.
- Bestätige die Verkehrshelfer und die Besetzung aller Posten spätestens am Vortag. Gib jedem Team eine klare Aufgabe und statte es je nach Position mit Warnwesten, Funkgerät oder Megafon aus.
- Drucke die Routenpläne und Informationsunterlagen nicht erst am Veranstaltungstag. Plane mindestens 1 Exemplar pro Begleitperson plus 10 Prozent Reserve ein und beschrifte Starterpakete, Armbänder oder Startnummern vorab.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und nochmals am Morgen der Tour. Lege einen konkreten Alternativplan bereit und packe für den Notfall Regenschirme, Taschenlampen, Batterien, Erste-Hilfe-Koffer und Notfalldecken ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Schulwandertour planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route und Start- und Zielort. Genehmigungen, Meldungen und die Suche nach Verkehrshelfern sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen.
- Wann sollten die Einverständniserklärungen für die Schulwandertour vorliegen?
- Setze eine Frist von 7 bis 10 Tagen vor der Tour. So bleibt Zeit, fehlende Erklärungen nachzufordern und Teilnehmerlisten, Gruppen sowie Notfallkontakte vollständig zu prüfen.
- Wie viele Begleitpersonen braucht eine Schulwandertour?
- Plane pro Gruppe mindestens eine fest zugeordnete Begleitperson und zusätzlich eine Reserve für Ausfälle ein. Die genaue Zahl hängt von Gruppengröße, Route und Gefahrenstellen ab; teile die Personen spätestens am Vortag festen Posten zu.
- Was macht man bei schlechtem Wetter während einer Schulwandertour?
- Entscheide anhand einer Prüfung 48 Stunden vorher und erneut am Veranstaltungsmorgen. Halte einen wettergeeigneten Alternativplan bereit und kläre vorab, wer Eltern, Gruppen und Helfer über Änderungen informiert.
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