Schoolwandeltocht organiseren: checklist en planning
Een schoolwandeltocht vraagt vooral om een veilige route, duidelijke groepsindeling en genoeg mensen op de juiste plek. Leg eerst datum, start- en finishlocatie en route vast; regel daarna vergunningen, verkeersbegeleiding en vrijwilligers. Verzamel toestemmingsformulieren en oudercontactgegevens voordat je deelnemers indeelt. In de laatste week controleer je het weer, maak je startpakketten klaar en bevestig je de bezetting van alle posten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Route vooraf verkennen
3 personen
Routeveiligheid controleren
3 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Verkeersbegeleiders werven
2 personen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Deelnemerslijsten maken
2 personen
Groepen en begeleiders indelen
3 personen
Oudercontactgegevens controleren
2 personen
Routekaart ontwerpen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Informatiebrief versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen labelen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Postbezetting bevestigen
EHBO-materialen controleren
Event
Startgebied afzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Informatieborden plaatsen
3 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Verkeersposten inrichten
6 personen
Waterpunten klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Verkeersbegeleiders instrueren
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Groepen verzamelen
6 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Wandelgroepen laten starten
6 personen
Routepost bemannen
12 personen
Achterblijvers begeleiden
4 personen
Waterpunten bemannen
6 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Deelnemers afvinken bij finish
4 personen
Medaille of aandenken uitdelen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste deelnemers binnenhalen
3 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeersposten afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Start- en finishgebied schoonmaken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Vermiste spullen verzamelen
2 personen
Deelnemerslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 20
- Tafelkledenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Megafoonaantal 2
- Portofoonsaantal 12
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 80
- Afzetlintaantal 10
- Verkeerskegelsaantal 30
- Startnummersaantal 220
- Polsbandjesaantal 220
- Medaillelintenaantal 220
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Stappentellersaantal 20
- Paraplu'saantal 6
Verlichting
- Zaklampenaantal 12
- Batterijenaantal 24
Veiligheid
- Reflecterende hesjesaantal 30
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 6
- Handgelaantal 8
Communicatie
- Routekaartenaantal 250
- Informatiebordenaantal 8
- Whiteboardsaantal 4
- Markeerstiftenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Waterkannenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Afwasbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verken de route vooraf en controleer kruisingen, smalle doorgangen en onoverzichtelijke stukken. Markeer de route met pijlen, afzetlint of verkeerskegels en leg een alternatief traject klaar als een deel onveilig blijkt.
- Maak deelnemerslijsten per groep met een vaste begeleider en controleer oudercontactgegevens voordat de wandeling start. Houd toestemmingsformulieren en dieetwensen bij elkaar, zodat je bij een incident of verzorgingspost snel kunt handelen.
- Plan verkeersbegeleiders en postvrijwilligers uiterlijk één week vooraf in. Geef iedere post een tijdstip, routekaart en portofoon of telefoonnummer; bevestig de bezetting nogmaals op de dag vóór de tocht.
- Stel startpakketten niet pas op de ochtend zelf samen. Leg startnummers, polsbandjes, routekaarten en eventuele stappentellers per groep klaar en label de pakketten met klas of groepsnaam.
- Richt start en finish in met tafels, informatieborden en afvalbakken en houd een overdekte plek achter de hand. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg paraplu’s, zaklampen, batterijen, EHBO-koffers en nooddekens bereikbaar klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een schoolwandeltocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en locaties. Regel vergunningen of meldingen en werf verkeersbegeleiders uiterlijk 4 weken voor de wandeltocht, zodat je nog kunt bijsturen.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een schoolwandeltocht?
- Dat hangt af van het aantal groepen, de route en het aantal kruisingen. Plan minimaal één vaste begeleider per groep en daarnaast aparte vrijwilligers voor iedere post en ieder verkeerspunt; bevestig alle namen uiterlijk één week vooraf.
- Wanneer verzamel je toestemmingsformulieren voor een schoolwandeltocht?
- Vraag ze tegelijk met de uitnodiging op en geef ouders minimaal 2 weken om te reageren. Controleer de formulieren uiterlijk 3 werkdagen voor de tocht en maak daarna de definitieve deelnemerslijsten.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een schoolwandeltocht?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal vooraf wanneer je inkort, uitstelt of annuleert. Zet een alternatief weerplan klaar en informeer ouders en vrijwilligers uiterlijk de avond ervoor als de uitvoering verandert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!