Schullandheim organisieren: Schritt für Schritt planen

Bei einem Schullandheim müssen Betreuung, Übernachtung, Transport und Tagesprogramm zusammenpassen. Beginne mit der Teilnehmerliste und kläre frühzeitig Kontaktdaten, Ernährung, medizinische Hinweise und Notfallkontakte. Danach folgen Unterkunft, Fahrt und Aktivitäten, bevor du Gruppen, Zimmer und Betreuer einteilst. Kurz vor der Abreise entscheiden Wetter, Gepäck, Verpflegung und unterschriebene Einverständniserklärungen darüber, ob der Ablauf wirklich reibungslos funktioniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Kontaktangaben der Eltern prüfen
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
6
Medizinische Informationen sammeln
2 Personen
7
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
8
Übernachtungsort reservieren
9
Transport reservieren
10
Aktivitäten reservieren
2 Personen
11
Programm ausarbeiten
3 Personen
12
Gruppen einteilen
2 Personen
13
Zimmeraufteilung erstellen
2 Personen
14
Betreuer einteilen
2 Personen
15
Risikoinventur erstellen
2 Personen
16
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Gepäckanhänger erstellen
2 Personen
19
Campregeln ausdrucken
20
Programm drucken
21
Erste-Hilfe-Koffer auffüllen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
24
Gepäck sortieren
3 Personen
25
Kühlboxen füllen
2 Personen

Event

26
Teilnehmer versammeln
4 Personen
27
Anwesenheit erfassen
2 Personen
28
Gepäck einladen
4 Personen
29
Transport begleiten
5 Personen
30
Ankunft registrieren
3 Personen
31
Schlafplätze verteilen
4 Personen
32
Campregeln erklären
3 Personen
33
Gelände erkunden
5 Personen
34
Tische eindecken
4 Personen
35
Abendessen servieren
5 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Abendspiel begleiten
5 Personen
38
Abendsnacks verteilen
2 Personen
39
Abendrunde gehen
3 Personen
40
Zubettgehen begleiten
5 Personen
41
Frühstück vorbereiten
4 Personen
42
Frühstück servieren
5 Personen
43
Betten kontrollieren
3 Personen
44
Morgenaktivität begleiten
5 Personen
45
Lunchpakete verteilen
3 Personen
46
Mittagessen begleiten
4 Personen
47
Nachmittagsaktivität begleiten
5 Personen
48
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
49
Abendessen vorbereiten
4 Personen
50
Abendessen servieren
5 Personen
51
Abendprogramm betreuen
5 Personen
52
Nachtwache einteilen
2 Personen
53
Zubettgehen begleiten
5 Personen
54
Frühstück vorbereiten
4 Personen
55
Frühstück servieren
5 Personen
56
Gepäck sammeln
4 Personen
57
Morgenprogramm betreuen
5 Personen
58
Lunchpakete verteilen
3 Personen
59
Mittagessen servieren
4 Personen
60
Gelände aufräumen
5 Personen
61
Abfahrt kontrollieren
4 Personen
62
Gepäck einladen
4 Personen
63
Transport begleiten
5 Personen
64
Teilnehmer übergeben
3 Personen
65
Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren
2 Personen

Nachbereitung

66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Kühlboxen leeren
2 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Schlafräume reinigen
4 Personen
70
Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
73
Wäsche sammeln
2 Personen
74
Verlorene Gegenstände erfassen
75
Gefundene Gegenstände zurückbringen
2 Personen
76
Eltern über die Abholung informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
PicknickbänkeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 60
MesserAnz. 45
GabelnAnz. 45
LöffelAnz. 45
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
Große TöpfeAnz. 4
PfannenAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
SchneidemattenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
KüchenzangenAnz. 4

Schlafmaterial

SchlafmattenAnz. 35
SchlafsäckeAnz. 35
KissenAnz. 35
DeckenAnz. 35
BettlakensäckeAnz. 35
TaschenlampenAnz. 15

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
SpringseileAnz. 8
KegelAnz. 30
StaffelstäbeAnz. 10
SpielkartenAnz. 8
BrettspieleAnz. 8

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 5

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
GepäckanhängerAnz. 40

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
PfeifenAnz. 8
WarnwestenAnz. 8
Multitools ohne TaschenmesserAnz. 3
RauchmelderAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 5
ReinigungshandschuheAnz. 10
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege spätestens 6 bis 8 Wochen vorher eine Teilnehmerliste an und verschicke die Einladungen. Bearbeite Anmeldungen laufend, statt bis zum Anmeldeschluss zu warten, damit fehlende Elternkontakte sofort auffallen.
Sammle medizinische Informationen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte getrennt und prüfe sie 7 Tage vor der Abfahrt erneut. Gerade Änderungen bei Allergien oder Telefonnummern werden sonst leicht übersehen.
Reserviere Übernachtungsort, Transport und Aktivitäten in dieser Reihenfolge und bestätige jede Buchung schriftlich. Plane das Programm mit festen Zeitfenstern, aber lasse täglich mindestens 30 Minuten Puffer für Wege und Verzögerungen.
Erstelle Zimmeraufteilung, Gruppeneinteilung und Betreuerplan spätestens 5 Tage vor Beginn. Drucke zusätzlich eine Version aus, damit der Ablauf auch ohne Handyempfang verfügbar ist.
Sortiere das Gepäck am Vortag nach Gruppen und beschrifte es mit Gepäckanhängern. Fülle Kühlboxen erst kurz vor der Abfahrt, prüfe den Erste-Hilfe-Koffer und lege Schlafsäcke, Schlafmatten, Kissen und Decken nach einer festen Ausgabeliste bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schullandheim organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Unterkunft und Transport. Aktivitäten, Gruppen und Zimmer sollten spätestens 2 Wochen vor der Abfahrt feststehen.
Was muss man vor einem Schullandheim von den Eltern abfragen?: Erfrage mindestens Kontaktdaten, Ernährungswünsche, medizinische Informationen, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen. Prüfe alle Angaben 7 Tage vor Beginn nochmals auf Aktualität.
Wann sollte man Zimmer und Gruppen einteilen?: Eine vorläufige Einteilung ist etwa 2 Wochen vorher sinnvoll. Die endgültige Zimmer- und Gruppeneinteilung sollte 5 Tage vor der Abfahrt gedruckt vorliegen.
Was packt man für ein Schullandheim am Vortag?: Sortiere Gepäck, Schlafmaterial und Küchenmaterial am Vortag und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Start. Drucke außerdem Programm und Campregeln aus und kontrolliere den Erste-Hilfe-Koffer.

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