Schullandheim organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schullandheimaufenthalt wird übersichtlich, wenn du die Organisation in feste Phasen teilst. Zuerst stehen Termin, Unterkunft und Transport fest, danach sammelst du Anmeldungen, medizinische Angaben und Einverständniserklärungen. In der letzten Woche prüfst du Programm, Wetter, Verpflegung, Gepäck und alle Materialien. Plane außerdem Zeit für Zimmeraufteilung, Anwesenheitslisten und einen klar eingerichteten Abfahrtsbereich ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Campdatum und Ort festlegen
2 Personen
Unterkunft reservieren
Transport für die Gruppe reservieren
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Medizinische Daten erfassen
2 Personen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Zimmeraufteilung erstellen
3 Personen
Programm zusammenstellen
4 Personen
Aktivitäten und Spiele auswählen
3 Personen
Mahlzeiten und Pausen planen
2 Personen
Bedarf erfassen
2 Personen
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Elternbrief mit Programm versenden
2 Personen
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
Gruppeneinteilung für Aktivitäten erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Gepäck und Materialien sammeln
4 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Anwesenheitslisten ausdrucken

Event

Abfahrtsbereich einrichten
3 Personen
Gepäck laden
4 Personen
Anwesenheit bei Abfahrt prüfen
3 Personen
Gruppe zur Unterkunft begleiten
5 Personen
Zimmer und Schlafplätze aufteilen
4 Personen
Hausregeln und Programm erklären
3 Personen
Gepäck in die Zimmer bringen
5 Personen
Nachmittagsaktivität begleiten
5 Personen
Abendessen vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendspiel begleiten
5 Personen
Abendsnacks verteilen
2 Personen
Abendrunde durch die Zimmer machen
3 Personen
Geschirr und Küche reinigen
3 Personen
Nachtwache einteilen
2 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
4 Personen
Morgenaktivität begleiten
5 Personen
Lunchpaket vorbereiten
4 Personen
Mittagessen austeilen
3 Personen
Nachmittagsaktivität begleiten
5 Personen
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Abendessen vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Abendprogramm betreuen
5 Personen
Abendhäppchen ausgeben
2 Personen
Zimmer kontrollieren
3 Personen
Frühstück und Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Letztes Frühstück servieren
4 Personen
Kontrolle des Gepäckeinpackens
4 Personen
Zimmer aufräumen
6 Personen
Letzte Spielrunde begleiten
5 Personen
Mittagessen servieren
4 Personen
Abschlussinspektion der Unterkunft durchführen
3 Personen
Gepäck und Material laden
5 Personen
Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen
3 Personen
Gruppe zum Startpunkt begleiten
5 Personen
Schüler an die Eltern übergeben
4 Personen

Nachbereitung

Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
Materialien ausladen
4 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Vergessene Dinge zurückbringen
2 Personen
Endabrechnung prüfen
Fotos mit den Eltern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 36
PicknickbänkeAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
SchälchenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 3

Beleuchtung

TaschenlampenAnz. 8
StirnlampenAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
KegelAnz. 24
SpringseileAnz. 6
Ballpumpe
SpielkartenAnz. 6
BrettspieleAnz. 6

Büro

KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 40
Gedruckte TeilnehmerlistenAnz. 8

Sicherheit

WarnwestenAnz. 6
PfeifenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Unterkunft möglichst 8 bis 12 Wochen vorher fest. Reserviere den Gruppentransport erst, wenn Teilnehmerzahl und Abfahrtsort ausreichend geklärt sind.
Fordere Anmeldungen, Ernährungswünsche, medizinische Daten und Notfallkontakte mit einem festen Rückgabetermin an: mindestens 4 Wochen vor der Abfahrt. So bleiben Rückfragen und Änderungen bearbeitbar.
Verschicke den Elternbrief mit Programm, Packhinweisen und Einverständniserklärungen spätestens 3 Wochen vorher. Prüfe jede Erklärung einzeln und führe eine separate Liste für fehlende Unterlagen.
Plane Mahlzeiten und Pausen passend zum Tagesprogramm. Berücksichtige gekühlte Lebensmittel, Mehrweggeschirr sowie Schneide- und Serviermaterial und lagere verderbliche Lebensmittel bis zur Abfahrt in Kühlboxen oder Kühlschränken.
Kontrolliere 2 bis 3 Tage vorher Wettervorhersage, Aktivitätsmaterial und Gepäck. Drucke Anwesenheitslisten aus, beschrifte Namensaufkleber und lege Taschenlampen, Powerbanks und wichtige Unterlagen griffbereit für die Abfahrt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schullandheim buchen?: Plane die Buchung der Unterkunft idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Aufenthalt. Bei beliebten Terminen oder größeren Gruppen solltest du zusätzlich frühzeitig den Transport reservieren.
Wann müssen Einverständniserklärungen für das Schullandheim vorliegen?: Setze die Rückgabefrist auf mindestens 3 Wochen vor der Abfahrt. Prüfe die Unterlagen spätestens 14 Tage vorher, damit fehlende Unterschriften noch nachgereicht werden können.
Was muss man beim Schullandheim für Essen und Getränke planen?: Plane Mahlzeiten, Pausen und Ernährungswünsche spätestens 2 bis 3 Wochen vorher. Gekühlte Lebensmittel gehören bis zur Abfahrt in geeignete Kühlboxen oder eine Kühlung; die genaue Menge richtest du nach der Teilnehmerzahl und der Aufenthaltsdauer.
Wann sollte man Gepäck und Materialien für das Schullandheim sammeln?: Sammle Gepäck, Sportmaterial, Spiele, Bürobedarf und technische Ausstattung 2 bis 3 Tage vor der Abfahrt. Eine letzte Vollständigkeitskontrolle am Vortag verhindert, dass etwa Ballpumpe, Verlängerungskabel, Taschenlampen oder Anwesenheitslisten fehlen.

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