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Radsport-Clinic organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Radsport-Clinic steht und fällt mit einer klaren Strecke, genügend Betreuung und einem sauberen Sicherheitscheck vor dem Start. Plane zuerst Datum, Programm, Ort und Route und verschicke danach die Einladungen. Spätestens eine Woche vorher brauchst du die Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Fahrrad- und Helmcheck, Übungsparcours, Verpflegung und Ersatzmaterial ohne Verzögerung bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort und Route reservieren

    2 Personen

  • Betreuer und Instruktoren festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Wettervorhersage prüfen

  • Route und Verkehrspunkte überprüfen

    2 Personen

  • Fahrräder und Helme kontrollieren

    2 Personen

  • Werkzeug und Pumpen testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Fahrradparkplatz einrichten

    2 Personen

  • Übungsparcours ausstecken

    3 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Sicherheitsmaterialien anbringen

    2 Personen

Event

  • Empfang und Registrierung übernehmen

    3 Personen

  • Begrüffungsbriefing geben

    2 Personen

  • Fahrrad- und Helmcheck durchführen

    3 Personen

  • Technik-Clinic begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Gruppenfahrt begleiten

    5 Personen

  • Fahrräder abstellen und prüfen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Abschlussbriefing geben

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fahrräder und Material sammeln

    3 Personen

  • Zelte, Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Gelände aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • FahrradständerAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6

Sportmaterial

  • ErsatzfahrräderAnz. 4
  • FahrradhelmeAnz. 45
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ReparaturständerAnz. 2
  • MultitoolsAnz. 5
  • ReifenheberAnz. 10
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • FahrradpioniereAnz. 40
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • AbsperrbänderAnz. 4
  • RettungsdeckenAnz. 10
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 6
  • MegafoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 4
  • StifteAnz. 12
  • NamensaufkleberAnz. 60

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Route mindestens 14 Tage vorher fest und prüfe sie kurz vor der Clinic erneut auf Baustellen, Verkehrspunkte und gefährliche Abschnitte.
  • Plane pro Betreuer eine überschaubare Gruppe und teile die Zuständigkeiten spätestens 7 Tage vor dem Termin ein. So ist beim Empfang klar, wer Registrierung, Briefing und Streckenbegleitung übernimmt.
  • Sammle Notfallkontakte und Ernährungswünsche bis 5 Tage vor der Clinic. Halte die aktualisierte Teilnehmerliste am Anmeldetisch bereit, statt Änderungen erst beim Start zu suchen.
  • Kontrolliere Fahrräder, Helme, Pumpen und Werkzeug am Vortag. Teste auch Ersatzfahrräder, Multitools, Reifenheber und Ersatzschläuche, damit ein Defekt nicht die erste Übung unterbricht.
  • Richte Fahrradparkplatz, Übungsparcours und Sicherheitsabsperrungen mindestens 60 Minuten vor dem Empfang ein. Getränke sollten zu diesem Zeitpunkt gekühlt und Snacks vorbereitet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Radsport-Clinic planen?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Route. Die Teilnehmerdaten, Notfallkontakte und Ernährungswünsche sollten spätestens 5 Tage vor dem Termin vollständig sein.
Wie viele Betreuer braucht eine Radsport-Clinic?
Plane die Betreuung nach Gruppengröße und Streckenabschnitten, nicht erst am Veranstaltungstag. Teile die Instruktoren mindestens 7 Tage vorher festen Gruppen und Aufgaben zu, damit Empfang, Briefing und Strecke abgedeckt sind.
Wann sollte der Fahrrad- und Helmcheck stattfinden?
Der Materialcheck gehört vor die erste Übung und beginnt direkt nach der Registrierung. Prüfe Fahrräder, Helme und Ersatzmaterial zusätzlich am Vortag, damit fehlende oder defekte Ausrüstung noch ersetzt werden kann.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Radsport-Clinic?
Rechne mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Partyzelte, Fahrradständer, Anmeldetisch, Parcours und Absperrungen ein. Bei einer unbekannten Strecke oder zusätzlicher Technik solltest du 30 Minuten Reserve einplanen.

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