Wielerclinic organiseren: een complete checklist
Een wielerclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen en een route regelen. Je moet deelnemersgegevens, begeleiders, verkeerspunten en veiligheidsmateriaal op tijd vastleggen. Plan daarnaast ruimte voor fiets- en helmchecks, een korte briefing en reparaties onderweg. Met deze checklist werk je van programma en aanmeldingen naar een soepel ingerichte startlocatie en een veilige clinic.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en route reserveren
2 personen
Begeleiders en instructeurs vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Weersverwachting controleren
Route en verkeerspunten controleren
2 personen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Gereedschap en pompen testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Fietsparkeerplek inrichten
2 personen
Oefenparcours uitzetten
3 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidsmaterialen plaatsen
2 personen
Event
Ontvangst en registratie verzorgen
3 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Fiets- en helmcheck uitvoeren
3 personen
Techniekclinic begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Groepsrit begeleiden
5 personen
Fietsen stallen en controleren
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Afsluitende briefing geven
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Fietsen en materialen verzamelen
3 personen
Tenten, tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Fietsrekkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Waterkannenaantal 6
Sportmateriaal
- Reservefietsenaantal 4
- Fietshelmenaantal 45
- Fietspompenaantal 4
- Reparatiestandaardsaantal 2
- Multitoolsaantal 5
- Bandenlichtersaantal 10
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Fietspionnenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 30
- Markeerlintenaantal 4
- Reddingsdekensaantal 10
- EHBO-koffersaantal 2
Apparatuur
- Portofoonsaantal 6
- Megafonenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Routebordjesaantal 12
- Informatiebordenaantal 4
- Stiftenaantal 12
- Naamstickersaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma, route en begeleiders uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Controleer daarna opnieuw alle verkeerspunten, zodat wegwerkzaamheden of gewijzigde doorgangen niet pas op de clinicdag opvallen.
- Verzamel bij de aanmelding niet alleen namen, maar ook noodcontacten en dieetwensen. Werk de deelnemerslijst tot 48 uur vooraf bij en neem een geprinte versie mee naar de inschrijftafel.
- Test fietsen, helmen, fietspompen en reparatiemateriaal minstens 3 dagen vooraf. Zorg voor reservefietsen, reservebinnenbanden, multitools en bandenlichters; een kleine defecte band mag de groep niet ophouden.
- Zet oefenparcours en fietsparkeerplek vóór de ontvangst klaar. Plaats verkeerskegels, markeerlinten en fietspionnen zo dat deelnemers direct zien waar ze wachten, oefenen en vertrekken.
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal wanneer je partytenten, extra drinkwater of een aangepast programma nodig hebt. Leg EHBO-koffers, reddingsdekens en portofoons klaar op vaste plekken en wijs aan wie ze meeneemt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een wielerclinic organiseren?
- Leg locatie, route en begeleiders bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de clinic, zodat je deelnemers, noodcontacten en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
- Wat moet ik meenemen naar een wielerclinic?
- Reken naast fietsen en helmen op minimaal één fietspomp, reparatiestandaard, multitool, bandenlichters en reservebinnenbanden per begeleidersteam. Neem ook EHBO-koffers, reddingsdekens, verkeerskegels, markeerlinten en voldoende drinkbekers mee.
- Wanneer controleer ik de route van een wielerclinic?
- Controleer de route en verkeerspunten bij het vastleggen van het programma en opnieuw 48 uur vooraf. Zo kun je nog een omleiding of onveilige passage aanpassen voordat deelnemers arriveren.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de start van een wielerclinic?
- Plan minimaal 60 minuten voor het opbouwen van de inschrijftafel, fietsrekken, oefenparcours en veiligheidsmaterialen. Begin de ontvangst daarna 30 minuten voor vertrek, zodat registratie en fiets- en helmchecks niet door elkaar lopen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!