Pilgerfahrt organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pilgerfahrt braucht mehr Vorbereitung als nur eine festgelegte Strecke. Kläre zuerst Datum, Route, Zielort und Gebetsmomente, bevor du Anmeldungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Ruhepunkte, Begleitpersonen, Verpflegung und die Ausgabe von Informationen. Plane außerdem Zeit für Namensaufkleber, Wegweiser, Gebetshefte und einen Techniktest ein – diese Kleinigkeiten fehlen am Veranstaltungstag besonders oft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Zielort und Gebetsmoment bestätigen
2 Personen
Strecke und Ruhepunkte kontrollieren
3 Personen
Erforderliche Genehmigung beantragen
Ort für die Abfahrt reservieren
Ruheort und Zielort reservieren
Fahrzeug für Material organisieren
Prediger und Begleitpersonen festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Medizinische Hinweise sammeln
Teilnehmerliste finalisieren
2 Personen
Wegbeschreibung erstellen
2 Personen
Programm und Gebete ausarbeiten
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Wegweiser ausdrucken
2 Personen
Gebetshefte drucken
2 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Batterien und Geräte testen
2 Personen
Route im Voraus ausschildern
3 Personen
Startpunkt vorbereiten
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Streckenkarten bereitlegen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Sicherheitsanweisungen geben
Eröffnungsgebet begleiten
2 Personen
Pilger begleiten
6 Personen
Ruhebereich aufbauen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Ruhebereich aufräumen
3 Personen
Gebetsmoment leiten
2 Personen
Ankunft begleiten
6 Personen
Warme Mahlzeit ausgeben
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Abfall einsammeln
4 Personen
Eucharistiefeier begleiten
3 Personen
Kerzenmoment begleiten
3 Personen
Schlussgebet gestalten
2 Personen
Teilnehmer sicher abreisen lassen
4 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Materialien reinigen und trocknen
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 90
Anmeldetisch
TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

Tragbares Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

Prozesskreuz
KirchenfahnenAnz. 4
KerzenhalterAnz. 12
LED-KerzenAnz. 12
TischdekorationAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Aluminium-WarmhaltebehälterAnz. 12
LagerboxenAnz. 12

Routenmaterial

RoutenpläneAnz. 100
WarnwestenAnz. 12
WegweiserAnz. 40
AbsperrbandAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
RucksäckeAnz. 8
RegenschirmeAnz. 8

Verwaltung

RegistrierungsformulareAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 100
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
GebetshefteAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 10
HanddesinfektionsgelAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Zielort und Ruhepunkte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke anschließend zu Fuß oder mit dem Fahrzeug und notiere Ausweichmöglichkeiten.
Beantrage erforderliche Genehmigungen nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Rechne für Rückfragen und Änderungen mindestens 3 Wochen zusätzliche Vorlaufzeit ein.
Schließe die Teilnehmerliste 7 bis 10 Tage vor der Pilgerfahrt. Erfasse dabei Ernährungswünsche und medizinische Hinweise, damit Verpflegung und Begleitung planbar bleiben.
Bereite Wegweiser, Gebetshefte und Namensaufkleber spätestens 3 Tage vorher vor. Drucke einige zusätzliche Exemplare ein, weil Nachmeldungen und beschädigte Unterlagen häufig erst am Treffpunkt auffallen.
Teste Soundsystem, Funkmikrofone, Powerbanks und LED-Laternen am Vortag. Lade alle Geräte vollständig und packe Verlängerungskabel, Taschenlampen und Ersatzbatterien gemeinsam in eine gekennzeichnete Lagerbox.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pilgerfahrt organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Route, Zielort und Genehmigungen. Für größere Gruppen oder mehrere Ruhepunkte sind 10 bis 12 Wochen sinnvoll.
Wann muss die Teilnehmerliste für eine Pilgerfahrt fertig sein?: Schließe die Liste 7 bis 10 Tage vor dem Start. Bis dahin solltest du auch Ernährungswünsche, medizinische Hinweise und die Anzahl der benötigten Gebetshefte kennen.
Was muss man für die Verpflegung einer Pilgerfahrt vorbereiten?: Plane Kühlboxen, Thermoskannen, Wasserkannen, Becher, Teller und Besteck mindestens 2 Tage vorher. Kaufe verderbliche Lebensmittel am Vortag und fülle die Kühlboxen erst kurz vor der Abfahrt.
Wann sollte man Technik und Wegweiser prüfen?: Teste Soundsystem, Mikrofone, Powerbanks und Beleuchtung am Vortag. Drucke und kontrolliere die Wegweiser sowie Gebetshefte spätestens 3 Tage vor der Pilgerfahrt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.