Outdoor-Wochenende organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Outdoor-Wochenende steht und fällt mit guter Vorbereitung: Schlafplätze, Verpflegung, Anreise und Aktivitäten müssen zusammenpassen. Plane das Gelände und Reservierungen zuerst, verschicke danach klare Informationen und teile die Teilnehmenden sinnvoll auf. In den letzten Tagen geht es vor allem um Wetter, Einkäufe, Kühlung und das Beladen der Autos. Diese Checkliste führt dich durch die 62 Aufgaben und 47 benötigten Gegenstände, damit am Abfahrtstag nichts Wesentliches fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Campinggelände festlegen
Aktivitäten reservieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
Transport inventarisieren
Teilnehmeraufteilung erstellen
2 Personen
Programm finalisieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Route und Parkplatz teilen
Teilnehmerinformationen versenden
Campingaufteilung versenden
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufsliste abschließen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Mahlzeiten vorbereiten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Autos beladen
4 Personen
Abfahrtsdaten prüfen

Event

Location anmelden
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Zelte aufbauen
8 Personen
Schlafplätze einrichten
6 Personen
Partyzelt aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Kochbereich einrichten
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks zum Aperitif bereitstellen
3 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Lagerfeuer vorbereiten
2 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Morgenaktivität begleiten
4 Personen
Lunchpakete verteilen
3 Personen
Mittagsort sauber hinterlassen
3 Personen
Nachmittagsaktivität begleiten
4 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

Zelte abbauen
8 Personen
Schlafmaterial zusammenstellen
5 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Küche aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Materialien einladen
5 Personen
Gelände übergeben
2 Personen
Materialien ausladen
4 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
Materialien sauber und trocken lagern
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 36
BiertischeAnz. 4

Campingausrüstung

Zelte für vier PersonenAnz. 8
LuftmatratzenAnz. 32
SchlafsäckeAnz. 32
KissenAnz. 32
BodenplanenAnz. 8
HeringeAnz. 80
HammerAnz. 4
PicknickdeckeAnz. 6

Küche

GasbrennerAnz. 3
GasflaschenAnz. 4
KochtöpfeAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
ZangenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
TassenAnz. 40

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
Volleyballnetz
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 4
Tauziehseil
KegelAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LaternenAnz. 6
StirnlampenAnz. 12

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 2
PfeifenAnz. 6

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
SpülwannenAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
HandfegerAnz. 3
MülleimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Gelände und Aktivitäten mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Reservierungen, Anmeldung des Geländes und die Parkplatzsituation lassen sich kurzfristig oft nicht mehr zuverlässig klären.
Fordere Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens 2 Wochen vor der Abfahrt an. So kannst du Teilnehmeraufteilung, Mahlzeiten und Transport mit belastbaren Zahlen planen.
Verschicke Programm, Route, Parkplatz, Abfahrtsdaten und Campingaufteilung 5 bis 7 Tage vorher. Bitte alle Teilnehmenden, Änderungen innerhalb von 48 Stunden zu melden.
Prüfe Bestand und Einkaufsliste 3 Tage vor dem Start. Kontrolliere besonders Zelte für vier Personen, Bodenplanen, Heringe, Hammer, Schlafsäcke sowie Gasbrenner und Gasflaschen.
Bereite Mahlzeiten möglichst am Vortag vor und fülle die Kühlboxen erst kurz vor der Abfahrt. Lade Autos nach einer festen Liste und prüfe am Abfahrtstag noch einmal Uhrzeit, Wetter und vollständige Materialien.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Outdoor-Wochenende planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Gelände, Reservierungen und Einladungen. Spätestens 2 Wochen vor der Abfahrt sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Transportdaten vorliegen.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Sende Route, Parkplatz, Programm und Abfahrtsdaten 5 bis 7 Tage vor dem Wochenende. Die Campingaufteilung sollte spätestens dann ebenfalls verschickt werden, damit alle ihr Zelt und ihren Schlafplatz kennen.
Wie viel Verpflegung brauche ich für ein Outdoor-Wochenende?: Plane jede Mahlzeit anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und der erfassten Ernährungswünsche. Kaufe haltbare Waren 2 bis 3 Tage vorher, lagere Kühlware gekühlt und fülle die Kühlboxen unmittelbar vor der Abfahrt.
Was muss am Abfahrtstag kontrolliert werden?: Prüfe vor dem Beladen Wettervorhersage, Abfahrtszeiten, Route und Parkplatzinformationen. Danach kontrollierst du Materialien, Kühlboxen, Zelte, Kochausrüstung und die vollständige Verteilung auf die Autos.

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