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Open-Water-Schwimmtour organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Open-Water-Schwimmtour müssen Strecke, Sicherheit und Teilnehmerverwaltung früh zusammenpassen. Kläre zuerst Schwimmort, Streckenführung und nötige Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Startgruppen und Teilnehmerinformationen feststehen. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Ablauf für Ausgabe, Start, Zieleinlauf, Verpflegung und Notfälle. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und den Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Schwimmort reservieren

  • Schwimmstrecke festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Sicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Sicherheitsmittel reservieren

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Startgruppen einteilen

    2 Personen

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Routenkarte verteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Startnummern vorbereiten

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Zielbereich einrichten

    3 Personen

  • Start- und Ziellinienbojen platzieren

    3 Personen

  • Streckenbojen auslegen

    4 Personen

  • Rettungsboote positionieren

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Umkleide einrichten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Schwimmkappen verteilen

    2 Personen

  • Gepäck annehmen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Teilnehmerbriefing geben

    2 Personen

  • Startgruppen zusammenstellen

    3 Personen

  • Schwimmausflug starten

    3 Personen

  • Routeposten besetzen

    4 Personen

  • Sicherheitsboote begleiten

    6 Personen

  • Teilnehmende zählen

    2 Personen

  • Zielerfassung führen

    3 Personen

  • Finisher-Medaillen verteilen

    2 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Ergebnisse verarbeiten

    2 Personen

  • Ergebnisse bekanntgeben

    2 Personen

  • Warme Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Bojen aus dem Wasser holen

    4 Personen

  • Sicherheitsboote zurückbringen

    4 Personen

  • Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmerfotos teilen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • SchälchenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • Digitale ThermometerAnz. 2
  • MobiltelefonAnz. 2

Sportmaterial

  • Start- und ZiellinienbojenAnz. 4
  • StreckenbojenAnz. 12
  • SchwimmkappenAnz. 120
  • FinishermedaillenAnz. 120
  • StartnummernbänderAnz. 120
  • StoppuhrenAnz. 6
  • ZählrahmenAnz. 3
  • RettungsringeAnz. 8
  • RettungsleinenAnz. 4
  • PaddelAnz. 8
  • Aufblasbare KajaksAnz. 4
  • Wasserdichte TaschenAnz. 8
  • Wasserdichte FunkgeräteAnz. 8
  • Thermische DeckenAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • WegweiserAnz. 14
  • WegweiserAnz. 10
  • Start-Ziel-Banner
  • AbsperrbandAnz. 6
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • BodenankerAnz. 30

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 30
  • KanisterAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • HandfegerAnz. 3
  • MülleimerAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Schwimmort und Strecke mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Wasserzugang, Ein- und Ausstieg, Bojenpositionen sowie mögliche Sperrungen oder Genehmigungen.
  • Erstelle den Sicherheitsplan spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Weise Rettungsmittel, Rettungsleinen, Paddel und aufblasbare Kajaks konkreten Personen und Streckenabschnitten zu.
  • Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor der Tour. Erfasse Ernährungswünsche, bestätige die Teilnehmer und teile Startgruppen, Startnummern und Routenkarte rechtzeitig mit.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und erneut am Veranstaltungsmorgen. Lege vorher fest, ab welcher Wetter- oder Wasserlage die Strecke geändert oder der Start verschoben wird.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Vorlauf. Stelle Zelte, Tische, Stühle, Garderoben- und Aufbewahrungsmöglichkeiten auf, fülle die Kühlboxen und überprüfe Start- und Ziellinien, Zählrahmen und Stoppuhren.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Open-Water-Schwimmtour anmelden?
Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Beende die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit du Startgruppen, Startnummern und Verpflegung planen kannst.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Open-Water-Schwimmtour?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Sicherheit und zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Zählung und Verpflegung ein. Bei mehreren Streckenabschnitten sollte jeder Abschnitt eine klar zugewiesene Aufsicht haben.
Wann muss ich die Schwimmstrecke festlegen?
Lege die Strecke 6 bis 8 Wochen vor dem Termin fest und prüfe sie kurz vor der Veranstaltung erneut. Änderungen an Bojen, Ein- und Ausstieg oder Sicherheitsplanung solltest du spätestens eine Woche vorher kommunizieren.
Was muss ich am Veranstaltungstag zuerst aufbauen?
Beginne etwa 2 Stunden vor dem Start mit Sicherheits- und Streckenausstattung, danach folgen Zelte, Tische, Stühle, Anmeldung und Verpflegung. Prüfe vor der ersten Startgruppe alle Bojen, Rettungsmittel, Startnummern und Zeitmessung.

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