Checklist para organizar una travesía de natación en aguas abiertas

Una travesía de natación en aguas abiertas necesita más que una ruta y una lista de participantes. Hay que cerrar los permisos, definir cómo se controlará la seguridad en el agua y preparar la salida por grupos. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del lugar hasta el montaje de carpas, mesas, dorsales, boyas, kayaks y catering. Úsala como guía de organización y como control final antes de recibir a los nadadores.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar lugar para nadar
Fijar la ruta de natación
2 personas
Comprobar permisos
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Reservar material de seguridad
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Distribuir el mapa de la ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
2 personas
Confirmar las reservas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la zona de meta
3 personas
Colocar las boyas de salida y meta
3 personas
Colocar boyas de ruta
4 personas
Colocar las embarcaciones de seguridad
4 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir el registro de participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Repartir gorros de natación
2 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Establecer los grupos de salida
3 personas
Dar inicio al recorrido de natación
3 personas
Atender el puesto de ruta
4 personas
Coordinar las embarcaciones de seguridad
6 personas
Contar participantes
2 personas
Llevar el registro de llegada a meta
3 personas
Entregar medallas de finalista
2 personas
Repartir agua y fruta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Procesar los resultados
2 personas
Anunciar los resultados
2 personas
Servir la comida caliente
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Sacar las boyas del agua
4 personas
Devolver las embarcaciones de seguridad
4 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Publicar los resultados
Registrar objetos perdidos
Compartir fotos de los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Termómetros digitalescant. 2
Teléfono móvilcant. 2

Material deportivo

Boyas de salida y llegadacant. 4
Boyas de rutacant. 12
Gorros de natacióncant. 120
Medallas de finishercant. 120
Brazaletes con número de salidacant. 120
Cronómetroscant. 6
Marcos de conteocant. 3
Boyas de rescatecant. 8
Líneas de rescatecant. 4
Remeroscant. 8
Kayaks hinchablescant. 4
Bolsas impermeablescant. 8
Walkie-talkies impermeablescant. 8
Mantas térmicascant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Decoración

Señales de rutacant. 14
Carteles direccionalescant. 10
Banner de salida y meta
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Estacas de suelocant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Termoscant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Bidonescant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Escobas de manocant. 3
Papelelerascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y los permisos con varias semanas de margen. Comprueba también los puntos de salida y llegada, los accesos para el equipo de apoyo y dónde se colocarán las boyas de ruta.
Define el plan de seguridad antes de abrir las inscripciones. Asigna responsables para las boyas de rescate, las líneas de rescate, los kayaks hinchables y los remeros, y establece cómo se detendrá la prueba si cambia el tiempo.
Envía a cada participante la ruta, el horario, el grupo de salida y las instrucciones de seguridad al menos 3 días antes. Confirmar estos datos tarde provoca cambios en dorsales, cronómetros y marcos de conteo.
Prepara el material deportivo por zonas: salida, recorrido, llegada y control. Deja juntos los gorros de natación, los brazaletes con número de salida, las bolsas impermeables y las medallas para no buscarlos durante el montaje.
Haz la compra y prepara el catering después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Llena las neveras portátiles el mismo día y monta con antelación las mesas, sillas, carpas, máquinas de café y bandejas para mantener caliente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una travesía de natación en aguas abiertas?: Empieza al menos 6-8 semanas antes para reservar el lugar, fijar la ruta y comprobar los permisos. Abre las inscripciones cuando el plan de seguridad y la información básica del recorrido estén definidos.
¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?: Envía la ruta, las instrucciones, el horario y el grupo de salida al menos 3 días antes. Manda una última actualización el día anterior si el pronóstico del tiempo o las condiciones del agua han cambiado.
¿Qué material de seguridad necesita una travesía de natación?: Como mínimo, prepara boyas de rescate, líneas de rescate, boyas de ruta y de salida y llegada, además de kayaks hinchables o embarcaciones de apoyo con remeros. Revisa todo el material 24 horas antes y vuelve a inspeccionarlo al llegar al lugar.
¿Cuándo se preparan los dorsales y los grupos de salida?: Divide los grupos de salida y asigna los dorsales después de confirmar las inscripciones, normalmente entre 3 y 7 días antes. Ten una pequeña reserva de números y prepara los brazaletes por grupo para agilizar la entrega.

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