Oldtimer-Wohnmobiltreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Parkplatzaufteilung fest, sobald die ersten Anmeldungen vorliegen. Plane Stellflächen nach Fahrzeuggröße und halte die gesammelten Kennzeichen für Einfahrt und Registrierung bereit.
• Schließe die Anmeldung nicht mit einer groben Personenzahl ab. Erfasse Ernährungswünsche und berechne Catering, Teller, Becher und Besteck nach bestätigten Teilnehmern plus einer kleinen Reserve.
• Prüfe Reservierungen und die Wegbeschreibung mindestens 7 Tage vorher. Eine ausgeschilderte Einfahrt und markierte Parkplätze verhindern, dass Wohnmobile auf dem Gelände rangieren oder sich vor dem Eingang stauen.
• Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel vor dem Transport. Für den Frühstücks- und Kaffeebetrieb solltest du außerdem Thermoskannen, Kühlboxen und Eiswürfel am Vortag bereitstellen.
• Aktualisiere Programm und Teilnehmerliste nach dem letzten Anmeldestand und drucke beides spätestens am Vortag. Kontrolliere das Gelände am Veranstaltungstag erneut, bevor Registrierungstisch, Buffet und Beschilderung aufgebaut werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Oldtimer-Wohnmobiltreffen organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Treffen mit Datum, Gelände und Teilnahmebedingungen. Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Stellplätze, Verpflegung und Reservierungen mit belastbaren Zahlen planen kannst.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Oldtimer-Wohnmobiltreffen?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser und alkoholfreie Getränke sollten den ganzen Tag verfügbar sein; kühle sie spätestens am Vorabend.

Wann muss die Teilnehmerliste für das Wohnmobiltreffen fertig sein?

Arbeite mit einem letzten verbindlichen Meldetermin etwa 7 Tage vor dem Treffen. Aktualisiere danach Kennzeichen, Ernährungswünsche, Stellplatzaufteilung und Cateringmengen noch einmal und drucke die Unterlagen am Vortag.

Was muss am Veranstaltungstag vor der Ankunft der Wohnmobile bereitstehen?

Kontrolliere mindestens 2 Stunden vor der erwarteten Ankunft das Gelände, markiere die Parkplätze und beschrifte die Einfahrt. Registrierungstisch, Namensschilder, Programm, Sitzmöbel, Buffet und getestete Stromversorgung sollten dann bereits einsatzbereit sein.

Ähnliche Pläne

• Checkliste für eine interreligiöse Feier
• Was du für eine interreligiöse Feier brauchst
• Eine interreligiöse Feier Schritt für Schritt organisieren
• Kinderdisco organisieren: die vollständige Checkliste