Musikworkshop organisieren: die Checkliste für deine Planung
Ein Musikworkshop braucht mehr als Instrumente und einen freien Raum. Du musst Teilnehmende einteilen, Arbeitsmaterial vorbereiten, Technik testen und das Catering passend zur Gruppengröße planen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Raum, Workshopleitung und Programm; die letzten Tage gehören den Anmeldungen, Einkäufen und dem Packen. Am Veranstaltungstag sollte der Aufbau mindestens zwei Stunden vor Beginn starten, damit Soundcheck und Registrierung nicht unter Zeitdruck geraten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Workshopprogramm erstellen
2 Personen
Workshopleiter festlegen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste führen
Gruppen einteilen
2 Personen
Musikmaterial auswählen
2 Personen
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
Namensschilder erstellen
Cateringmengen berechnen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Snacks vorbereiten
2 Personen
Materialien einpacken
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Workshopräume einrichten
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musikinstrumente bereitstellen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
Soundcheck durchführen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Workshop begrüßen
2 Personen
Musikalische Einführung geben
2 Personen
Erste Workshoprunde begleiten
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Die zweite Workshop-Runde begleiten
4 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Open-Air-Musikbühne betreuen
3 Personen
Gemeinsamen Abschluss gestalten
2 Personen
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste aufräumen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 35
- TischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- KeyboardAnz. 2
- AkustikgitarrenAnz. 6
- PerkussionsinstrumenteAnz. 12
- MikrofoneAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 4
- NotenständerAnz. 12
- InstrumentenkabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- SchalldämmplattenAnz. 6
- MetronomeAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- KaraffenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 35
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- SuppenschalenAnz. 35
Dekoration
- NamensschilderAnz. 35
- TischdeckenAnz. 6
- WhiteboardAnz. 2
- Flipchart
- WegweiserAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 2
- BodenwischerAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Raum früh und prüfe vorab, ob genügend Platz für Stühle, Tische, Instrumente und getrennte Workshopbereiche vorhanden ist. Plane zusätzlich Zeit für das Öffnen und den vollständigen Aufbau ein.
- Verschicke die Einladungen nicht erst mit dem fertigen Programm. Frage bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche ab und führe eine aktuelle Teilnehmerliste, damit Gruppen, Namensschilder und Cateringmengen zusammenpassen.
- Teste Keyboard, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Verlängerungen spätestens am Vortag. Ein Soundcheck am Veranstaltungstag sollte trotzdem eingeplant werden, idealerweise mindestens 60 Minuten vor dem Start.
- Packe Musikmaterial, Arbeitsblätter, Namensschilder und Instrumente nach Räumen oder Gruppen getrennt ein. So gehen beim Aufbau weniger Dinge verloren und die erste Einheit beginnt pünktlicher.
- Berechne Getränke und Snacks anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und stelle gekühlte Getränke, Kaffee und Wasser rechtzeitig bereit. Das Buffet sollte vor der Registrierung aufgebaut sein, nicht erst während der ersten Workshoprunde.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Musikworkshop organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung, der Workshopleitung und dem Programm. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Anmeldungen und Materialbedarf weitgehend geklärt sein.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Musikworkshops?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Instrumente, Tontechnik, Workshopräume und Registrierung ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn starten, damit Fehler noch behoben werden können.
- Wann sollte ich die Teilnehmer für den Musikworkshop einteilen?
- Teile die Gruppen 3 bis 5 Tage vor dem Workshop ein, sobald die Anmeldungen und Vorkenntnisse feststehen. Bereite die Namensschilder und Teilnehmerlisten danach direkt vor, statt sie erst am Veranstaltungstag zu erstellen.
- Wie viel Catering brauche ich für einen Musikworkshop?
- Rechne pro Person für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken und plane zusätzlich Wasser für alle Teilnehmenden ein. Snacks und Geschirr solltest du nach der bestätigten Teilnehmerzahl kalkulieren und spätestens am Vortag einkaufen.
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