Mountainbike-Tour organisieren: von der Route bis zum Ziel

Eine Mountainbike-Tour steht und fällt mit einer belastbaren Route und klaren Zuständigkeiten. Lege zuerst Datum, Strecke und Startort fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material sammelst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Anmeldung und die Sicherheitsplanung. In den letzten Tagen prüfst du Strecke und Wetter erneut und bereitest Startbereich, Wegweisung, Verpflegung und Reparaturmaterial so vor, dass die Gruppe ohne lange Wartezeiten losfahren kann.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Startort reservieren
3
Routen-Genehmigungen beantragen
4
Versicherung prüfen
5
Route digital ausarbeiten
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Teilnehmerliste abschließen
2 Personen
11
Startinformationen versenden
12
Wettervorhersage prüfen
13
Route vorab erkunden
3 Personen
14
Route auf Hindernisse prüfen
3 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Fahrräder und Material sammeln
2 Personen
17
Batterien aufladen
18
Routenkarten ausdrucken
19
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen

Event

20
Fahrräder technisch prüfen
3 Personen
21
Richtungspfeile sortieren
2 Personen
22
Ruheposten einrichten
3 Personen
23
Start- und Zielzone aufbauen
5 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
25
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Grill vorbereiten
3 Personen
28
Route markieren
4 Personen
29
Freiwillige einweisen
2 Personen
30
Teilnehmende empfangen
3 Personen
31
Teilnehmer einchecken
3 Personen
32
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
33
Gruppen einteilen
2 Personen
34
Gruppen starten lassen
3 Personen
35
Ruheposten besetzen
3 Personen
36
Routeposten besetzen
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Pannenhilfe anbieten
2 Personen
39
Letzte Teilnehmende begleiten
2 Personen
40
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
41
Zielgetränk ausgeben
2 Personen
42
Grill anzünden
2 Personen
43
Barbecuegerichte zubereiten
4 Personen
44
Buffet auffüllen
2 Personen
45
Essen und Getränke servieren
3 Personen

Nachbereitung

46
Wegweiser entfernen
4 Personen
47
Gelände aufräumen
5 Personen
48
Geschirr abwaschen
3 Personen
49
Abfall sammeln
2 Personen
50
Grill reinigen
2 Personen
51
Material inventarisieren
2 Personen
52
Ort sauber übergeben
3 Personen
53
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
54
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

MountainbikesAnz. 4
HelmeAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
WegweiserAnz. 80
AbsperrbandAnz. 4
FahrradständerAnz. 6
FahrradpumpenAnz. 4
ReifenheberAnz. 8
ErsatzschläucheAnz. 12
Fahrrad-MultitoolsAnz. 4
KettenölAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
RoutenpläneAnz. 50
StartnummernAnz. 50
ArmbänderAnz. 50

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 6

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HandyladegeräteAnz. 6
Bluetooth-Lautsprecher

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Küche

GrillfestAnz. 2
GrillzubehörAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
KühltaschenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
BestecksetsAnz. 60
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

SpülwanneAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route und Startort. Prüfe sofort, ob Genehmigungen für Wege oder den Startbereich nötig sind, denn diese Rückmeldungen können mehrere Wochen dauern.
Schließe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor der Tour. Erfasse dabei Ernährungswünsche, Notfallkontakte und die Erfahrung der Teilnehmenden; diese Angaben brauchst du für Verpflegung und Gruppeneinteilung.
Erkunde die Route 1 bis 2 Wochen vorher mit dem Fahrrad und prüfe sie zusätzlich 2 bis 3 Tage vor dem Start auf Baustellen, umgestürzte Bäume oder schwierige Hindernisse. Drucke pro Gruppe mindestens einen Routenplan aus und speichere die Strecke digital.
Plane für technische Pannen mindestens eine Reparaturausrüstung pro Gruppe ein: Fahrradpumpe, Reifenheber, Ersatzschläuche, Multitool und Kettenöl. Lade Walkie-Talkies und Mobiltelefone am Vorabend vollständig auf und verteile die Geräte an feste Verantwortliche.
Baue Start- und Zielzone mindestens 90 Minuten vor dem Start auf. Richte Anmeldung, Fahrradständer, Absperrband, Wegweiser und Ruheposten ein; rechne bei 30 Teilnehmenden mit mindestens 3 Helfenden für Ausgabe, Orientierung und Erste Hilfe.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Mountainbike-Tour organisieren?: Für eine private Tour reichen meist 4 Wochen, bei reservierten Startorten oder erforderlichen Genehmigungen solltest du 6 bis 8 Wochen einplanen. Die Route sollte spätestens 2 Wochen vorher feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Mountainbike-Tour?: Plane bei bis zu 20 Teilnehmenden mindestens 2 Helfende ein, bei 30 Personen besser 3 bis 4. Eine Person übernimmt die Anmeldung, eine die Strecken- und Schlusskontrolle; bei größeren Gruppen kommt eine zusätzliche Sicherheits- oder Ruhepostenbesetzung hinzu.
Was muss man am Tag vor der Mountainbike-Tour prüfen?: Prüfe die Wettervorhersage, die aktuelle Strecke und die Teilnehmerliste am Vorabend. Lade Batterien und Kommunikationsgeräte auf, kontrolliere die Fahrräder und sortiere Startnummern, Armbänder, Routenpläne und Wegweiser nach Einsatzort.
Wie viel Reparaturmaterial braucht man für eine Mountainbike-Tour?: Für jede Gruppe solltest du mindestens eine Pumpe, zwei Ersatzschläuche, Reifenheber und ein Fahrrad-Multitool mitnehmen. Bei mehr als 20 Teilnehmenden ist eine zweite vollständige Reparaturausrüstung sinnvoll, damit eine Panne nicht die gesamte Tour stoppt.

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