Mitarbeiterwochenende organisieren: der praktische Ablauf
Ein Mitarbeiterwochenende steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Termin, Ort und Programm fest, danach organisierst du Anmeldungen, Zimmer und Anreise. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin müssen Ernährungswünsche, Aktivitäten und Mahlzeiten verbindlich sein. Am Vortag prüfst du Einkauf, Material und Technik. Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Raumkontrolle, Aufbau und einen Funktionstest von Musik und Beleuchtung ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Teilnehmerliste erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Zimmer und Betten einteilen
2 Personen
- 8
Transport- und Parkinformationen teilen
- 9
Aktivitäten reservieren
- 10
Mahlzeiten und Einkäufe planen
2 Personen
- 11
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 12
Diätwünsche an die Küche weitergeben
- 13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 18
Weg und Kontaktliste drucken
Event
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Räume kontrollieren
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Buffet und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
- 23
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
- 26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 28
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 29
Zimmerschlüssel ausgeben
2 Personen
- 30
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 31
Programm vorstellen
- 32
Nachmittagsaktivität begleiten
3 Personen
- 33
Snacks servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
- 36
Abendessen servieren
4 Personen
- 37
Abfall und Geschirr sammeln
2 Personen
- 38
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 39
Nachtabschluss durchführen
2 Personen
- 40
Frühstücksbuffet aufbauen
3 Personen
- 41
Frühstück servieren
3 Personen
- 42
Zimmer kontrollieren
2 Personen
- 43
Gepäck sammeln
2 Personen
- 44
Morgenaktivität begleiten
3 Personen
- 45
Lunchpakete verteilen
2 Personen
Nachbereitung
- 46
Location räumen
4 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 48
Abfall entsorgen
2 Personen
- 49
Räume reinigen
3 Personen
- 50
Materialien sortieren und aufräumen
2 Personen
- 51
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 52
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 35
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- Wiederverwendbare GläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 35
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadekabelAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 4
Dekoration
- WimpelketteAnz. 4
- TischdeckenAnz. 6
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 2
- FrisbeesAnz. 3
- Spiele für draußenAnz. 4
- GesellschaftsspieleAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Anmeldefrist auf mindestens drei Wochen vor dem Wochenende. So bleiben dir noch etwa 14 Tage, um Zimmer, Betten, Transport und Sonderwünsche zuzuordnen.
- Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern übergib die endgültige Liste spätestens 7 Tage vorher an die Küche. Eine vorläufige Teilnehmerzahl reicht dafür nicht aus.
- Plane pro Programmpunkt einen Verantwortlichen und verschicke den Ablauf zusammen mit Weg-, Park- und Kontaktdaten spätestens 5 Tage vorher. So müssen Anreisende nicht am ersten Morgen nach Treffpunkten suchen.
- Prüfe den Einkauf am Vortag anhand der finalen Teilnehmerzahl und kühle Getränke rechtzeitig. Snacks, Geschirr und Ausgabestelle sollten vor dem Eintreffen der ersten Gruppe bereitstehen.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Kontrolliere Räume, Tische, Stühle, Buffet, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Mikrofon, bevor das Programm startet.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Mitarbeiterwochenende planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Verschicke die Einladung spätestens 6 Wochen vor dem Wochenende und setze die Anmeldefrist etwa 3 Wochen vorher.
- Wann muss die Teilnehmerliste für ein Mitarbeiterwochenende feststehen?
- Eine vorläufige Liste brauchst du direkt nach dem Anmeldeschluss. Die endgültige Liste sollte 7 Tage vor Beginn feststehen, damit Zimmer, Betten, Mahlzeiten und Diätwünsche noch angepasst werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Mitarbeiterwochenende?
- Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Buffet, Geschirr, Dekoration und Technik ein. Bei mehreren Räumen oder umfangreichem Material sind 2 Stunden realistischer.
- Was sollte man bei einem Mitarbeiterwochenende oft nicht vergessen?
- Häufig fehlen rechtzeitig weitergegebene Diätwünsche, klare Parkinformationen und ein Techniktest. Prüfe diese Punkte spätestens 7 Tage vorher beziehungsweise 90 Minuten vor Beginn, damit Änderungen noch möglich sind.
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