Karnevalsumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Karnevalsumzug braucht mehr Vorlauf als nur Wagen, Kostüme und Musik. Genehmigungen, Verkehrsplan und Versicherung müssen früh eingereicht werden, bevor Route und Startzeiten feststehen. Später kommen Teilnehmerverwaltung, Helfer, Erste Hilfe, Beschilderung und der Festplatz dazu. Diese Checkliste führt dich von den ersten Anträgen bis zur Ausgabe der Startnummern und der Vorbereitung am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Genehmigung für den Umzug beantragen
Route und Umleitung festlegen
2 Personen
Verkehrsplan einreichen
Umzugsversicherung abschließen
Ort für den Festplatz reservieren
Toiletten und Müllentsorgung reservieren
Teilnahmeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerbestätigung versenden
Jurymitglieder einladen
Musikprogramm festlegen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung einplanen
Routenbriefing erstellen
Teilnehmerliste abschließen
2 Personen
Startreihenfolge festlegen
2 Personen
Startnummern drucken
Bewohner über die Route informieren
2 Personen
Verkehrsschilder prüfen
2 Personen
Karnevalsdekoration einkaufen
2 Personen
Preise und Pokale einkaufen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Getränke bestellen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Tonanlage testen
2 Personen
Preistisch vorbereiten
2 Personen
Pfeile und Karten für die Route erstellen
2 Personen
Freiwilligen-Briefing versenden
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Location öffnen
2 Personen
Absperrgitter entladen
4 Personen
Festplatz absperren
4 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
4 Personen
Startbereich einrichten
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Ausgabestelle bevorraten
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Teilnehmer anmelden
4 Personen
Umzugswagen kontrollieren
3 Personen
Startreihenfolge erklären
2 Personen
Verkehrsregler positionieren
8 Personen
Teilnehmer aufstellen
6 Personen
Publikum zu den Zuschauerbereichen begleiten
4 Personen
Umzug offiziell eröffnen
Umzug begleiten
8 Personen
Publikum informieren
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Juroren begleiten
2 Personen
Paradeziel registrieren
3 Personen
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Musikprogramm durchführen
2 Personen
Verkehrsabsperrung überwachen
4 Personen
Route freigeben
3 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Überbleibsel und Fundgegenstände einsammeln
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall beseitigen
6 Personen
Festplatz reinigen
4 Personen
Route säubern
4 Personen
Verkehrsschilder entfernen
4 Personen
Absperrgitter zurückgeben
3 Personen
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Getränke aufbewahren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
PartyzelteAnz. 4
Jurytisch
StehtischeAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 800
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 600
BestecksetsAnz. 600
KaffeetassenAnz. 150

Ausstattung

Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
Mobiles Kartenlesegerät

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 40
VerkehrsschilderAnz. 24
AbsperrbandAnz. 10
SicherheitswestenAnz. 20
FunkgeräteAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

KarnevalsfahnenAnz. 40
WimpelkettenAnz. 20
BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 2
Konfettifreie LuftschlangenAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 20
RoutenposterAnz. 30

Catering

GetränkespenderAnz. 4
SnackschalenAnz. 30
ServiertablettsAnz. 12
KaffeefilterAnz. 300
EiswürfelbehälterAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
KassierboxenAnz. 2
PokalpreiseAnz. 6
MedaillenbänderAnz. 30
StartnummernhalterAnz. 60
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 6
BesenAnz. 6
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandschuheAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 6

Tipps

Reiche Genehmigung, Verkehrsplan und Versicherungsnachweis möglichst mehrere Monate vor dem Umzug ein. Für eine geänderte Route oder Umleitung bleibt dann noch Zeit für Rückfragen und Anpassungen.
Schließe die Teilnehmerliste spätestens 2 bis 3 Wochen vorher ab. Danach kannst du Startreihenfolge, Startnummern, Ernährungswünsche und das Routenbriefing verbindlich vorbereiten.
Plane Verkehrsregler, Erste-Hilfe-Besetzung und weitere Freiwillige nicht nur nach der Zahl der Gruppen ein, sondern nach den tatsächlichen Kreuzungen und Zugangspunkten der Route. Weise jeder Person einen festen Abschnitt und eine Funkverbindung zu.
Informiere Anwohner mindestens 1 bis 2 Wochen vor dem Umzug über Strecke, Sperrzeiten und Zufahrtsbeschränkungen. Verkehrsschilder, Kegel, Absperrgitter und Sicherheitswesten sollten spätestens am Vortag kontrolliert und sortiert bereitliegen.
Bestelle Toiletten, Müllentsorgung und den Festplatz frühzeitig und prüfe die Stromversorgung für Soundanlage und Beleuchtung. Verlängerungskabel, Funkmikrofone, Taschenlampen und ein Erste-Hilfe-Koffer werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Karnevalsumzug anmelden?: Beginne die Anmeldung und den Genehmigungsantrag idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Verkehrsplan, Route und mögliche Umleitungen benötigen oft zusätzliche Abstimmungen, besonders bei gesperrten Hauptstraßen.
Was braucht man für die Sicherheit bei einem Karnevalsumzug?: Plane Absperrgitter, Verkehrskegel, Verkehrsschilder, Absperrband, Sicherheitswesten und Funkgeräte ein. Zusätzlich sollten Erste-Hilfe-Koffer, Taschenlampen und eine feste Erste-Hilfe-Besetzung spätestens 2 Wochen vor dem Umzug organisiert sein.
Wann sollte die Startreihenfolge feststehen?: Lege die Reihenfolge etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin fest, sobald die Teilnehmerliste abgeschlossen ist. Drucke die Startnummern danach und verschicke die Teilnehmerbestätigung mit Treffpunkt, Startzeit und Routenhinweisen.
Wie viele Helfer braucht ein Karnevalsumzug?: Eine feste Zahl gibt es nicht: Teile mindestens eine verantwortliche Person pro kritischer Kreuzung und zusätzlich Kräfte für Start, Festplatz und Erste Hilfe ein. Erstelle den Einsatzplan spätestens 2 Wochen vorher und ergänze eine Reserve für Ausfälle.

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