Eine Jugendwoche Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Jugendwoche entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Programm, Räumen und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Betreuung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Material, Aufbau und einen Techniktest. Plane außerdem feste Zeitpunkte für Wetterprüfung und Einkäufe ein, damit am ersten Tag nichts improvisiert werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm finalisieren
3 Personen
- 2
Ort und Räume reservieren
2 Personen
- 3
Genehmigungen und Absprachen prüfen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
- 7
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
- 8
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 9
Betreuerschichtplan erstellen
2 Personen
- 10
Reservierungen bestätigen
2 Personen
- 11
Materialien für Aktivitäten bestellen
2 Personen
- 12
Musik und Urheberrechte regeln
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Einkaufen gehen
4 Personen
- 15
Materialien abholen
3 Personen
- 16
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 17
Location inspizieren
3 Personen
- 18
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 19
Technik testen
2 Personen
- 20
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
- 21
Partyzelte aufbauen
5 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 23
Aktivitätsstationen einrichten
5 Personen
- 24
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 25
Essbereich einrichten
3 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 28
Briefing für Begleitpersonen geben
4 Personen
- 29
Tagesprogramm bereitlegen
3 Personen
Event
- 30
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
- 31
Willkommensaktivität begleiten
4 Personen
- 32
Gruppen einteilen
3 Personen
- 33
Sportaktivitäten betreuen
6 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Snacks servieren
3 Personen
- 36
Abendessen servieren
5 Personen
- 37
Spieleabend betreuen
5 Personen
- 38
Musikabend begleiten
3 Personen
- 39
Workshops betreuen
6 Personen
- 40
Mittagessen und Obst servieren
4 Personen
- 41
Karaoke moderieren
3 Personen
- 42
Filmabend betreuen
3 Personen
- 43
Kreative Aktivitäten betreuen
5 Personen
- 44
Outdoor-Spiele betreuen
6 Personen
- 45
Grill vorbereiten
5 Personen
- 46
Barbecue servieren
6 Personen
- 47
Quizabend betreuen
4 Personen
- 48
Talentshow begleiten
5 Personen
- 49
Abschlussfeier begleiten
6 Personen
- 50
Abfall sammeln
3 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 52
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 53
Veranstaltungsort täglich reinigen
4 Personen
- 54
Materialien täglich verstauen
4 Personen
Nachbereitung
- 55
Materialendabrechnung erstellen
3 Personen
- 56
Dekoration entfernen
4 Personen
- 57
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 58
Partyzelte abbauen
5 Personen
- 59
Geräte einpacken
3 Personen
- 60
Geschirr spülen und wegräumen
4 Personen
- 61
Abfall entsorgen
3 Personen
- 62
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
5 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 70
- BiertischeAnz. 6
- Anmeldetisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- MesserAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- SchälchenAnz. 16
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 8
- KochmesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- GrillsAnz. 3
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 150
- BuntpapierAnz. 10
- KlebebandAnz. 12
- StifteAnz. 40
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 6
- BasketbälleAnz. 4
- Volleyballnetz
- VolleyballsAnz. 4
- KegelAnz. 40
- SpringseileAnz. 12
- ReifenAnz. 12
- FrisbeesAnz. 10
- WasserballonsAnz. 300
- SpielkartenAnz. 12
- GesellschaftsspieleAnz. 10
- BrettspieleAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Reserviere Räume frühzeitig und prüfe spätestens mehrere Wochen vorher, ob Genehmigungen oder Absprachen mit der Location nötig sind.
- Verschicke Einladungen erst, wenn Zeiten, Treffpunkt und Anmeldefrist feststehen. Für die Auswertung solltest du mindestens 7 Tage vor Beginn eine Teilnehmerliste mit Ernährungswünschen und Einverständniserklärungen prüfen.
- Plane die Betreuung nicht nur nach der Gesamtzahl der Jugendlichen. Erstelle Schichten mit klaren Übergaben und kontrolliere 2 bis 3 Tage vorher, ob jede Schicht besetzt ist und die Kontaktdaten stimmen.
- Bestätige Reservierungen und hole bestellte Materialien spätestens am Vortag ab. Diätmahlzeiten sollten getrennt gekennzeichnet werden; das wird beim hektischen Aufbau sonst leicht übersehen.
- Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Beamer und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Baue Anmeldetisch, Aktivitätsstationen, Essbereich und Partyzelte in einer festen Reihenfolge auf und prüfe bei Außenflächen am selben Morgen die Wettervorhersage.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Jugendwoche planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Räumen und Genehmigungen. Einladungen sollten mindestens 4 Wochen vor Beginn verschickt werden, damit Anmeldungen und Einverständniserklärungen rechtzeitig eingehen.
- Wann sollte man die Teilnehmerliste für eine Jugendwoche prüfen?
- Prüfe die Liste erstmals nach Ablauf der Anmeldefrist und ein zweites Mal 2 bis 3 Tage vor Beginn. Dabei müssen besonders fehlende Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte auffallen.
- Was muss am Tag vor einer Jugendwoche erledigt sein?
- Reservierungen, Materialabholung, Einkäufe und die Kennzeichnung von Diätmahlzeiten sollten am Vortag abgeschlossen sein. Auch Technik, Sitzordnung und der Aufbauplan lassen sich dann ohne Zeitdruck kontrollieren.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Jugendwoche?
- Plane für Möbel, Zelte, Dekoration, Aktivitätsstationen, Essbereich und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei mehreren Räumen oder Außenflächen sollte ein kleines Aufbauteam früher beginnen und anschließend 30 Minuten für einen Rundgang reservieren.
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