Einen Jubiläumskongress Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Monate vorher. Erst wenn Raumaufteilung, Bühnenbereich und Pausen geklärt sind, lassen sich Catering und Technik verlässlich planen.
• Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und frage dort auch Ernährungswünsche ab. Prüfe die Besucherliste spätestens eine Woche vor dem Kongress, damit Namensschilder, Sitzplätze und Verpflegungsmengen nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
• Fordere Präsentationen spätestens 3 bis 5 Tage vor Beginn an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei Beamer, Projektionsfläche, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam, statt nur die Einzelgeräte einzuschalten.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Räume kontrollieren, Tische und Stühle stellen, Podium und Sprechtisch aufbauen, Technik testen und Getränke kühlen. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit eine fehlende Lieferung oder ein defektes Kabel noch ersetzt werden kann.
• Drucke das Drehbuch und die Namensschilder nicht erst am Vorabend ohne Gegenprüfung. Halte außerdem Anfahrts- und Parkinformationen bereit und bestätige Lieferungen am Vortag, besonders Catering, Geschirr, Thermoskannen und technische Ausstattung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläumskongress planen?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Referenten, Catering und Technik solltest du danach innerhalb der nächsten 4 bis 8 Wochen verbindlich bestätigen.

Wann sollte das Anmeldeformular für einen Kongress geöffnet werden?

Öffne die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe sie 3 bis 5 Tage vorher oder lege einen klaren Stichtag fest, damit Besucherzahl, Namensschilder und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.

Wie lange vor Beginn muss die Technik getestet werden?

Sammle und teste die Technik spätestens am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag sollte ein weiterer Test mindestens 60 Minuten vor dem Einlass erfolgen, einschließlich Präsentationen, Mikrofonen und Ton.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jubiläumskongresses?

Plane für Möbel, Podium, Technik, Beschilderung und Catering mindestens 2 Stunden ein. Bei mehreren Räumen oder umfangreicher Präsentationstechnik sind 3 bis 4 Stunden sicherer.

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