Zo organiseer je een jubileumcongres zonder last-minute problemen
Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Bevestig daarna sprekers, catering en techniek voordat je uitnodigingen verstuurt. Open op tijd het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en publiceer praktische informatie over route en parkeren. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties testen, naamkaartjes afdrukken, leveringen bevestigen en het draaiboek klaarmaken. Zo blijft er op de dag zelf ruimte voor ontvangst en onverwachte vragen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Catering reserveren
- 4
Sprekers bevestigen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Programma publiceren
- 8
Techniek inventariseren
2 personen
- 9
Presentaties verzamelen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Naamkaartjes ontwerpen
- 13
Bezoekerslijst controleren
2 personen
- 14
Naamkaartjes afdrukken
- 15
Route en parkeren delen
- 16
Draaiboek afdrukken
2 personen
- 17
Leveringen bevestigen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Dranken koelen
2 personen
- 20
Presentaties testen
2 personen
- 21
Materialen verzamelen
3 personen
Event
- 22
Locatie openen
2 personen
- 23
Ruimtes controleren
2 personen
- 24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 25
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
- 26
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 27
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 28
Ontvangstruimte versieren
3 personen
- 29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 30
Presentaties klaarzetten
2 personen
- 31
Microfoons testen
2 personen
- 32
Projector en scherm testen
2 personen
- 33
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
- 34
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
- 35
Garderobe inrichten
2 personen
- 36
Registratieteam instrueren
2 personen
- 37
Sprekers ontvangen
2 personen
- 38
Deelnemers registreren
4 personen
- 39
Welkomstkoffie serveren
3 personen
- 40
Welkomstwoord verzorgen
- 41
Congresprogramma begeleiden
2 personen
- 42
Sprekers assisteren
2 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 45
Afval tijdens pauze verzamelen
2 personen
- 46
Lunchbuffet serveren
4 personen
- 47
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
- 48
Servies en glazen afruimen
3 personen
- 49
Jubileumprogramma klaarzetten
3 personen
- 50
Jubileumtoespraak verzorgen
- 51
Jubileumfoto maken
2 personen
- 52
Borrelhapjes presenteren
3 personen
- 53
Borrel serveren
4 personen
- 54
Dranken bijvullen tijdens borrel
2 personen
- 55
Glazen en servies afruimen
3 personen
- 56
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen
- 57
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 58
Restanten veilig opslaan
2 personen
- 59
Decoratie afhalen
3 personen
- 60
Meubilair terugzetten
4 personen
- 61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 62
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
- 63
Locatie schoonmaken
4 personen
- 64
Afval afvoeren
2 personen
- 65
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 66
Verloren voorwerpen verzamelen
- 67
Bedankbericht versturen
- 68
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 8
- Congresstoelenaantal 90
- Spreektafel
- Garderoberekkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 100
- Dinerbesteksetsaantal 100
- Serveerlepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koffieurnenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Chafing dishesaantal 6
- Buffetkommenaantal 12
- Broodmandenaantal 8
- Drankdispensersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
Registratie
- Registratietafelsaantal 2
- Naamkaartjeshoudersaantal 4
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Badgehoudersaantal 100
- Tafelnummersaantal 12
Decoratie
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 10
- Ballonnenboekettenaantal 6
- Jubileumbanner
- Fotowand
- Fotowandpropsaantal 20
- Ledkaarsenaantal 24
- Plantenaantal 8
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg eerst datum, programma en locatie vast. Reserveer daarna catering en bevestig sprekers, zodat je geen uitnodigingen verstuurt met onderdelen die nog kunnen wijzigen.
- Open het aanmeldformulier zodra de basis staat en vraag dieetwensen meteen uit. Controleer de bezoekerslijst uiterlijk enkele dagen voor het congres en druk daarna pas de naamkaartjes af.
- Maak een aparte techniekcontrole voor beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, speakers, mengpaneel en kabels. Verzamel presentaties vooraf en test iedere presentatie op de laptop die op locatie wordt gebruikt.
- Plan de congresopstelling per ruimte: congresstoelen voor de sessies, een spreektafel op het podium en buffettafels voor de catering. Controleer ook garderoberekken en afvalbakken; die worden vaak pas gemist wanneer bezoekers binnenkomen.
- Bevestig in de laatste week alle leveringen en druk het draaiboek af. Open de locatie ruim voor aanvang, controleer ruimtes en aansluitingen, zet tafels en stoelen klaar en koel de dranken voordat de eerste gasten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een jubileumcongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer catering en bevestig sprekers zodra de locatie vastligt; uitnodigingen kunnen daarna worden verstuurd.
- Wanneer moet je de uitnodigingen voor een jubileumcongres versturen?
- Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en hoofdonderdelen van het programma definitief zijn, meestal 3 tot 6 maanden vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 1 tot 2 weken voor het congres voor de bezoekerslijst en catering.
- Wanneer test je de techniek voor een congres?
- Verzamel presentaties uiterlijk 1 week vooraf en controleer ze dan op formaat en inhoud. Test beamer, scherm, laptop, microfoons, speakers, mengpaneel en kabels opnieuw op locatie vóór de ontvangst.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een congreslocatie op te bouwen?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur voor het openen van de locatie, het controleren van ruimtes en het plaatsen van tafels, stoelen en podiumonderdelen. Reken extra tijd als catering, techniek en meerdere ruimtes tegelijk worden ingericht.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!