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Jubiläumskinderfest organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Jubiläumskinderfest laufen Gästeliste, Rückmeldungen, Essen, Spiele und Raumplanung parallel. Beginne mehrere Wochen vorher mit Einladungen und Anmeldungen, damit Ernährungswünsche und die Tortengröße feststehen. In der letzten Woche klärst du Ort, Programm und Einkäufe; am Vortag bereitest du Snacks, Dekoration und Spiele vor. Die Checkliste führt dich bis zum Empfang der Gäste und dem freien Spiel durch die wichtigsten Schritte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Torte bestellen

  • Veranstaltungsort überprüfen

  • Aktivitätsplanung erstellen

  • Spiele vorbereiten

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Torte abholen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Festlocation reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Spielecken einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

  • Empfangstisch bereitstellen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränke ausschenken

    2 Personen

  • Freies Spiel begleiten

    3 Personen

  • Spielrunde betreuen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    2 Personen

  • Buffet servieren

    3 Personen

  • Geburtstagstorte anschneiden

    2 Personen

  • Geschenke begleiten

  • Tanz und Musik begleiten

    2 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Festlocation reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verstauen

  • Materialien prüfen und verstauen

    2 Personen

  • Abfall zu den Containern bringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 35
  • Buffet-TischAnz. 2
  • Geschenketisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 40
  • SchälchenAnz. 40
  • TrinkgläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 20
  • GabelnAnz. 45
  • MesserAnz. 35
  • LöffelAnz. 45
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • Servierplatten für KuchenAnz. 2
  • Tortenmesser
  • ThermoskannenAnz. 3

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • KonfettikanonenAnz. 6
  • GeschenkanhängerAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 40

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 3
  • KegelAnz. 20
  • SpringseileAnz. 6
  • ReifenAnz. 8
  • Ringwurf-Set
  • PreisschachtelnAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 10
  • Besen und Kehrblech
  • Wischmopp

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 3
  • BatterielaternenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und setze ein Rückmeldedatum etwa 10 Tage vor dem Fest. So kannst du fehlende Antworten nachfassen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen.
  • Bestelle die Torte spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Kläre dabei die benötigte Größe anhand der bestätigten Kinder- und Erwachsenenzahl und plane die Abholung am Veranstaltungstag ein.
  • Lege das Programm nicht zu dicht: Für ein zweistündiges Kinderfest reichen meist 3 bis 4 vorbereitete Spiele oder Aktivitäten. Plane zusätzlich freie Spielzeit und richte dafür eine eigene Spielecke ein.
  • Stelle Getränke und Buffet getrennt auf. Kühle Getränke am Vortag, halte Begrüßungsgetränke am Empfang bereit und rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person.
  • Prüfe am Vortag die Technik und den Raum: Bluetooth-Lautsprecher, Verlängerungskabel, Tische, Stühle und Kleiderständer sollten vollständig vorhanden sein. Dekoration, Geschirr und Namensschilder lassen sich dann ohne Zeitdruck vorbereiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Jubiläumskinderfest einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Fest. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 Tage vorher, damit du Torte, Snacks, Getränke und Sitzplätze planen kannst.
Wie viele Spiele braucht man für ein Kinderfest?
Für etwa 2 Stunden reichen 3 bis 4 geplante Spiele oder Aktivitäten. Plane zwischen den Spielen freie Spielzeit ein, statt das Programm lückenlos zu füllen.
Wann sollte man die Torte für ein Jubiläumskinderfest bestellen?
Bestelle die Torte 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Die endgültige Größe lässt sich nach dem Rückmeldeschluss, etwa 10 Tage vorher, zuverlässig festlegen.
Was sollte man am Tag vor dem Kinderfest erledigen?
Bereite Snacks und Spiele vor, prüfe Wetter und Veranstaltungsort und stelle Dekoration, Geschirr sowie Technik zusammen. Getränke können am Vortag kalt gestellt und Tische, Stühle und Buffetbereich vorgeplant werden.

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