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Jahrmarkt mit Flohmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Jahrmarkt mit Flohmarkt braucht mehr als Stände und Besucher. Du musst Genehmigung, Gelände, Verkäufer, Strom, Beleuchtung, Wege und Zahlungen rechtzeitig koordinieren. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden Anwohnerinformationen, Wechselgeld, Standnummern und eine klare Einteilung der freiwilligen Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigung beantragen

  • Standort und Geländeaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Stände und Tische reservieren

  • Stromanschlüsse und Beleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Verkäufer einladen

    2 Personen

  • Anwohner informieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkäuferliste erstellen

  • Standnummern zuweisen

    2 Personen

  • Parkplatz- und Laufweg anlegen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Zahlungsmittel prüfen

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Flyer verteilen

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Verkäufer endgültig bestätigen

    2 Personen

  • Gelände und Materialien kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder und Wegweiser erstellen

    2 Personen

Event

  • Gelände absperren

    4 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Standnummern verteilen

    2 Personen

  • Verkäufer zu den Plätzen begleiten

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Laufwege freihalten

    2 Personen

  • Verkäufer unterstützen

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Letzte Runde an den Ständen

    2 Personen

  • Verkäufer auschecken

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände fegen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Location abgehen

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen aufräumen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 20
  • KlappischeAnz. 10
  • BiertischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 24
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 8
  • HockerAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • BatterielampenAnz. 8
  • LautsprecherAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • KleingeldschalenAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6
  • MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 40
  • TellerAnz. 80
  • GebäckgabelnAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • ThermosflaschenAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 12
  • StandschilderAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 8
  • SeilrollenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • HandfegerAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • KegelAnz. 16
  • KabelmattenAnz. 8
  • FeuerlöscherAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung frühzeitig und kläre spätestens mehrere Wochen vor dem Termin, welche Angaben die Behörde zum Gelände, zu Verkaufsständen und zur Stromversorgung benötigt.
  • Lege Standflächen, Laufwege und Parkplätze vorab auf einem Plan fest. Vergib Standnummern, bevor du Reservierungen endgültig bestätigst, damit Verkäufer am Aufbau nicht suchen müssen.
  • Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Beleuchtung am Gelände mindestens einmal vor dem Veranstaltungstag. Batterielampen und zusätzliche Batterien verhindern dunkle Bereiche bei schlechtem Wetter oder am frühen Morgen.
  • Plane die Kasse mit ausreichend Wechselgeld und lege die akzeptierten Zahlungsmittel fest. Eine kurze Prüfung am Vortag verhindert, dass Verkäufer oder Besucher am Tag selbst nur mit einer nicht verfügbaren Zahlungsart rechnen.
  • Teile Helfer nach Zeitfenstern ein: mindestens für Aufbau, Einlass beziehungsweise Standbetreuung und Abbau. Kontrolliere am Vorabend Wetter, Materialien, Kühlboxen, Wegweiser und Absperrungen gemeinsam anhand deiner Liste.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Jahrmarkt mit Flohmarkt anmelden?
Beginne die Anmeldung mehrere Wochen vor dem Termin, weil Genehmigung, Geländeplan und mögliche Auflagen zusammengehören. Prüfe die örtlichen Fristen und reiche die Unterlagen ein, sobald Standort und Aufbau feststehen.
Wie viele Flohmarktstände passen auf das Gelände?
Das hängt von Standbreite, Tischen und den nötigen Lauf- und Rettungswegen ab. Zeichne zuerst alle Wege und Zufahrten ein und verteile erst danach die verfügbaren Marktstände und Tische auf die Standnummern.
Was muss ich am Tag vor dem Jahrmarkt prüfen?
Kontrolliere am Vortag Gelände, Material, Strom, Beleuchtung, Wettervorhersage, Verkäuferliste und Helfereinteilung. Bereite außerdem Kasse, Wechselgeld, Wegweiser, Namensschilder und gefüllte Kühlboxen vor.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Flohmarkt?
Lege einen gemischten Vorrat aus kleinen Scheinen und Münzen bereit, statt nur große Scheine vorzuhalten. Die genaue Summe richtet sich nach erwarteten Besuchern und Verkaufsstellen; teile das Wechselgeld am Morgen auf jede Kasse auf und dokumentiere die Ausgabe.

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