Jaarmarkt met rommelmarkt organiseren: checklist
Een jaarmarkt met rommelmarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en verkopers regelen. Je moet bezoekers, verkopers, vrijwilligers, verkeer en voorzieningen tegelijk kunnen sturen. Begin met de vergunning en terreinindeling, leg daarna kramen, stroom en verkopers vast en werk toe naar een duidelijke opbouwdag. Deze checklist helpt je de 64 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reserveringen tot het nalopen van terrein, materialen en wisselgeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Vergunning aanvragen
Locatie en terreinindeling vastleggen
2 personen
Kramen en tafels reserveren
Stroompunten en verlichting controleren
2 personen
Verkopers uitnodigen
2 personen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst opstellen
Kraamnummers toewijzen
2 personen
Parkeer- en looproute maken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Betaalmiddelen controleren
2 personen
Promotie online plaatsen
Flyers verspreiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Verkopers definitief bevestigen
2 personen
Terrein en materialen nalopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes en bewegwijzering maken
2 personen
Event
Terrein afzetten
4 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Kraamnummers uitdelen
2 personen
Verkopers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Infopunt bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste ronde langs kramen
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein vegen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Locatie nalopen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opruimen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 20
- Klaptafelsaantal 10
- Biertafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 24
- Statafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 8
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Batterijlampenaantal 8
- Luidsprekersaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Kleingeldbakjesaantal 4
- Portofoonsaantal 6
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Batterijenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Theeglazenaantal 40
- Bordenaantal 80
- Gebaksvorkjesaantal 80
- Besteksetsaantal 60
- Serveerbladenaantal 8
- Schenk kannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Thermosflessenaantal 4
- Opbergdozenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 12
- Kraambordenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 30
- Stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Touwrollenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Afzethekkenaantal 12
- Pionnenaantal 16
- Kabelmattenaantal 8
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de terreinindeling uiterlijk enkele weken vooraf vast. Teken looproutes, parkeerruimte, kraamnummers en vrije doorgangen in; zo voorkom je dat kramen op de opbouwdag opnieuw moeten worden verplaatst.
- Bevestig verkopers twee keer: eerst na hun aanmelding en nogmaals kort voor de markt. Neem in de definitieve lijst ook kraamnummer, aankomsttijd en eventuele stroombehoefte op.
- Controleer stroom en verlichting niet alleen op aanwezigheid, maar ook op bereik. Test verlengkabels, stekkerdozen, batterijlampen en lichtsnoeren vóór de opbouw; neem voor alle batterijlampen een extra set batterijen mee.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok van ongeveer twee tot drie uur. Wijs vooraf iemand aan voor verkopersontvangst, iemand voor routevragen en iemand die tijdens de markt kassa, drank en materiaal controleert.
- Doe de laatste terreinronde op de dag zelf vóór de eerste verkopers arriveren. Zet bewegwijzering, kraamnummers, afzettingen, kassa en wisselgeld klaar voordat bezoekers binnenkomen; vul koelboxen en warmhoudkannen pas daarna aan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jaarmarkt met rommelmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de vergunning, locatie en terreinindeling. Reserveer daarna kramen en tafels, nodig verkopers uit en plan de promotie; houd de laatste week vrij voor bevestigingen, boodschappen en de weersverwachting.
- Hoeveel kramen heb ik nodig voor een rommelmarkt?
- Dat hangt af van het aantal verkopers en de afgesproken kraamgrootte. Maak eerst een verkoperslijst en reserveer per verkoper minimaal één kraam of tafel; houd daarnaast ruimte vrij voor looproutes, horeca, kassa en eventuele partytenten.
- Wanneer moet ik verkopers definitief bevestigen?
- Stuur de definitieve bevestiging ongeveer 7 dagen vóór de jaarmarkt. Vermeld daarin het kraamnummer, de aankomsttijd, de parkeer- en looproute en wat verkopers zelf moeten meenemen.
- Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een jaarmarkt met rommelmarkt?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 kramen, plus één coördinator. Plan extra bezetting tijdens opbouw en afbouw, bijvoorbeeld in blokken van 2 tot 3 uur, zodat ontvangst, vragen, kassa en materiaalcontrole niet bij één persoon liggen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!