Einen Informationsabend strukturiert organisieren
Bei einem Informationsabend entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Abend ruhig startet oder an der Registrierung ins Stocken gerät. Beginne mit Saal, Datum und Programm und kläre danach Referenten, Anmeldungen und Technik. Plane die letzten 24 Stunden für Ausdrucke, Catering und die Raumkontrolle ein. So stehen Präsentationen, Wegweiser, Namensschilder und Getränke rechtzeitig bereit, ohne dass am Veranstaltungstag wichtige Kleinigkeiten fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Einladung erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen erfassen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Referenten bestätigen
- 9
Präsentationen sammeln
- 10
Technik testen
2 Personen
- 11
Grundriss und Wegführung erstellen
- 12
Catering bestellen
- 13
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 14
Programme ausdrucken
- 15
Anmeldeliste ausdrucken
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Getränke kalt stellen
Event
- 19
Saal öffnen
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 23
Technik aufbauen
2 Personen
- 24
Präsentationen vorbereiten
- 25
Beschilderung aufhängen
2 Personen
- 26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 27
Snacks auslegen
2 Personen
- 28
Gäste empfangen
4 Personen
- 29
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 30
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 31
Programme ausgeben
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 33
Einführung übernehmen
- 34
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 35
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Snacks auffüllen
2 Personen
- 38
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 39
Geschirr sammeln
3 Personen
- 40
Müll einsammeln
2 Personen
- 41
Geräte ausschalten
2 Personen
- 42
Raum aufräumen
4 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Saal reinigen
3 Personen
- 45
Materialien prüfen
2 Personen
- 46
Reste verstauen
2 Personen
- 47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Anwesenheitsliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- Kabelloses Mikrofon
- Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- TischdeckenAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
- StifteAnz. 20
- KlebestiftAnz. 2
- KlebebandAnz. 4
- StifteAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Besen
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Programm und Saal mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Bestätige die Referenten anschließend schriftlich und sammle ihre Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Informationsabend ein.
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und führe eine laufende Anmeldeliste. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und bearbeite Änderungen bis 3 Tage vor der Veranstaltung.
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop, Mikrofon und Lautsprecher nicht erst beim Aufbau, sondern 48 Stunden vorher mit den tatsächlichen Präsentationen. Prüfe dabei auch beide Verlängerungskabel und den Präsentationsklicker.
- Plane die Raumführung aus Sicht der Gäste: Registrierungstisch am Eingang, Wegweiser an jeder Abzweigung und Sitzplätze mit freier Sicht auf die Leinwand. Erstelle Grundriss und Beschilderung mindestens 3 Tage vor dem Termin.
- Bereite am Vortag Namensschilder, Programme und Anmeldeliste vor und stelle Getränke rechtzeitig kalt. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte Kaffee, Tee und Wasser für Nachschub bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Informationsabend organisieren?
- Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Datum und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genug Zeit für Anmeldungen und Rückfragen bleibt.
- Wann sollte man die Technik für einen Informationsabend testen?
- Führe den vollständigen Techniktest 48 Stunden vorher durch und teste alle Präsentationen auf dem vorgesehenen Laptop. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch der Funktionstest nach dem Aufbau.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Informationsabend?
- Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Nachschub für die restliche Dauer ein. Wasser, Kaffee und Tee sollten vor Beginn bereitstehen; gekühlte Getränke kommen am besten am selben Tag in die Kühlboxen.
- Wann muss das Catering für einen Informationsabend bestellt werden?
- Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vorher, sobald die erwartete Teilnehmerzahl feststeht. Aktualisiere die Menge und Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Termin.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!