Ein historisches Festival Schritt für Schritt organisieren

Ein historisches Festival gelingt, wenn du zuerst Thema, Datum und Geländeaufteilung festlegst und danach Programm, Genehmigungen und Dienstleister koordinierst. Reserviere historische Acts, Handwerksvorführungen und Catering frühzeitig, bevor die passenden Termine vergeben sind. Danach folgen Anmeldungen, Helferplanung, Informationsmaterial und die Ausstattung für Markt, Bühne und Verpflegung. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Strom, Kühlung, Beschilderung oder Ersatzbatterien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Thema festlegen
2 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
3 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen beantragen
4
Historische Acts reservieren
5
Handwerksvorführungen reservieren
6
Catering reservieren
7
Getränkevorräte berechnen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Programm und Zeiten ausdrucken
16
Historische Informationen prüfen
2 Personen
17
Kostüme anprobieren und verteilen
4 Personen
18
Dekoration vorbereiten
4 Personen
19
Infotafeln erstellen
3 Personen
20
Wegweiser erstellen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
23
Geschirr und Material prüfen
2 Personen
24
Kühlboxen vorbereiten
2 Personen
25
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
26
Catering vorbereiten
4 Personen
27
Gelände absperren
3 Personen
28
Zelte aufbauen
6 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
30
Historische Marktstände aufbauen
6 Personen
31
Bastelmaterialien bereitstellen
4 Personen
32
Dekoration aufhängen
4 Personen
33
Infotafeln aufstellen
3 Personen
34
Wegweiser aufstellen
2 Personen
35
Eingang und Empfangstisch einrichten
3 Personen
36
Garderobe einrichten
2 Personen
37
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
3 Personen
39
Buffet und Ausgabestelle einrichten
4 Personen
40
Snacks und Sandwiches bereitstellen
4 Personen
41
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen

Event

42
Freiwillige empfangen
2 Personen
43
Programm an Besucher verteilen
3 Personen
44
Besucher empfangen
4 Personen
45
Garderobe besetzen
2 Personen
46
Historische Führungen begleiten
3 Personen
47
Handwerksvorführungen betreuen
4 Personen
48
Historische Spiele betreuen
3 Personen
49
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
50
Auftritte ankündigen
51
Snacks servieren
4 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
55
Buffet auffüllen
3 Personen
56
Abfallstationen leeren
2 Personen
57
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
58
Geschirr abwaschen
3 Personen
59
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
60
Letzte Besucher informieren
2 Personen
61
Kasse abschließen
2 Personen
62
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Dekoration entfernen
4 Personen
64
Marktstände abbauen
6 Personen
65
Zelte abbauen
6 Personen
66
Tische und Stühle einsammeln
5 Personen
67
Material sortieren
4 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Gelände reinigen
4 Personen
70
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
71
Kühlboxen reinigen
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
74
Kostüme waschen und verstauen
3 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
76
Lieferantenrechnungen sammeln
77
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 8
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
AbfallbehälterAnz. 12

Dekoration

Historische FlaggenAnz. 24
StoffbannerAnz. 10
HolzkistenAnz. 12
HolzfässerAnz. 6
StrohballenAnz. 20
KunstlederschildeAnz. 12
KunstschwerterAnz. 12
LaternenAnz. 18
TischläuferAnz. 18
Hölzerne NamensschilderAnz. 16
KreidetafelnAnz. 10
Historische KostümeAnz. 20
KinderschürzenAnz. 20
FilzmützenAnz. 20

Ausstattung

Mobile LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 48

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochbindegarnAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
ServiettenhalterAnz. 12

Sportmaterial

Hölzernes RingewerfenAnz. 2
HolzkegelAnz. 12
TauziehseileAnz. 2
Hufeisen aus HolzAnz. 8
JutesäckeAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Gelände und Besucherwege fest, bevor du Marktstände, Partyzelte und Sitzbereiche bestellst. Plane getrennte Flächen für Acts, Handwerk, Catering, Kassen und Erste Hilfe ein.
Beantrage Genehmigungen und erforderliche Meldungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Kläre dabei auch Stromanschlüsse, Lautsprecher, Funkmikrofone und die Nutzung von offenem Feuer oder Beleuchtung.
Reserviere Acts, Handwerksvorführungen und Catering, sobald Datum und Thema feststehen – idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Halte außerdem einen Ersatzkontakt für kurzfristige Absagen bereit.
Berechne Getränke getrennt nach Ankunft und Festivaldauer: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kühlboxen, Kassen, Kartenlesegeräte und Powerbanks werden häufig erst kurz vor dem Aufbau geprüft.
Drucke Programm, Wegweiser und Infotafeln spätestens 3 Tage vorher und kontrolliere historische Informationen sowie Kostüme noch einmal. Packe Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und zusätzliche Kleiderbügel in eine eigene Aufbaubox.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein historisches Festival organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Thema, Location und Reservierungen. Genehmigungen und Meldungen sollten meist 8 bis 12 Wochen vor dem Termin eingereicht sein.
Wie viele Getränke brauche ich für ein historisches Festival?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich 0,5 Liter Wasser pro Person als Reserve einplanen.
Wann sollte ich Helfer für ein historisches Festival einteilen?: Rekrutiere Freiwillige spätestens 4 Wochen vorher und veröffentliche den konkreten Einsatzplan 7 bis 10 Tage vor dem Festival. Teile Aufbau, Kasse, Besucherinformation, Betreuung der Acts und Abbau mit festen Schichten ein.
Was wird bei einem historischen Festival oft vergessen?: Häufig fehlen Ersatzbatterien, Verlängerungskabel, Beschilderung und eine funktionierende Kühlung. Prüfe diese Ausstattung spätestens am Vortag und lege für Kassen, Kartenlesegeräte und mobile Lautsprecher jeweils eine Reserve oder Lademöglichkeit bereit.

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