Zo organiseer je een historisch festival
Begin met het verhaal en de schaal van je historische festival. Leg eerst datum, thema, locatie en terreinindeling vast; daarna volgen vergunningen, acts, ambachtsdemonstraties en catering. Plan vervolgens de publieksstroom, vrijwilligers en informatievoorziening, zodat bezoekers weten waar ze moeten zijn en wat ze zien. Reserveer onderdelen met beperkte beschikbaarheid vroeg en werk de boodschappen, techniek en aankleding pas uit zodra het programma definitief is.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en thema vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
- 3
Vergunningen en meldingen aanvragen
- 4
Historische acts reserveren
- 5
Ambachtsdemonstraties reserveren
- 6
Catering reserveren
- 7
Drankvoorraad berekenen
2 personen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Promotieposters verspreiden
3 personen
- 10
Aanmeldformulier openen
- 11
Aanmeldingen verwerken
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Vrijwilligers werven
2 personen
- 14
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
- 15
Programma en tijden afdrukken
- 16
Historische informatie controleren
2 personen
- 17
Kostuums passen en verdelen
4 personen
- 18
Decoratie voorbereiden
4 personen
- 19
Infoborden maken
3 personen
- 20
Routebordjes maken
2 personen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
- 23
Servies en materiaal controleren
2 personen
- 24
Koelboxen voorbereiden
2 personen
- 25
Verse boodschappen doen
3 personen
- 26
Catering voorbereiden
4 personen
- 27
Terrein afzetten
3 personen
- 28
Tenten opbouwen
6 personen
- 29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
- 30
Historische marktkramen opbouwen
6 personen
- 31
Ambachtsmaterialen klaarzetten
4 personen
- 32
Decoratie ophangen
4 personen
- 33
Infoborden plaatsen
3 personen
- 34
Routebordjes plaatsen
2 personen
- 35
Ingang en ontvangsttafel inrichten
3 personen
- 36
Garderobe inrichten
2 personen
- 37
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
- 38
Dranken koud zetten
3 personen
- 39
Buffet en uitgiftepunt inrichten
4 personen
- 40
Hapjes en broodjes klaarzetten
4 personen
- 41
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
Event
- 42
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
- 43
Programma aan bezoekers uitdelen
3 personen
- 44
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 45
Garderobe bemannen
2 personen
- 46
Historische rondleidingen begeleiden
3 personen
- 47
Ambachtsdemonstraties begeleiden
4 personen
- 48
Historische spellen begeleiden
3 personen
- 49
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
- 50
Optredens aankondigen
- 51
Hapjes serveren
4 personen
- 52
Dranken serveren
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 55
Buffet aanvullen
3 personen
- 56
Afvalpunten legen
2 personen
- 57
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
- 58
Servies afwassen
3 personen
- 59
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
- 60
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 61
Kassa afsluiten
2 personen
- 62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 63
Decoratie verwijderen
4 personen
- 64
Marktkramen afbreken
6 personen
- 65
Tenten afbreken
6 personen
- 66
Tafels en stoelen verzamelen
5 personen
- 67
Materiaal sorteren
4 personen
- 68
Afval verzamelen
4 personen
- 69
Terrein schoonmaken
4 personen
- 70
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
- 71
Koelboxen reinigen
2 personen
- 72
Gevonden voorwerpen registreren
- 73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 74
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
- 75
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
- 76
Leveranciersfacturen verzamelen
- 77
Bezoekersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 8
- Klaptafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 120
- Afvalbakkenaantal 12
Decoratie
- Historische vlaggenaantal 24
- Stoffen banierenaantal 10
- Houten kistenaantal 12
- Houten tonnenaantal 6
- Strobalenaantal 20
- Kunstleren schildenaantal 12
- Kunstzwaardenaantal 12
- Lantaarnsaantal 18
- Tafellopersaantal 18
- Houten naambordenaantal 16
- Krijtbordenaantal 10
- Historische kostuumsaantal 20
- Kinderschortenaantal 20
- Vilten mutsenaantal 20
Apparatuur
- Mobiele geluidsboxenaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Kassa'saantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 10
- Batterijlantaarnsaantal 12
- Reservebatterijenaantal 48
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 24
- Serveertangenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Waterkannenaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksbindersaantal 8
- Keukenmessenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 20
- Aluminiumfolieaantal 6
- Vershoudfolieaantal 6
- Servettenhoudersaantal 12
Sportmateriaal
- Houten ringwerpenaantal 2
- Houten kegelsaantal 12
- Touwtrektouwenaantal 2
- Houten hoefijzersaantal 8
- Jute zakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan vergunningen en meldingen vóór je promotie start. Neem in je terreinplan ook partytenten, marktkramen, routebordjes, afvalbakken en een aparte plek voor catering en kassa's op.
- Reserveer historische acts en ambachtsdemonstraties zodra datum en thema vaststaan; vraag uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf naar hun benodigde ruimte, stroom en opbouwtijd.
- Maak één publieksprogramma met begin- en eindtijden en druk dit af naast infoborden en routebordjes. Controleer historische informatie en namen minimaal één week voor het festival.
- Werk met een vrijwilligersrooster per blok van 3 tot 4 uur. Plan aparte mensen voor ontvangst, kassa's, catering, publieksvragen, toezicht en het wisselen van kostuums.
- Bereken drank en koeling pas na het definitieve aantal aanmeldingen. Zet koelboxen, pinapparaten, verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en reservebatterijen de dag ervoor klaar; doe verse boodschappen op de ochtend zelf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een historisch festival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Leg in de eerste maand datum, thema en locatie vast, vraag daarna vergunningen aan en reserveer acts, ambachtsdemonstraties en catering.
- Wanneer vraag je een vergunning aan voor een historisch festival?
- Vraag dit direct na het vastleggen van locatie en datum aan, meestal minimaal 8 tot 12 weken voor het festival. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt voor jouw terrein, bezoekersaantal, geluid en verkoop van eten of drank.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een historisch festival?
- Reken voor elke gelijktijdige publiekszone op minimaal 1 aanspreekpunt en plan daarnaast 2 tot 3 mensen voor ontvangst, kassa en praktische hulp. Werk met diensten van 3 tot 4 uur, zodat niemand de hele dag op dezelfde post staat.
- Wanneer regel je catering en drank voor een historisch festival?
- Reserveer catering ongeveer 8 weken vooraf en verzamel dieetwensen zodra bezoekers zich aanmelden. Bereken de drankvoorraad na de sluiting van de aanmeldingen en koop houdbare producten enkele dagen eerder en verse boodschappen op de festivaldag.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!