Einen Hindernislauf Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Hindernislauf entscheidet nicht nur der Parcours über den Ablauf, sondern vor allem die Vorbereitung dahinter. Beginne mit Strecke, Genehmigungen und Sicherheitsplan, bevor du Hindernisse oder Verpflegung bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Startgruppen und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem einen klaren Wetter- und Materialcheck ein: Verzögerungen entstehen häufig, weil Startnummern, Wegweiser oder Spanngurte erst am Veranstaltungstag fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Parcours vermessen
2 Personen
3
Hindernisse erfassen
2 Personen
4
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Genehmigung für den Parcours organisieren
7
Lieferanten für Hindernisse buchen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Startgruppen einteilen
2 Personen
12
Teilnehmerinformationen versenden
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Posten und Aufgaben verteilen
2 Personen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Teilnehmerliste ausdrucken
17
Startnummern vorbereiten
2 Personen
18
Wegweiser erstellen
2 Personen
19
Hindernisse kontrollieren
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Materialien abholen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
25
Wetterplan bekanntgeben
26
Gelände inspizieren
3 Personen
27
Zelte aufbauen
5 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Parcours aufbauen
5 Personen
30
Hindernisse aufbauen
8 Personen
31
Valzonen absichern
4 Personen
32
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
33
Wegweiser aufstellen
3 Personen
34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
36
Musik und Durchsage testen
2 Personen
37
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
2 Personen
40
Sicherheitskontrolle durchführen
4 Personen

Event

41
Startnummern ausgeben
4 Personen
42
Teilnehmer registrieren
4 Personen
43
Gepäck annehmen
2 Personen
44
Eröffnungsinformationen geben
2 Personen
45
Aufwärmen betreuen
2 Personen
46
Startgruppen begleiten
4 Personen
47
Hindernisse betreuen
12 Personen
48
Zeiterfassung führen
3 Personen
49
Wasserstellen besetzen
4 Personen
50
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
51
Teilnehmer anfeuern
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Zielerfassung führen
3 Personen
56
Medaillenverleihung begleiten
3 Personen
57
Preisträger bekanntgeben
2 Personen
58
Buffet auffüllen
3 Personen
59
Grill bedienen
3 Personen
60
Musik organisieren
61
Abendprogramm betreuen
2 Personen
62
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
63
Letzte Runde ankündigen
64
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

65
Vorräte sammeln
3 Personen
66
Hindernisse abbauen
8 Personen
67
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
68
Parcoursmaterialien sammeln
4 Personen
69
Abfall trennen
3 Personen
70
Gelände reinigen
5 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Kühlboxen leeren
2 Personen
73
Fundsachen sammeln
2 Personen
74
Materialien trocken lagern
3 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Reste sicher verstauen
2 Personen
77
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
GepäckboxenAnz. 6

Sportmaterial

HindernisballenAnz. 20
KletternetzeAnz. 3
KletterseileAnz. 4
KrabbeltunnelAnz. 4
Holz-HindernisstangenAnz. 12
ReifenAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 60
SchwämmeAnz. 40
WasserbehälterAnz. 6
GummimattenAnz. 20
SpringseileAnz. 15
SandsäckeAnz. 20
MedaillenbänderAnz. 160
StoppuhrenAnz. 6
StartnummernAnz. 180
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
HeringeAnz. 80
SpanngurteAnz. 20
SchutzplattenAnz. 12
SchlüsselsetsAnz. 4
HammerAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Ausstattung

Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
Mobile LadegeräteAnz. 4
FunkgeräteAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FieberthermometerAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

Startbogen
Zielbogen
WegweiserAnz. 18
InfotafelnAnz. 8
WimpelkettenAnz. 10
BühnenbänderAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

GrillsAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
KühlmattenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülwannenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Vermiss den Parcours frühzeitig und zeichne Start, Ziel, Hindernisse sowie Ein- und Ausgänge ein. So erkennst du, wie viele Verkehrskegel, Absperrbänder und Wegweiser du tatsächlich brauchst.
Kläre die Genehmigung für den Parcours mehrere Wochen vor dem Termin. Warte mit der endgültigen Einladung, bis Strecke, Ort und Sicherheitsplan bestätigt sind.
Teile die Teilnehmer in Startgruppen mit festen Uhrzeiten ein und verschicke die Informationen spätestens 7 Tage vorher. Nenne dabei Anreise, Startnummernausgabe, Gepäckboxen und den Umgang mit Ernährungswünschen.
Plane pro Hindernis mindestens eine zuständige Person ein und verteile die Posten vor dem Veranstaltungstag. Für Aufbau und Kontrollen brauchst du zusätzlich ein eigenes Team mit Hammer, Heringen, Spanngurten und Arbeitshandschuhen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und gib den Wetterplan spätestens am Vortag bekannt. Kontrolliere bei Nässe besonders Gummimatten, Schutzplatten, Kletternetze und rutschige Hindernisbereiche.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Hindernislauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigung und Parcours. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Hindernisse, Helfer und Anmeldungen feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Hindernislauf?: Plane mindestens eine Person pro Hindernis sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Verpflegung und Erste Hilfe ein. Bei 10 Hindernissen solltest du daher mit etwa 14 bis 18 Helfern rechnen.
Wann müssen die Teilnehmer die Startgruppen erhalten?: Verschicke Startgruppe, Startzeit und Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Lauf. So bleiben noch einige Tage, um falsche Angaben oder Ernährungswünsche zu korrigieren.
Was muss man bei Regen für einen Hindernislauf vorbereiten?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, welche Hindernisse angepasst oder gesperrt werden. Prüfe rutschige Flächen, sichere Zelte und Absperrungen und informiere alle Teilnehmer am Vortag über den Wetterplan.

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