Hindernislauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Hindernislauf steht und fällt mit einer geprüften Strecke, sicheren Hindernissen und einem klaren Ablauf. Lege zuerst Datum, Gelände und Genehmigungen fest, bevor du Hindernisse reservierst oder die Anmeldung öffnest. In den letzten Tagen zählen Wettercheck, Streckeninspektion und die Einteilung der Helfer. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Plan für Start, Ziel, Erste Hilfe, Getränke und den Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Gelände und Strecke prüfen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Hindernisse auswählen
2 Personen
Hindernisse reservieren
Start- und Zielaufstellung erstellen
2 Personen
Teilnehmerregistrierung öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Wettervorhersage prüfen
Route erneut inspizieren
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Musik und Durchsage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Hindernisse ausladen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
Parcours aufbauen
6 Personen
Hindernisse aufbauen
8 Personen
Sicherheit der Hindernisse prüfen
4 Personen
Tische und Zelte aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
Umkleidebereich kennzeichnen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Startnummern und Armbänder bereitlegen
2 Personen
Wasserstellen einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Startbereich füllen
3 Personen
Begrüßungseinweisung geben
2 Personen
Startgruppen begleiten
4 Personen
Hindernisse betreuen
12 Personen
Teilnehmende an den Wasserstellen unterstützen
4 Personen
Parcours absperren
4 Personen
Zeiten erfassen
3 Personen
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Medaillenausgabe organisieren
2 Personen
Fotopunkt betreuen
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Teilnehmermahlzeit servieren
5 Personen
Getränke während der Mahlzeit nachfüllen
2 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Beleuchtung einschalten
2 Personen
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Hindernisse abbauen
8 Personen
Parcoursmaterialien sammeln
5 Personen
Tische und Zelte abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 40
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

HinderniswändeAnz. 2
KrabbeltunnelAnz. 2
StrohballenAnz. 20
KletternetzeAnz. 2
MatschbeckenAnz. 2
HolzbalkenAnz. 12
SeileAnz. 8
WasserbehälterAnz. 4
GummimattenAnz. 30
SchwämmeAnz. 100
KegelAnz. 80
BänderAnz. 300
StartnummernAnz. 250
SicherheitswestenAnz. 30
FinishermedaillenAnz. 220
StoppuhrenAnz. 6
MessbänderAnz. 3
PreiseAnz. 12

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
HandlampenAnz. 8
MobiltelefoneAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
KameraAnz. 2
LaptopAnz. 2
Drucker
FunkgeräteAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 300
Mehrweg-TellerAnz. 250
Wiederverwendbares BesteckAnz. 250

Küche

WasserkannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
ScherenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
MesserAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 10

Reinigung

BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
WassersaugerAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 2

Dekoration

Start-Ziel-Bogen
WimpelkettenAnz. 12
RichtungsschilderAnz. 25
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 40

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe das Gelände mindestens zweimal: einmal bei der Planung und erneut kurz vor dem Start. Markiere Engstellen, rutschige Bereiche und Stellen, an denen Wasser oder Strom gebraucht wird.
Plane pro Hindernis eine verantwortliche Person und mindestens eine zusätzliche Helferin oder einen zusätzlichen Helfer ein. So bleiben Einweisung, Sicherheit und Ablösung auch bei Ausfällen abgedeckt.
Schließe die Anmeldung nicht erst kurz vor dem Lauf. Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche sowie wichtige Hinweise gesammelt.
Teste Musik, Lautsprecher und Mikrofone vor Beginn mit der tatsächlichen Position am Start und Ziel. Lege Verlängerungskabel und Steckerleisten so aus, dass keine Stolperstellen entstehen.
Bereite Startnummern, Sicherheitswesten, Erste-Hilfe-Material und Getränke am Vortag vor. Stelle Kühlboxen rechtzeitig kalt und kontrolliere beim Ausladen jedes Hindernis auf Schäden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Hindernislauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Hindernisse und Helfer brauchen oft mehr Vorlauf als Anmeldung und Einkauf.
Wie viele Helfer braucht ein Hindernislauf?: Plane mindestens eine Person pro betreutem Hindernis sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Strecke und Erste Hilfe ein. Bei 10 Hindernissen sind damit häufig 14 bis 18 Helfer sinnvoll.
Wann sollte man die Strecke vor einem Hindernislauf kontrollieren?: Kontrolliere sie bei der Planung und ein zweites Mal innerhalb der letzten 24 Stunden. Nach Regen oder starken Wetteränderungen sollte die Prüfung unmittelbar vor dem Aufbau wiederholt werden.
Was muss am Tag vor dem Hindernislauf vorbereitet werden?: Sortiere Startnummern, prüfe Materialien, stelle Erste-Hilfe-Ausrüstung bereit und teste die Tontechnik. Getränke sollten mindestens 4 bis 6 Stunden vor Beginn gekühlt werden.

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