Gesangsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einem Gesangsworkshop müssen Raum, Teilnehmende, Programm und Technik zum gleichen Zeitpunkt bereit sein. Plane zuerst Termin, Ort, Lehrkräfte und Anmeldungen; danach folgen Lieder, Arbeitsblätter, Verpflegung und der Aufbau. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein gelüfteter Raum, getestete Mikrofone und ein klarer Empfang. Diese Checkliste umfasst 41 Aufgaben und 43 benötigte Dinge, damit vom Keyboard bis zur Kaffeekanne nichts im letzten Moment gesucht werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Lehrer und Betreuer festlegen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
Programm und Lieder vorbereiten
2 Personen
Musikdateien bereitlegen
Arbeitsblätter und Namensschilder drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Raum lüften
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Klavier oder Keyboard aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Arbeitsplatten bereitstellen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Namensschilder verteilen
Workshop und Sicherheitsregeln erklären
Einsingübungen begleiten
2 Personen
Atemübungen anleiten
2 Personen
Erstes Lied einüben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Das zweite Lied einüben
2 Personen
Gruppengesang begleiten
2 Personen
Abschlussaufführung begleiten
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Musikausrüstung einpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Übrig gebliebenes Material sortieren
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Teilnehmerinformationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 24
- TischeAnz. 4
- Empfangstisch
- HockerAnz. 2
Ausstattung
- Keyboard
- Keyboardständer
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Aktiver Sprecher
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Laptop
- Laptopständer
- NotenständerAnz. 6
- Metronom
Geschirr
- GläserAnz. 30
- TassenAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- KaffeekannenAnz. 2
- WasserkannenAnz. 3
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 3
- AusgießkannenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 24
- TischdeckenAnz. 4
- StifteAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 24
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- Besen
- Handfeger und Kehrblech
- Wischmopp
- Eimer
- PutzlappenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin und Raum mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Kläre dabei auch, ob Keyboard, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher vor Ort vorhanden sind oder mitgebracht werden müssen.
- Schließe die Anmeldungen spätestens 3 Tage vor dem Workshop ab. Prüfe dann die Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und die Anzahl der Namensschilder und Arbeitsblätter.
- Bereite Programm, Lieder und Musikdateien mindestens 1 Woche vorher vor. Speichere die Dateien zusätzlich auf einem Laptop und teste am Veranstaltungsort die Verbindung zur Musikanlage.
- Plane für den Aufbau 60 bis 90 Minuten ein. Stelle Tische und Stühle auf, richte Keyboard und Notenständer ein und teste jedes Mikrofon mit angeschlossenem Mischpult und Lautsprecher.
- Kühle Getränke am Vorabend und bereite Kaffee und Tee 30 bis 45 Minuten vor Beginn vor. Stelle Empfangstisch, Gläser, Tassen und Wasser bereit, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Gesangsworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Raum, Lehrkraft und Einladungen. Die endgültige Teilnehmerliste und Ernährungswünsche solltest du 3 Tage vor dem Workshop prüfen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Gesangsworkshop?
- Rechne mit 60 bis 90 Minuten für Möbel, Keyboard, Notenständer und Empfangstisch. Für Musikanlage und Mikrofontest solltest du zusätzlich 20 bis 30 Minuten einplanen.
- Was muss bei der Technik eines Gesangsworkshops getestet werden?
- Teste mindestens 30 Minuten vor Beginn Keyboard oder Laptop, Audiokabel, Mischpult, aktiven Lautsprecher und jedes Mikrofon einzeln. Lege außerdem Verlängerungskabel und Musikdateien als Reserve bereit.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Gesangsworkshop?
- Plane pro Person mindestens 0,5 Liter Wasser für einen halben Tag ein. Für Kaffee und Tee rechnest du mit etwa 2 Tassen pro Person und stellst zusätzlich Gläser, Wasserkannen und Thermoskannen bereit.
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