Frühlingslager organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Frühlingslager braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Unterkunft, Betreuung, Verpflegung und Anreise ineinandergreifen. Lege zuerst Termin, Ort, Thema, Budget und erwartete Teilnehmerzahl fest. Danach folgen Anmeldungen, Zimmeraufteilung, Einverständniserklärungen und die Einteilung von Betreuungs- und Küchenteam. Kurz vor der Abfahrt prüfst du Lebensmittel, Aktivitätsmaterial, Schlafräume, Namensschilder und die Notfallmappe.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Campthema festlegen
3 Personen
Budget und Teilnehmerzahl festlegen
2 Personen
Reservierung der Location bestätigen
Übernachtungsräume einteilen
2 Personen
Betreuer und Küchenteam einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Zimmeraufteilung erstellen
2 Personen
Mahlzeiten und Snacks planen
3 Personen
Aktivitätsmaterialien prüfen
2 Personen
Transport und Ankunftszeiten bestätigen
2 Personen
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
Wegbeschreibung versenden
Einkaufsliste finalisieren
3 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Materialien nach Aktivität sortieren
3 Personen
Namensschilder und Gruppenlisten erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe- und Kontaktmappe zusammenstellen
2 Personen
Küchenvorräte bereitstellen
3 Personen
Schlafräume vorbereiten
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Aktivitätsräume einrichten
4 Personen
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
3 Personen
Gepäck zu den Schlafräumen bringen
4 Personen
Campleregeln und Programm erklären
3 Personen
Willkommensgetränke ausschenken
2 Personen
Kennenlernspiel anleiten
4 Personen
Gruppeneinteilung bekanntgeben
2 Personen
Outdoor-Aktivitäten betreuen
6 Personen
Tische eindecken
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr abräumen
4 Personen
Abendspiel begleiten
5 Personen
Abendsnacks verteilen
2 Personen
Schlafräume kontrollieren
3 Personen
Nachtwache durchführen
2 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Morgenpause aufräumen
3 Personen
Morgenaktivitäten betreuen
6 Personen
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Nachmittagsaktivitäten begleiten
6 Personen
Obst und Getränke ausgeben
2 Personen
Grill vorbereiten
4 Personen
Barbecue servieren
6 Personen
Lagerfeuerabend begleiten
5 Personen
Abendabschluss gestalten
3 Personen
Gepäck sammeln
4 Personen
Schlafräume räumen
5 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Küche reinigen
4 Personen
Geschirr spülen und wegräumen
4 Personen
Material für Aktivitäten aufräumen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Schlafräume reinigen
5 Personen
Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BänkeAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
MesserAnz. 40
GabelnAnz. 40
LöffelAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 6
TablettsAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 6
KochplattenAnz. 3
TopflappenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Grill aus AluminiumAnz. 2
GrillzubehörAnz. 4

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
MegafoneAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 80
BastelpapierAnz. 100
StifteAnz. 30
KlebebandrollenAnz. 8
SchürzenAnz. 10

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 8
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 10
SeilAnz. 2
AugenbindenAnz. 12
WasserballonsAnz. 200
HolzstäbeAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
StaubsaugerAnz. 2
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Anmeldung nicht erst kurz vor der Abfahrt: Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen. So kannst du Zimmer, Gruppen und Mahlzeiten rechtzeitig planen.
Bestätige Transport und Ankunftszeiten spätestens eine Woche vorher und verschicke dann die Wegbeschreibung. Bitte Familien, Änderungen sofort zu melden, damit niemand am Treffpunkt oder bei der Rückfahrt fehlt.
Plane die Verpflegung nach Mahlzeiten und Snacks und lagere gekühlte Lebensmittel erst am Anreisetag in Kühlboxen oder Kühlschränken ein. Wiederverwendbares Geschirr, Karaffen und Servierbesteck sollten vor dem ersten Essen vollständig bereitstehen.
Sortiere Materialien nach Aktivität, bevor das Lager beginnt, statt alles in einer gemeinsamen Kiste zu sammeln. Lege außerdem Verlängerungskabel, Powerbanks und Megafone dort bereit, wo sie gebraucht werden.
Bereite Schlafräume, Zimmeraufteilung, Namensschilder und Gruppenlisten vor der Ankunft vor. Eine Erste-Hilfe- und Kontaktmappe mit Notfallnummern gehört an einen festen, allen Betreuern bekannten Ort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Frühlingslager organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget und Teilnehmerzahl. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen geöffnet bleiben, damit Zimmer, Betreuung und Verpflegung belastbar geplant werden können.
Wann sollte die Anmeldung für ein Frühlingslager geschlossen werden?: Schließe sie idealerweise 2 bis 3 Wochen vor der Abfahrt. Dann bleiben noch etwa 7 bis 14 Tage für Zimmeraufteilung, Gruppenlisten, Ernährungswünsche und den Einkauf.
Was muss man für ein Frühlingslager an Verpflegung einplanen?: Plane für jeden Lagertag die vollständigen Mahlzeiten plus Snacks und Getränke ein. Erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der Anmeldung und kaufe frische oder gekühlte Lebensmittel möglichst 1 bis 2 Tage vor Beginn.
Wann sollte man die Einverständniserklärungen einsammeln?: Fordere sie direkt mit der Anmeldung an und setze eine Frist von mindestens 2 Wochen vor der Abfahrt. Fehlende Erklärungen solltest du spätestens 7 Tage vorher nachverfolgen, nicht erst beim Treffpunkt.

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