Fotomesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Fotomesse steht und fällt mit klaren Abläufen: Aussteller brauchen rechtzeitig Standmaße und technische Informationen, Besucher eine verständliche Route und ein gedrucktes Programm. Plane zuerst Konzept und Ort, öffne danach die Anmeldung und kläre Schritt für Schritt Aussteller, Catering, Leihmaterial und Technik. Kurz vor dem Termin entscheidet eine Kontrolle vor Ort, ob Standnummern, Beschilderung, Stromversorgung und Registrierung wirklich funktionieren. Die Checkliste bündelt dafür 84 Aufgaben und 68 benötigte Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messekonzept festlegen
2 Personen
Location reservieren
Lageplan erstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Ausstellerregistrierungen bearbeiten
2 Personen
Standmaße befestigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Werbetext schreiben
Veranstaltung bewerben
2 Personen
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Leihmaterialien reservieren
Ausstellerinformationen versenden
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Endgültige Standaufteilung festlegen
2 Personen
Ausstellernummern zuweisen
Namensschilder gestalten
Besucherroute kontrollieren
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Programm drucken
Standnummern drucken
Ausstellerliste drucken
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Badges vorbereiten
2 Personen
Infomappen zusammenstellen
2 Personen
Geräte aufladen
2 Personen
Standpakete bereitstellen
2 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Laderaum freimachen
2 Personen
Möbel ausladen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
Kabel sicher abdecken
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
Infomaterial auslegen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen weisen
2 Personen
Technik pro Stand testen
3 Personen
Fototentoonstellung beleuchten
2 Personen

Event

An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Besucher-Badges ausgeben
2 Personen
Besucherinformationen bereitstellen
2 Personen
Anmeldungen für den Fotowettbewerb bearbeiten
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Catering sicher verstauen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Standmaterialien abbauen
4 Personen
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Kabel aufrollen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Bestände zählen
Fundgegenstände registrieren
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verwerten
2 Personen
Ausstellerfotos versenden
Dankeschön an Besucher senden
Fotos online veröffentlichen
Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 30
TischeAnz. 36
StühleAnz. 90
Registrierungstheke
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 10
ProspektständerAnz. 6
PräsentationstischeAnz. 3

Ausstattung

LaptopAnz. 2
DruckerAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 20
KabelkanäleAnz. 20
USB-LadegeräteAnz. 8
SpeicherkartenleserAnz. 4
KopfhörerAnz. 4
FotolampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 8
LaptoptischeAnz. 2
HandkarrenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
TellerAnz. 150
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 30
Roll-Up-BannerAnz. 4
FotopaneeleAnz. 12
KlemmbretterAnz. 30
WegweiserAnz. 12
KleberAnz. 10
AbdeckbandAnz. 12
TischdeckenAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
StifteAnz. 40
NotizblöckeAnz. 20
BadgehalterAnz. 300
ArmbänderAnz. 300

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
ServierplattenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
Erste-Hilfe-Set

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standaufteilung nicht erst am Aufbautag fest. Sammle technische Anforderungen früh und verschicke die endgültige Einteilung zusammen mit Ausstellernummern und Standmaßen.
Plane die Besucherroute mit mindestens einem vollständigen Rundgang vor der Messe. So fallen fehlende Wegweiser, ungünstig stehende Präsentationstische oder Engstellen zwischen den Ständen rechtzeitig auf.
Bestelle Catering erst, wenn die Besucheranmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Rechne die endgültige Menge nicht nur nach Ausstellerzahl, sondern getrennt nach Ausstellern, Helfern und erwarteten Besuchern.
Teste Präsentationstechnik spätestens am Vortag: Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop, Verlängerungskabel und Kabelkanäle gehören gemeinsam auf die Prüfliste.
Drucke Programm, Standnummern, Ausstellerliste und Namensschilder mit einer Reserve. Kontrolliere den Bestand mindestens 24 Stunden vor dem Einlass und lege Ersatzmaterial an der Registrierungstheke bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fotomesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Konzept, Location und Ausstelleransprache. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Programm und technische Anforderungen bearbeitet werden.
Was muss eine Fotomesse-Checkliste enthalten?: Sie sollte Konzept, Location, Ausstellerregistrierung, Standaufteilung, Besucheranmeldungen, Catering, Technik, Beschilderung und Drucksachen abdecken. Plane außerdem eine Bestandskontrolle für Mobiliar, Präsentationstechnik und Registrierungsmaterial spätestens am Vortag ein.
Wann müssen Aussteller ihre technischen Anforderungen melden?: Setze eine verbindliche Frist etwa 3 bis 4 Wochen vor der Messe. Danach kannst du Strombedarf, Beamer, Lautsprecher, Mikrofone, Fotolampen und zusätzliche Leihmaterialien in die endgültige Standplanung aufnehmen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fotomesse?: Für Mobiliar, Messestände, Registrierung, Beschilderung und Technik solltest du mindestens 4 bis 6 Stunden Aufbauzeit einplanen. Wenn viele Stände oder individuelle Präsentationen vorgesehen sind, ist ein Aufbau am Vortag sicherer.

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