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Flohmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Flohmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten: Genehmigung, Ort und Verkäufer sollten zuerst feststehen. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Lageplan und Besucherwerbung. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, gut sichtbare Nummern und eine vorbereitete Kasse. Diese Checkliste deckt auch Dinge ab, die häufig zu spät eingeplant werden – etwa Wechselgeld, Strom, Wetter- und Regenschutz sowie Kaffee und Wasser für die Helfer.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigung prüfen

  • Location reservieren

  • Verkäufer einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Verkaufsstände einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Besucher einladen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Preisliste erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bargeld wechseln

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Verkäuferliste drucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Verkaufsstände nummerieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Ein- und Ausgang markieren

    2 Personen

  • Standmiete erfassen

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Stände kontrollieren

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Verkäufer über die Schließung informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Verkäufer auschecken

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Reste aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 20
  • StühleAnz. 30
  • PartyzelteAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • Klappstühle für VerkäuferAnz. 20

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 200
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ZangenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4

Papierwaren

  • KlemmbretterAnz. 3
  • StifteAnz. 12
  • PreisetikettenAnz. 500
  • DruckpapierAnz. 100
  • StandnummernschilderAnz. 25
  • WegweiserAnz. 12

Dekoration

  • AbsperrbandAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 20

Finanzen

  • Kasse mit Schlüssel
  • GeldtascheAnz. 2
  • ZahlungsschildAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • WarnwestenAnz. 6
  • Rutschfeste MattenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • HandfegerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Genehmigung und reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, ob Tische, Partyzelte und Strom vor Ort vorhanden sind.
  • Bearbeite die Verkäuferanmeldungen in einer festen Liste und bestätige jedem Teilnehmer Standnummer, Aufbauzeit und Standmiete. So lassen sich freie Plätze und doppelte Zusagen vermeiden.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Tische, Zelte und Stühle zuerst aufstellen, danach Stände nummerieren und Ein- und Ausgang markieren. Für Beschilderung und Lageplan solltest du mindestens ein gedrucktes Exemplar pro Helfer bereithalten.
  • Bereite die Kasse vor dem Einlass mit ausreichend Wechselgeld vor und erfasse die Standmieten separat. Preisetiketten, Stifte, Klemmbretter und Taschenlampen werden besonders dann gebraucht, wenn der Aufbau früh morgens beginnt.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungsmorgen. Bei Außenständen sollten Partyzelte, Absperrband, Kühlboxen sowie Kaffee, Tee und Wasser vor dem ersten Verkäufer bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Flohmarkt anmelden?
Prüfe die örtlichen Vorgaben mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Für öffentliche Flächen oder Veranstaltungen mit vielen Ständen kann eine längere Vorlaufzeit gelten.
Wie viele Tische brauche ich für einen Flohmarkt?
Plane pro Verkäufer nur die Tischmenge ein, die in der Anmeldung zugesagt wurde, und ergänze 1 bis 2 Reservetische. Zusätzlich brauchst du Platz für Kasse, Verpflegung und gegebenenfalls einen Infostand.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Flohmarkt?
Lege vor dem Einlass mehrere kleine Scheine und Münzen bereit und trenne das Wechselgeld von den Standmieten. Für einen kleinen Flohmarkt ist eine Kassenreserve in verschiedenen Stückelungen sinnvoll; die genaue Summe hängt von Besucherzahl und Standgebühr ab.
Wann soll ich die Verkäuferliste und den Lageplan drucken?
Drucke beides spätestens am Vortag und halte am Veranstaltungstag einige zusätzliche Exemplare bereit. Änderungen an Standnummern oder Anmeldungen solltest du noch vor dem Aufbau eintragen.

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