Erntedankfest organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Bei einem Erntedankfest laufen Programm, Verpflegung und Aufbau gleichzeitig zusammen. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Ablauf und kläre danach Lieferanten, Material und Helfer. Besonders bei einem Buffet entscheiden die endgültige Teilnehmerzahl und bekannte Ernährungswünsche über Mengen und Kennzeichnung. Plane außerdem früh für Wetter, Strom, Toiletten und die Ausgabe der Speisen – diese Punkte werden am Veranstaltungstag am häufigsten zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
3
Materialreservierungen erstellen
4
Lebensmittellieferanten kontaktieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen erfassen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Wettervorhersage prüfen
10
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
11
Menü und Portionen festlegen
2 Personen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Frische Produkte abholen
2 Personen
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
17
Marinaden und Saucen zubereiten
2 Personen
18
Desserts vorbereiten
2 Personen
19
Allergene separat kennzeichnen
2 Personen
20
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
21
Gelände mähen und freiräumen
3 Personen
22
Stromanschlüsse und Kabelverlauf kontrollieren
2 Personen
23
Toiletten und Waschbecken prüfen
2 Personen
24
Ankunfts- und Parkschilder aufstellen
2 Personen
25
Partyzelte aufbauen
5 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Buffetische aufstellen
3 Personen
28
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
29
Kühlboxen füllen
3 Personen
30
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
31
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Aktivitäten und Spiele vorbereiten
3 Personen
35
Musik und Lautsprecher testen
2 Personen
36
Essen auf Temperatur bringen
4 Personen
37
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
38
Buffet mit Etiketten versehen
2 Personen

Event

39
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
40
Gäste begrüßen
3 Personen
41
Programm öffnen
42
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
43
Ernteprodukte präsentieren
2 Personen
44
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
45
Erntespiel begleiten
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
49
Abfallstationen leeren
2 Personen
50
Buffet auffüllen
4 Personen
51
Abendessen servieren
5 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Geschirr abräumen
3 Personen
54
Musikprogramm organisieren
55
Dessert servieren
3 Personen
56
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
57
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
58
Verabschiedung der Gäste begleiten
3 Personen

Nachbereitung

59
Reste sicher kühlen
3 Personen
60
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
61
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
4 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Dekoration und Beleuchtung entfernen
3 Personen
64
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Küche und Bar reinigen
3 Personen
67
Geschirr und Besteck abwaschen
4 Personen
68
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
71
Verlorene Gegenstände zusammentragen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 110
BarhockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
UmkleidekistenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 18

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
Schneidebretter für BrotAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
AußenkühlschränkeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Dekoration

StrohballenAnz. 12
HolzkistenAnz. 15
Jute-TischläuferAnz. 12
TablettsAnz. 8
BlumenvasenAnz. 10
WimpelkettenAnz. 10
KreidetafelnAnz. 8
TischnummernAnz. 12

Sportmaterial

HolzspieleAnz. 6
RingwurfsätzeAnz. 3
Säcke für SackhüpfenAnz. 12
FußbälleAnz. 3
KegelAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur das Gelände, sondern auch Zufahrt, Parkmöglichkeiten, Toiletten, Waschbecken und den Platz für Partyzelte.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis spätestens 10 Tage vor dem Fest. Erst danach lassen sich Menü, Portionen und separate Kennzeichnungen für Allergene zuverlässig festlegen.
Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein: mindestens eine Person für Aufbau, Buffet, Getränke und Abbau. Drucke Ablaufplan und Kontaktliste am Vortag aus, damit niemand auf dem Handy danach suchen muss.
Kontaktiere Lebensmittellieferanten früh und hole frische Produkte möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher ab. Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden; Kühlboxen und Thermoskannen gehören deshalb in die Aufbauplanung.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere Stromanschlüsse sowie den Kabelverlauf vor dem Aufbau. Stelle Ankunfts- und Parkschilder auf, bevor die ersten Gäste kommen, und halte Zelte, Abfallbehälter und zusätzliche Sitzplätze einsatzbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Lieferanten, Materialreservierungen und Einladungen sollten danach möglichst innerhalb der nächsten 1 bis 2 Wochen geklärt werden.
Wie viele Helfer braucht man für ein Erntedankfest?: Plane mindestens eine feste Person für Aufbau, Buffet, Getränke und Abbau ein, also 4 Verantwortliche als Grundbesetzung. Bei vielen Gästen oder einem großen Gelände sind zusätzliche Helfer in 2 Schichten sinnvoll.
Wann muss ich die Teilnehmerzahl und das Menü festlegen?: Setze eine Anmeldefrist etwa 10 Tage vor dem Fest. Erstelle danach die endgültige Teilnehmerliste, berechne Portionen und prüfe die Einkaufsliste, bevor du frische Lebensmittel bestellst oder abholst.
Wann sollte man Partyzelte und das Gelände prüfen?: Kontrolliere Gelände, Strom, Toiletten und Zufahrt spätestens 7 Tage vorher. Die Zelte, Tische, Buffetflächen und Schilder werden idealerweise am Vortag aufgebaut; die Wettervorhersage prüfst du zusätzlich 48 Stunden vor Beginn.

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