Zo organiseer je een oogstfeest zonder last-minute gedoe
Begin met het programma, de locatie en het verwachte aantal gasten. Daarna leg je reserveringen, eten, vrijwilligers en uitnodigingen vast, zodat je op tijd weet hoeveel tafels, stoelen, servies en drank nodig zijn. Verzamel dieetwensen vóór je het menu en de porties definitief maakt. Plan de laatste week vooral voor terrein, boodschappen, koeling en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en terrein controleren
2 personen
- 3
Reserveringen voor materialen maken
- 4
Leveranciers voor eten benaderen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen registreren
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 9
Weersverwachting controleren
- 10
Definitieve deelnemerslijst maken
- 11
Menu en porties vaststellen
2 personen
- 12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
3 personen
- 14
Versproducten ophalen
2 personen
- 15
Dranken koelen
2 personen
- 16
Groenten wassen en snijden
3 personen
- 17
Marinades en sauzen maken
2 personen
- 18
Desserts voorbereiden
2 personen
- 19
Allergenen apart labelen
2 personen
- 20
Draaiboek en contactlijst printen
- 21
Terrein maaien en vrijmaken
3 personen
- 22
Stroompunten en kabelroute controleren
2 personen
- 23
Toiletten en wastafels controleren
2 personen
- 24
Aankomst- en parkeerborden plaatsen
2 personen
- 25
Partytenten opbouwen
5 personen
- 26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 27
Buffettafels opstellen
3 personen
- 28
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
- 29
Koelboxen vullen
3 personen
- 30
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 31
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
- 32
Decoratie ophangen
3 personen
- 33
Verlichting ophangen
3 personen
- 34
Activiteiten en spellen klaarzetten
3 personen
- 35
Muziek en speakers testen
2 personen
- 36
Eten op temperatuur brengen
4 personen
- 37
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 38
Buffet voorzien van labels
2 personen
Event
- 39
Inschrijftafel bemannen
2 personen
- 40
Gasten verwelkomen
3 personen
- 41
Programma openen
- 42
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 43
Oogstproducten presenteren
2 personen
- 44
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
- 45
Oogstspel begeleiden
2 personen
- 46
Hapjes serveren
3 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Koffie en thee schenken
2 personen
- 49
Afvalpunten legen
2 personen
- 50
Buffet aanvullen
4 personen
- 51
Diner serveren
5 personen
- 52
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
- 53
Servies afruimen
3 personen
- 54
Muziekprogramma verzorgen
- 55
Dessert serveren
3 personen
- 56
Verlichting controleren
2 personen
- 57
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
- 58
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen
Nazorg
- 59
Restanten veilig koelen
3 personen
- 60
Eten en drank opruimen
4 personen
- 61
Servies en glaswerk verzamelen
4 personen
- 62
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
- 63
Decoratie en verlichting verwijderen
3 personen
- 64
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
- 65
Terrein schoonmaken
4 personen
- 66
Keuken en bar schoonmaken
3 personen
- 67
Servies en bestek afwassen
4 personen
- 68
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
- 69
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
- 71
Vermiste spullen verzamelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 12
- Buffettafelsaantal 4
- Biertafelsaantal 6
- Stoelenaantal 110
- Barkrukkenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
- Kleedruimtebakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 18
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 10
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Koelboxenaantal 8
- Snijplanken voor broodaantal 3
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Buitenkoelkastenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- LED-lantaarnsaantal 12
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Strobalenaantal 12
- Houten kratjesaantal 15
- Jute tafellopersaantal 12
- Dienbladenaantal 8
- Bloemenvazenaantal 10
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Krijtbordenaantal 8
- Tafelnummersaantal 12
Sportmateriaal
- Houten spellenaantal 6
- Ringwerpsetsaantal 3
- Zakken voor zaklopenaantal 12
- Voetballenaantal 3
- Pionnenaantal 20
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Bezem en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk uiterlijk drie weken vooraf met een voorlopige deelnemerslijst. Gebruik die voor reserveringen en een eerste berekening van tafels, stoelen, servies en drank; pas het menu aan zodra de aanmeldingen sluiten.
- Controleer de locatie niet alleen op ruimte, maar ook op stroompunten, kabelroute, toiletten, wastafels en parkeerplek. Zet aankomst- en parkeerborden klaar en maak het terrein minstens één dag vooraf vrij en begaanbaar.
- Plan versproducten, groenten, desserts en sauzen niet allemaal op hetzelfde moment. Doe houdbare boodschappen eerder, haal versproducten zo laat mogelijk op en koel dranken direct in koelboxen of andere koeling.
- Maak per vrijwilliger een starttijd en eindtaak voor ontvangst, buffet, drank, koffie en opruimen. Print het draaiboek en de contactlijst vóór de dag zelf; losse afspraken raken bij een druk buffet snel kwijt.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bouw partytenten op vóór de gasten komen en houd een vaste plek vrij voor afvalbakken, kleedruimtebakken en eventueel extra schuilruimte.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren organiseer je een oogstfeest?
- Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het feest, zodat je porties en dieetwensen definitief kunt maken.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een oogstfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet naast alcoholische drank altijd water klaar in kannen en plan extra koeling als veel gasten tegelijk aankomen.
- Wanneer bereid je het eten voor een oogstfeest?
- Maak marinades, sauzen en desserts bij voorkeur 1 dag vooraf. Was en snijd groenten zo laat mogelijk, haal versproducten op de feestdag op en label allergenen apart voordat het buffet wordt ingericht.
- Wanneer zet je de partytenten en tafels neer?
- Zet partytenten, tafels en stoelen minimaal 2 tot 3 uur vóór de ontvangst neer. Controleer daarna de stroompunten, kabelroute, toiletten en looproutes, zodat je nog tijd hebt om problemen op te lossen voordat gasten arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!