So organisieren Sie einen Erbe-Kongress
Ein Erbe-Kongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legen Sie Datum und Ort fest, dann bauen Sie das Programm mit den Referenten auf. Parallel reservieren Sie Catering und Technik, bevor Einladungen und Anmeldung starten. Später werden Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Präsentationen verbindlich geprüft. Die letzten Tage gehören der Logistik vor Ort – von Namensschildern und Wegweisern bis zu gekühlten Getränken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Referenten bestätigen
2 Personen
- 5
Catering reservieren
2 Personen
- 6
Technik reservieren
2 Personen
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Werbetext veröffentlichen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Transportinformationen versenden
- 14
Namensschilder gestalten
- 15
Namensschilder drucken
2 Personen
- 16
Programmhefte drucken
2 Personen
- 17
Präsentationen sammeln
- 18
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 19
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
- 20
Catering-Mengen durchgeben
- 21
Referenteninformationen versenden
- 22
Wegweiser erstellen
- 23
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Technik abbauen
3 Personen
- 28
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 29
Registrierungstische aufstellen
2 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 32
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 33
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 34
Präsentationen testen
2 Personen
- 35
Beleuchtung kontrollieren
- 36
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 37
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 38
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 39
Buffet aufbauen
3 Personen
- 40
Referenten empfangen
2 Personen
- 41
Sprecherbriefing durchführen
2 Personen
- 42
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 44
Kongress eröffnen
- 45
Redner ankündigen
- 46
Mikrofone verwalten
- 47
Präsentationen betreuen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 50
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 51
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 52
Getränkeausschank servieren
4 Personen
- 53
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
- 54
Abendessen servieren
5 Personen
- 55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 58
Letzte Fragen betreuen
- 59
Kongress abschließen
- 60
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Geschirr sammeln
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
2 Personen
- 63
Buffet abbauen
3 Personen
- 64
Technik ausschalten
2 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Saal räumen
4 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Location reinigen
3 Personen
- 69
Materialien einpacken
2 Personen
- 70
Technik zurückbringen
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 72
Badges und Flyer aufräumen
- 73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 74
Dankesmail versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- RegistrierungstischeAnz. 3
- BuffetischeAnz. 8
- KlappischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- RednerstühleAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 130
- KaffeetassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 130
- KaffeelöffelAnz. 130
- DinnermesserAnz. 130
- EsstischgabelnAnz. 130
- ServierlöffelAnz. 20
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Audiomischpult
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 3
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FlipchartsAnz. 4
- WanduhrenAnz. 3
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 120
- TischläuferAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 10
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und ServiermesserAnz. 8
- ServierzangenAnz. 12
- MessbecherAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum und Ort fest, bevor Sie Referenten verbindlich anfragen. Prüfen Sie dabei Raumgröße, Bestuhlung, Garderobe und die benötigte Präsentationstechnik gemeinsam.
- Sammeln Sie Präsentationen nicht erst am Kongresstag: Fordern Sie sie vor dem Druck der Programmhefte an und testen Sie Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher mindestens einmal vollständig.
- Schließen Sie die Gästeliste einige Tage vor dem Termin ab und geben Sie danach die Catering-Mengen weiter. Erfassen Sie Ernährungswünsche getrennt, damit sie nicht zwischen allgemeinen Anmeldungen verloren gehen.
- Planen Sie die Registrierung als eigenen Ablauf: Registrierungstische, Namensschildhalter und gedruckte Namensschilder sollten vor dem Einlass bereitliegen, nicht erst während der ersten Begrüßung.
- Klären Sie Transportinformationen und Wegweiser rechtzeitig. Kurz vor Beginn fehlen häufig nicht die großen Möbel, sondern Orientierungsschilder, Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und kalte Getränke.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Erbe-Kongress organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise mehrere Monate vor dem Termin mit Datum, Ort und Programm. Referenten, Catering und Technik sollten verbindlich zugesagt sein, bevor Sie Einladungen verschicken.
- Wann sollte man die Referenten für einen Kongress anfragen?
- Fragen Sie die Referenten an, sobald Datum, Ort und grober Programmrahmen feststehen. Holen Sie die endgültigen Zusagen und Referenteninformationen spätestens vor dem Druck der Programmhefte ein.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Kongress?
- Rechnen Sie für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Person und Stunde. Wasser sollte während des gesamten Kongresses verfügbar sein; kühlen Sie die Getränke spätestens am Vortag.
- Wann muss das Catering für einen Erbe-Kongress bestellt werden?
- Reservieren Sie das Catering frühzeitig, geben Sie die endgültige Menge aber erst nach Abschluss der Anmeldungen weiter. Planen Sie dafür mindestens einige Tage vor dem Kongress ein, damit Ernährungswünsche noch berücksichtigt werden können.
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