Einen Debattabend Schritt für Schritt organisieren
Ein gelungener Debattabend steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Thema, Termin und Ort fest, dann gewinnst du Referenten und Moderation. Technik, Fragen und Zeitplan müssen vor dem Einlass getestet sein, nicht erst während der Diskussion. Plane außerdem Anmeldung, Verpflegung und die Sitzordnung gemeinsam, damit der Abend pünktlich beginnt und die Sprecher gut sichtbar und hörbar sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Debattenthema festlegen
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Moderator festlegen
- 5
Technik reservieren
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Programm veröffentlichen
- 10
Sprecherinformationen sammeln
- 11
Debattenfragen vorbereiten
2 Personen
- 12
Ablaufplan ausarbeiten
- 13
Anwesenheit der Sprecher bestätigen
- 14
Catering bestellen
- 15
Namensschilder vorbereiten
- 16
Programme drucken
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Saal reinigen und leerräumen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Tische und Debattenaufstellung platzieren
3 Personen
- 22
Technik anschließen
2 Personen
- 23
Mikrofone testen
2 Personen
- 24
Präsentation testen
- 25
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 27
Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
- 28
Referenten empfangen
2 Personen
- 29
Besucher registrieren
3 Personen
- 30
Programme ausgeben
2 Personen
- 31
Debatte eröffnen
- 32
Debatte moderieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 35
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 36
Publikumsfragen betreuen
- 37
Debatte beenden
- 38
Redner verabschieden
Nachbereitung
- 39
Abfall sammeln
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Raum aufräumen
4 Personen
- 42
Location reinigen
3 Personen
- 43
Technik abkoppeln
2 Personen
- 44
Materialien prüfen
- 45
Technik zurückbringen
2 Personen
- 46
Dankeschön an Besucher senden
- 47
Dankeschön an die Sprecher versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 8
- SprechertischeAnz. 2
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Digitaler Timer
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- AusgießkannenAnz. 3
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Thema, Termin und Ort mindestens 8 Wochen vorher fest. Sprich Referenten und Moderation direkt danach an, damit du das Programm nicht um einzelne Zusagen herum improvisieren musst.
- Sammle Sprecherinformationen spätestens 3 Wochen vor dem Termin und veröffentliche das Programm danach. Bereite außerdem mehr Debattenfragen vor als voraussichtlich gebraucht werden – etwa 8 bis 10 Fragen für eine 90-minütige Diskussion.
- Plane für Einlass und Registrierung mindestens 30 Minuten ein. Drucke Namensschilder und Programme am Vortag und stelle den Registrierungstisch so auf, dass Ankommende nicht den Saaleingang blockieren.
- Baue die Technik spätestens 90 Minuten vor Beginn auf. Teste jedes Funkmikrofon, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer, HDMI- und Verlängerungskabel mit genau der Präsentation, die später verwendet wird.
- Bestelle Catering nach der Anmeldefrist und rechne Getränke getrennt: Für Kaffee und Tee genügen meist 0,5 bis 0,75 Liter pro Person bei einem zweistündigen Abend. Stelle Wasser für die Sprecher bereit und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Debattabend organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Thema, Termin, Ort und den ersten Anfragen an Referenten. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie lange dauert ein Debattabend normalerweise?
- Plane für eine moderierte Diskussion 90 bis 120 Minuten ein, zusätzlich 30 Minuten für den Einlass. Bei mehreren Themenblöcken brauchst du pro Block etwa 25 bis 30 Minuten inklusive Fragen aus dem Publikum.
- Wie viele Fragen braucht man für eine Debatte?
- Bereite für 90 Minuten ungefähr 8 bis 10 Leitfragen vor. Nutze davon je nach Gesprächsverlauf meist 5 bis 7 und halte einige kurze Nachfragen bereit, falls ein Thema schneller abgeschlossen ist.
- Wann muss die Technik bei einem Debattabend getestet werden?
- Schließe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Laptop und Beamer mindestens 90 Minuten vor Beginn an. Führe 30 Minuten vor dem Einlass einen vollständigen Test mit Mikrofonprobe, Präsentation und digitalem Timer durch.
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