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Geschäftlicher Empfang für 50 Gäste: die Checkliste

Ein geschäftlicher Empfang für 50 Gäste wirkt erst dann reibungslos, wenn Anmeldung, Bewirtung und Raumaufteilung früh feststehen. Beginne mit Ort, Termin und Einladungen und arbeite dich anschließend über Zu- und Absagen, Catering und Ausstattung bis zum Aufbau vor. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Namensschilder und das Kühlen der Getränke ein. Die Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Uhrzeit bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Catering bestellen

  • Getränke bestellen

  • Raumaufteilung erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks prüfen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Möbel bereitstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränkebar einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Snacks präsentieren

    3 Personen

  • Abschließende Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Getränke und Essen wegräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 8
  • BistrotischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 30
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • WeingläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • StifteAnz. 12
  • Willkommensschild

Reinigung

  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Rückmeldefrist mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Empfang fest. So kannst du Catering, Getränke, Namensschilder und Sitz- beziehungsweise Stehbereiche nach den tatsächlichen Anmeldungen planen.
  • Rechne für den ersten Empfangsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, also mit 100 bis 150 Getränken für 50 Gäste. Wasser, Wein, alkoholfreie Getränke und Kaffee sollten an getrennten Stationen bereitstehen.
  • Plane den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. In dieser Zeit lassen sich Tische, Registrierung, Buffet, Getränkebar, Kaffeemaschinen und Dekoration prüfen, ohne dass letzte Handgriffe unter Zeitdruck passieren.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und gib sie spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin an das Catering weiter. Kennzeichne passende Speisen am Buffet, statt einzelne Gäste erst vor Ort suchen zu lassen.
  • Bereite Namensschilder und eine alphabetische Anmeldeliste am Vortag vor. Lege zusätzlich Stifte und ein Willkommensschild am Registrierungstisch bereit, damit die Begrüßung auch bei mehreren gleichzeitig eintreffenden Gästen funktioniert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen geschäftlichen Empfang für 50 Gäste planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Datum und Einladungen. Spätestens 2 Wochen vor dem Empfang sollten die meisten Rückmeldungen vorliegen, damit Catering und Getränke zuverlässig bestellt werden können.
Wie viele Getränke braucht man für 50 Gäste bei einem Empfang?
Für die erste Stunde kannst du mit etwa 100 bis 150 Getränken rechnen, also zwei bis drei pro Person. Zusätzlich solltest du Wasser durchgehend verfügbar halten und Kühlmöglichkeiten sowie Eiswürfel rechtzeitig vorbereiten.
Wann muss das Catering für 50 Personen bestellt werden?
Bestelle das Catering möglichst 3 bis 4 Wochen vor dem Empfang. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche solltest du 5 bis 7 Tage vor dem Termin bestätigen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen geschäftlichen Empfang?
Plane für 50 Gäste mindestens 2 Stunden Aufbauzeit ein. Bei geliehenem Mobiliar, mehreren Getränkestationen oder aufwendiger Dekoration sind 3 Stunden sicherer.

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