Ein Benefizdinner Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefizdinner müssen Spendenziel, Menü, Gästeliste und Abendprogramm zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Budget und Sponsoren und verschicke die Einladungen erst, wenn Ablauf und Kapazität feststehen. Besonders häufig werden Ernährungswünsche, Allergene, Spendenzahlungen und technische Proben zu spät berücksichtigt. Plane die letzten Tage für Frischeinkäufe, Vorbereitung und eine Kontrolle der endgültigen Gästezahl ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Budget und Spendenziel festlegen
2 Personen
3
Lebensmittellieferanten kontaktieren
4
Sponsoren und Spenden ansprechen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Tischordnung erstellen
2 Personen
10
Menü und Allergene festlegen
2 Personen
11
Materialreservierungen erstellen
12
Abendprogramm erstellen
2 Personen
13
Sprecher und Künstler bestätigen
14
Zahlungsmethode für Spenden einrichten
15
Spendenkarten und Tischnummern erstellen
16
Menü- und Programmkarten drucken
17
Endgültige Gästezahl prüfen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke und Vorräte kontrollieren
2 Personen
21
Frische Zutaten abholen
2 Personen
22
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
23
Desserts vorbereiten
2 Personen
24
Tischnummern und Menükarten sortieren
25
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
26
Koch- und Arbeitsstationen einrichten
3 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Tische eindecken
4 Personen
30
Dekoration aufhängen
2 Personen
31
Licht und Kerzen aufstellen
2 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Kaffee- und Teestation einrichten
2 Personen
34
Gerichte vorbereiten
4 Personen
35
Allergene Mahlzeiten separat stellen
2 Personen
36
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
37
Spendenbox und Kassenplatz bereitstellen
2 Personen
38
Programm und Mikrofon testen
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

40
Gäste empfangen
4 Personen
41
Anmeldungen abhaken
2 Personen
42
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
43
Aperitifhäppchen servieren
3 Personen
44
Begrüßungswort übernehmen
45
Vorspeise servieren
5 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Vorspeise abräumen
4 Personen
48
Hauptgang servieren
5 Personen
49
Spendenziel erläutern
50
Hauptgang abräumen
4 Personen
51
Sprecher vorstellen
52
Sprechprogramm begleiten
2 Personen
53
Spenden erfassen
2 Personen
54
Dessert servieren
4 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
56
Dankesrede halten
57
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
58
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Bargeld sicher abschließen
2 Personen
60
Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
61
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
4 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Küche reinigen
4 Personen
64
Saal reinigen
4 Personen
65
Möbel abbauen
4 Personen
66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Spendenbetrag überweisen
69
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
70
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 2
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 75
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 75
Abendbesteck-SetsAnz. 75
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
KochtöpfeAnz. 6
PfannenAnz. 3
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 4
Küchenwaage

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
Tragbarer Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
TischnummernAnz. 8
SpeisekartenAnz. 70
ProgrammhefteAnz. 70
NamensschilderAnz. 70
LichterkettenAnz. 4
LED-KerzenAnz. 24
InformationsschildAnz. 2

Catering

Spendenbox
Kartenterminal
Kasse
KühlgitterAnz. 3
KaraffenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
SpülhandschuheAnz. 4
GeschirrtücherAnz. 12
KüchenpapierhalterAnz. 2

Tipps

Lege Budget und Spendenziel spätestens 10 bis 12 Wochen vor dem Dinner fest. Erst danach lassen sich Sponsoren, Lebensmittellieferanten und die passende Ausstattung realistisch ansprechen.
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleibt genug Zeit für Tischordnung, Menüplanung und die Erfassung von Allergien.
Bestätige Menü und Allergene spätestens 2 Wochen vor dem Abend. Frage nicht nur nach vegetarischen Wünschen, sondern notiere jede Unverträglichkeit gesammelt für Küche, Service und Menükarten.
Plane Spendenkarten und eine Zahlungsmethode vor dem Druck der Tisch- und Menükarten. Teste die Zahlung mindestens 7 Tage vorher und lege pro Tisch eine klare Möglichkeit zum Spenden bereit.
Kontrolliere am Veranstaltungstag die Technik und den Raum mindestens 3 Stunden vor Einlass. Prüfe dabei Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel, Buffetische, Geschirr sowie Warmhaltebehälter und stelle frische Zutaten erst danach bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?: Beginne idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Spendenziel. Für Sponsoren, Einladungen und Lieferanten brauchst du meist mehrere Abstimmungsrunden.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Benefizdinner?: Verschicke sie etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vorher, damit du Tischordnung, Menü und Mengen abschließen kannst.
Wie viele Getränke braucht man für ein Benefizdinner?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und kontrolliere den Bestand spätestens beim Einkauf am Vortag.
Wann muss das Menü für ein Benefizdinner feststehen?: Lege Menü und Allergene spätestens 2 Wochen vor dem Dinner fest. Die endgültige Gästezahl sollte 3 bis 5 Tage vorher geprüft werden, damit Einkauf, Portionen und Sondergerichte stimmen.

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