Befreiungsfest organisieren: die komplette Checkliste

Ein Befreiungsfest braucht mehr Vorlauf als nur Einladungen und Dekoration. Zuerst stehen Datum, Ort, Reservierungen und mögliche Genehmigungen fest; danach folgen Gäste, Programm und Helfer. In der letzten Woche werden Mengen, Einkäufe, Lieferanten und die Wetterlage geprüft. Am Veranstaltungstag helfen klare Aufbauzeiten für Zelte, Tische, Buffet und Empfang, damit das Fest pünktlich beginnen kann.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm erstellen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Zahlen festlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel bereitlegen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Location und Strom prüfen
2 Personen
Route und Eingang freimachen
2 Personen
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Getränkestation einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Fahnen aufstellen
3 Personen
Spielmaterial bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
5 Personen
Brötchen und Belag bereitstellen
3 Personen
Salate und Snacks bereitstellen
3 Personen
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Kasse und Zahlungsmittel bereitlegen
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Gäste begrüßen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programm vorstellen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Spielaktivitäten betreuen
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Musik bedienen
Musikprogramm ankündigen
Gedenkfeier begleiten
2 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Tanzfläche freihalten
Lichtdekoration einschalten
Letzte Runde servieren
2 Personen
Gäste über die Endzeit informieren
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Speisen und Getränke abdecken
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenklammernAnz. 48

Geschirr

TellerAnz. 120
Tiefe TellerAnz. 40
GläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 80
TassenAnz. 60
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 20

Dekoration

Niederländische FlaggenAnz. 12
BefreiungsfahnenAnz. 8
Rot-weiß-blaue GirlandenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallongewichteAnz. 12
Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 8
AllergiekärtchenAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmoppsAnz. 2
PutzeimerAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
RingwurfsätzeAnz. 3
ReifenAnz. 8
SpielmarkierungenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens sechs bis acht Wochen vorher fest. Prüfe dabei früh, ob Partyzelte, Stromanschlüsse, Tische und Stühle am Veranstaltungsort tatsächlich zugelassen und verfügbar sind.
Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Befreiungsfest und setze eine Rückmeldefrist von zwei Wochen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Allergiekärtchen und passende Speisen nicht erst am Veranstaltungstag organisiert werden müssen.
Bestätige Lieferanten, Helfer und Reservierungen spätestens sieben Tage vorher. Teile die Helfer für Empfang, Aufbau, Buffet und Abbau mit konkreten Uhrzeiten ein, statt nur eine allgemeine Zusage einzuholen.
Prüfe die endgültige Gästezahl drei bis fünf Tage vorher und passe Einkaufsliste, Geschirr und Sitzplätze daran an. Getränke sollten mindestens am Vortag gekühlt werden; haltbare Lebensmittel und Servierschalen kannst du ebenfalls vorab bereitlegen.
Plane den Aufbau mit mindestens zwei Stunden Reserve. Zuerst kommen Zelte, Tische und Stühle, danach Buffet, Tischdekoration, Fahnen und das Willkommensschild; halte außerdem Route und Eingang frei, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Befreiungsfest organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Reservierungen und Genehmigungen. Einladungen sollten vier bis sechs Wochen vor dem Fest verschickt werden.
Wann muss ich die Gästezahl für ein Befreiungsfest festlegen?: Lege die endgültige Zahl drei bis fünf Tage vor der Feier fest. Dann kannst du Lebensmittel, Getränke, Teller, Gläser und Sitzplätze passend nachbestellen oder reduzieren.
Wie viele Helfer braucht man für den Aufbau eines Befreiungsfests?: Für einen Aufbau mit Partyzelten, Tischen, Stühlen und Buffet solltest du mindestens vier bis sechs Helfer für etwa zwei Stunden einplanen. Bei größerem Mobiliar oder einem engen Zeitfenster sind zusätzliche Personen sinnvoll.
Wann soll man Getränke für das Befreiungsfest kühlen?: Kühle die Getränke mindestens am Vortag, damit sie zum Beginn des Festes servierbereit sind. Prüfe außerdem am Veranstaltungstag, ob ausreichend Platz und Strom für Kühlung und Ausgabe vorhanden sind.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.