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Fête de la Libération : la checklist pour tout organiser

Une Fête de la Libération demande plus qu’un programme et quelques drapeaux. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations, suivre les inscriptions et coordonner les bénévoles avant le jour J. Cette checklist rassemble 81 tâches et 63 fournitures, dans l’ordre où vous en aurez besoin. Vous y trouverez aussi les contrôles souvent oubliés : alimentation électrique, météo, besoins alimentaires, quantités finales et installation des tentes, tables et chaises.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Créer la playlist musicale

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Confirmer les fournisseurs

  • Vérifier les prévisions météo

  • Déterminer les quantités finales

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Installer les courses non périssables

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Vérifier le site et l’alimentation électrique

    2 personnes

  • Dégager le chemin et l’entrée

    2 personnes

  • Décharger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    6 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Aménager le point boissons

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Poser les câbles électriques en toute sécurité

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Tester la musique

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer les drapeaux

    3 personnes

  • Préparer le matériel de jeu

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    5 personnes

  • Mettre en place les sandwiches et les garnitures

    3 personnes

  • Installer les salades et les en-cas

    3 personnes

  • Mettre en place les étiquettes d’allergènes

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    3 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Préparer la caisse et les moyens de paiement

    2 personnes

  • Effectuer la dernière ronde de sécurité

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Cocher les inscriptions

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir les boissons

    2 personnes

  • Encadrer les activités de jeux

    4 personnes

  • Encadrer les activités pour enfants

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Gérer la musique

  • Annoncer le programme musical

  • Animer le moment de commémoration

    2 personnes

  • Servir le dîner

    5 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Dégager les tables au fil de l’événement

    3 personnes

  • Dégager la piste de danse

  • Allumer l’éclairage décoratif

  • Servir le dernier tour

    2 personnes

  • Informer les invités de l’heure de fin

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

Suivi

  • Couvrir la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Débarrasser les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    6 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 12
  • Tables de bièreqté 8
  • Chaisesqté 110
  • Tables de buffetqté 4
  • Tables hautesqté 6
  • Tabouretsqté 12
  • Portantsqté 2
  • Porte-manteauxqté 4
  • Pinces à nappeqté 48

Vaisselle

  • Assiettesqté 120
  • Assiettes creusesqté 40
  • Verresqté 140
  • Tasses à caféqté 80
  • Tassesqté 60
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 120
  • Cuillères à caféqté 80
  • Plateaux de serviceqté 20

Décoration

  • Drapeaux néerlandaisqté 12
  • Drapeaux de la Libérationqté 8
  • Guirlandes rouge-blanc-bleuqté 20
  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Décoration de tableqté 12
  • Ballonsqté 150
  • Poids pour ballonsqté 12
  • Panneau d’accueil
  • Affiches du programmeqté 8
  • Cartes des allergènesqté 20

Équipement

  • Intervenants actifsqté 2
  • Table de mixage
  • Microphoneqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Câbles audioqté 6
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Batteries externesqté 4
  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 4
  • Couteaux à painqté 3
  • Pinces de serviceqté 8
  • Louchesqté 8
  • Verres doseursqté 3
  • Saladiersqté 6
  • Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Supports de sacs poubelleqté 8
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 2
  • Seaux de nettoyageqté 3

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes à pilesqté 6
  • Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 3
  • Volley-ballqté 2
  • Jeux de lancer d'anneauxqté 3
  • Cerceauxqté 8
  • Marqueurs de jeuqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par la date et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires. Faites les réservations avant d’envoyer les invitations, afin de ne pas devoir modifier les informations pratiques ensuite.
  • Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires à ce moment-là. Utilisez ces réponses pour ajuster les quantités finales, les cartes d’allergènes et le matériel de buffet.
  • Répartissez les bénévoles avec des horaires précis : préparation, accueil, buffet, programme et rangement. Prévoyez une personne responsable du site et de l’alimentation électrique avant l’arrivée des invités.
  • Contrôlez les prévisions météo quelques jours avant la fête, surtout si des tentes de réception sont prévues. Vérifiez aussi les poids pour ballons, les pinces à nappe et le dégagement de l’entrée : ces petits éléments manquent souvent au dernier moment.
  • La veille, refroidissez les boissons et regroupez le matériel non périssable. Le jour même, déchargez d’abord les tables et les chaises, puis montez les tentes et installez le buffet, afin de garder un passage libre.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Fête de la Libération ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, vérifiez les autorisations et confirmez les fournisseurs, puis envoyez les invitations.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la fête. Fixez une date limite d’inscription environ 2 à 3 semaines avant, pour pouvoir calculer les quantités finales et organiser les bénévoles.
Quand vérifier la météo pour une Fête de la Libération ?
Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis une dernière vérification 24 à 48 heures avant. Cela vous laisse le temps d’adapter les tentes, l’installation et le programme extérieur.
Quand installer les tables, les chaises et le buffet ?
Prévoyez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Commencez par dégager l’entrée et vérifier l’électricité, puis montez les tentes, installez les tables et les chaises, et terminez par les tables de buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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