Baumesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Baumesse steht und fällt mit einem gut vorbereiteten Messestand. Neben Standfläche und Einladungen müssen Produktvorführungen, Baumuster, Personal, Drucksachen und Besucherausweise rechtzeitig bereitstehen. Teste Laptop, Tablets, Bildschirm und Demoausrüstung vor dem Transport und plane den Aufbau in der richtigen Reihenfolge. Diese Checkliste führt dich von der ersten Anmeldung bis zum eingerichteten Empfang und Kaffeebereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Standfläche reservieren
Teilnehmerliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Standpersonal einplanen
Produktvorführungen festlegen
2 Personen
Werbematerial gestalten
2 Personen
Flyer und Preislisten drucken
Besucherausweise vorbereiten
Bauproben auswählen
2 Personen
Demoausrüstung testen
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien beschriften
2 Personen
Transport beladen
3 Personen

Event

Standfläche prüfen
2 Personen
Messestandboden verlegen
3 Personen
Rückwände aufstellen
3 Personen
Banner aufhängen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Baumuster ausstellen
3 Personen
Demoausrüstung anschließen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Stand eröffnen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Produktdemonstrationen geben
2 Personen
Flyer verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Mülleimer leeren
Arbeitsblätter sauber halten
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

Demoausrüstung ausschalten
2 Personen
Werbematerial sammeln
3 Personen
Standmöbel abbauen
4 Personen
Stand reinigen
3 Personen
Materialien zurückladen
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geschirr und Werkzeug reinigen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen
Kontaktdaten digitalisieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 4
BiertischeAnz. 2
StehtischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 12
BarhockerAnz. 6
AufbewahrungsregaleAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 3

Dekoration

HinterwandpaneeleAnz. 4
FirmenbannerAnz. 3
TischdeckenAnz. 6
WegweiserAnz. 4
ProspekthalterAnz. 4
NamensschildhalterAnz. 20
FlyerAnz. 500
ProduktbroschürenAnz. 250
PreislisteAnz. 100
BesucherbadgesAnz. 150
StifteAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 2
Bildschirm
ProduktdemosAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
USB-LadegeräteAnz. 6
WerkzeugkofferAnz. 2
MessbänderAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
SchreibtischlampenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 4
ScherenAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2
SpülbeckenAnz. 2

Sicherheit

ArbeitshandschuheAnz. 12
SchutzbrillenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 2
KabelmattenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Standfläche und Standpersonal frühzeitig gemeinsam: Für jede Schicht sollten konkrete Ansprechpartner feststehen, bevor Einladungen und Besucherausweise vorbereitet werden.
Lege Produktvorführungen mindestens einige Tage vor der Messe fest und teste Laptop, Tablets, Bildschirm, Verlängerungskabel und USB-Ladegeräte gemeinsam mit der Demoausrüstung.
Drucke Flyer, Produktbroschüren und Preislisten nicht erst am Aufbautag. Rechne außerdem Besucherbadges, Namensschildhalter, Stifte und Prospekthalter für den Empfang ein.
Belade den Transport nach Aufbau-Reihenfolge: zuerst Messestandboden, Rückwandpaneele und Möbel, danach Banner, Beleuchtung, Demos und Verbrauchsmaterialien. So bleibt beim Aufbau nichts unter Kartons verborgen.
Prüfe den Stand nach dem Aufbau aus Besuchersicht: Sind Wegweiser sichtbar, Baumuster sicher ausgestellt, der Kaffeebereich erreichbar und Abfallbehälter sowie Aufbewahrungsregale vorhanden?

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Baumesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin mit Standfläche, Teilnehmerliste und Standpersonal. Drucksachen, Demos und Besucherausweise sollten spätestens 7 bis 10 Tage vorher fertig sein.
Wie viele Mitarbeiter braucht man für einen Messestand?: Plane mindestens zwei Personen pro gleichzeitig besetzter Schicht ein, damit Beratung und Registrierung parallel möglich sind. Bei Produktvorführungen oder mehreren Gesprächsbereichen sind drei bis vier Personen pro Schicht praktischer.
Wann sollte man die Technik für eine Baumesse testen?: Teste Laptop, Tablets, Bildschirm, Ladegeräte und Demoausrüstung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Transport. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Anschlüsse und die Präsentationsdateien.
Was muss am Aufbautag zuerst zum Messestand?: Zuerst werden Boden, Rückwände und die grundlegenden Möbel aufgebaut; danach folgen Banner, Beleuchtung und Ausstellungselemente. Plane für die komplette Standkontrolle mindestens 60 Minuten vor dem Besucherempfang ein.

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